Trưởng Phòng Xuất Nhập Khẩu

- 1. Quản trị chiến lược mua hàng và nguồn cung
- Xây dựng kế hoạch mua hàng theo forecast, tồn kho và kế hoạch kinh doanh của từng dòng sản phẩm.
- Tìm kim, đánh giá và phát triển nhà cung cấp tại Trung Quốc và Việt Nam; xây dựng scorecard và phát triển nguồn thay thế cho mã hàng chiến lược.
- Đề xuất phương án tối ưu giá vốn và điều kiện thanh toán, giảm phụ thuộc vào một nguồn cung duy nhất.
- 2. Mua hàng Trung Quốc và đàm phán tiếng Trung
- Làm việc trực tiếp với nhà cung cấp Trung Quốc qua WeChat, email và điện thoại; đọc và xử lý báo giá, catalogue, thông số kỹ thuật bằng tiếng Trung.
- Đàm phán giá, MOQ, lead time, điều kiện thanh toán, bảo hành và xử lý claim bằng tiếng Trung thương mại.
- Kiểm soát toàn bộ quy trình từ RFQ → báo giá → so sánh → duyệt mua → PO/hợp đồng → thanh toán → sản xuất → giao hàng.
- 3. Quản trị XNK, logistics, chứng từ và thông quan
- Kiểm tra và kiểm soát bộ chứng từ nhập khẩu: contract, invoice, packing list, bill of lading, C/O, catalogue, hình ảnh và thông số hàng hóa.
- Phối hợp với forwarder, hải quan, kho và kế toán; kiểm soát Incoterms, ETD, ETA, local charge và landed cost.
- Quản lý tiến độ nhiều lô hàng đồng thời, cảnh báo rủi ro chậm hàng và xử lý phát sinh thông quan.
- 4. Kiểm soát chất lượng, phối hợp chuỗi bán hàng và quản lý đội nhóm
- Chốt thông số kỹ thuật, điện áp, công suất, chất liệu, phụ kiện, tem nhãn và đóng gói trước khi xác nhận đơn hàng; yêu cầu ảnh/video test trước khi xuất hàng.
- Phối hợp với kinh doanh, kho và kỹ thuật để đặt hàng bám tốc độ bán và mức tồn kho tối ưu; đề xuất min-max, giảm thiếu hàng và tồn chậm.
- Quản lý và phân công công việc cho Phó phòng và Chuyên viên XNK (đội 2–3 người); xây dựng checklist vận hành và đào tạo quy trình nội bộ.
Yêu cầu công việc
- Yêu cầu bắt buộc
- Từ 28-45 tuổi. Tốt nghiệp Đại học trở lên.
- Tối thiểu 3 năm kinh nghiệm trong mua hàng quốc tế, XNK hoặc logistics; ít nhất 2 năm có kinh nghiệm điều phối hoặc quản lý nhóm
- Tiếng Trung thương mại: giao tiếp, đàm phán, đọc báo giá/catalogue/thông số kỹ thuật và xử lý phát sinh trực tiếp với nhà cung cấp Trung Quốc
- Hiểu rõ Incoterms, chứng từ nhập khẩu, quy trình thông quan, HS code, thuế nhập khẩu và cách tính landed cost
- Thành thạo Excel/Google Sheet để theo dõi PO, lịch hàng về, bảng giá vốn và báo cáo KPI
- Có kỹ năng đàm phán giá, so sánh báo giá và xử lý claim bằng chứng cứ với nhà cung cấp
- Ưu tiên
- Có kinh nghiệm làm việc với nhóm hàng máy móc, thiết bị công nghiệp, thiết bị bếp, máy chế biến thực phẩm hoặc hàng kỹ thuật nhập Trung Quốc
- HSK 5 trở lên hoặc năng lực tiếng Trung tương đương; sử dụng thành thạo WeChat, Alibaba, 1688 hoặc kênh factory trực tiếp
- Đã từng xây dựng scorecard nhà cung cấp, chuẩn hóa quy trình mua hàng hoặc phát triển nguồn thay thế
- Có kinh nghiệm phối hợp với nhiều forwarder/hải quan và kiểm soát nhiều lô hàng đồng thời
- Tính cách & thái độ
- Kỷ luật, cẩn thận, quyết liệt — đặc biệt trong kiểm soát tiến độ hàng về và xử lý phát sinh với nhà cung cấp
- Tư duy hệ thống: có khả năng nhìn toàn chuỗi từ đặt hàng đến nhập kho, không chỉ xử lý từng bước đơn lẻ
- Chủ động báo cáo rủi ro sớm thay vì chờ xử lý khi vấn đề đã xảy ra
- Kỹ năng phối hợp liên phòng ban tốt — làm việc hiệu quả với kinh doanh, kho, kỹ thuật và kế toán
- Chịu được áp lực trong giai đoạn công ty tăng trưởng nhanh, có khả năng xử lý nhiều đầu việc song song
Quyền lợi được hưởng
- Thu nhập
- Lương cứng: 25.000.000 – 30.000.000 VNĐ/tháng, thỏa thuận theo năng lực thực tế
- Thưởng KPI hàng tháng/quý theo kết quả vận hành phòng XNK (áp dụng sau thử việc)
- Phụ cấp ăn trưa: 35.000 VNĐ/ngày làm việc
- Phụ cấp điện thoại: 500.000 VNĐ/tháng
- Thưởng
- Thưởng cuối năm (tháng 13): theo hệ số hoàn thành doanh thu — từ 0.5x đến 2.0x lương cứng (chi trả trước Tết Âm lịch)
- Thưởng Lễ/Tết: 30/4 – 1/5, 2/9, Tết Dương lịch
- Thưởng cổ tức: dành cho nhân sự gắn bó trên 2 năm, giữ vị trí quan trọng và có đóng góp nhất định
- Thưởng nhân viên xuất sắc năm và khen thưởng thâm niên 3, 5, 10 năm
- Phúc lợi
- Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định
- Nghỉ phép 12 ngày/năm (bắt đầu từ năm thứ nhất); cứ 5 năm được cộng thêm 1 ngày
- Du lịch nghỉ mát hàng năm (hưởng nguyên lương, không trừ phép)
- Hỗ trợ đám cưới, sinh con, ốm đau, sinh nhật và các dịp đặc biệt theo chính sách phúc lợi toàn công ty
- Tham gia Gala Dinner, Teambuilding, Hội thao hàng năm
- Môi trường làm việc chuyên nghiệp, cơ hội thăng tiến rõ ràng — gắn với lộ trình phát triển của Tân Thái Sơn Group