Trưởng Phòng Thủ Tục & Dịch Vụ Khách Hàng

1. CÔNG VIỆC QUẢN LÝ CHUNG

Kế hoạch:

1. Xây dựng và phân bổ mục tiêu, kế hoạch công việc trong phạm vi quản lý.

2. Tổ chức triển khai và kiểm soát chặt chẽ việc thực hiện mục tiêu, kế hoạch.

3. Thường xuyên nghiên cứu, đánh giá việc thực hiện mục tiêu, kế hoạch.

Tài chính:

4. Tổ chức triển khai, kiểm soát việc lập và thực hiện ngân sách của phòng trong phạm vi quản lý.

5. Thường xuyên đánh giá việc lập và thực hiện ngân sách, kịp thời đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả.

Nhân sự:

6. Tham gia xây dựng bộ máy (cơ cấu tổ chức, định biên, chức năng nhiệm vụ, mô tả công việc, chính sách nhân sự liên quan) cho Phòng TT & DVKH trong phạm vi quản lý. Thường xuyên đánh giá hiệu quả của bộ máy để có các đề xuất điều chỉnh.

7. Tham gia công tác tuyển dụng, đào tạo nhân sự cho Phòng TT & DVKH.

8. Thường xuyên đánh giá hiệu quả, chất lượng nhân sự trong phạm vi quản lý.

9. Xây dựng Môi trường làm việc văn minh; đội ngũ nhân sự gắn kết, đồng lòng.

Quy định, quy chế:

10. Tổ chức xây dựng, cập nhật hệ thống quy định, quy chế trong phạm vi quản lý.

11. Tuân thủ và kiểm soát việc tuân thủ nội quy, quy định, quy chế của CBNV dưới quyền.

Quản trị, rủi ro:

12. Trang bị kiến thức cơ bản về pháp lý liên quan đến công việc thuộc phạm vi quản lý.

13. Nhận diện và kiểm soát tốt các rủi ro có thể phát sinh (bao gồm cả rủi ro pháp lý) trong công việc thuộc phạm vi quản lý.

2. CÔNG VIỆC CHUYÊN MÔN

Mảng Thủ tục

1. Triển khai việc thực hiện thủ tục ký hợp đồng, hồ sơ, phụ lục đi kèm: Kiểm soát lại lần 2 và ký kiểm soát 100% hợp đồng bất động sản, hợp đồng giá trị gia tăng, các văn bản ký kết với khách hàng, các giấy đề nghị thanh toán hoàn tiền cho khách hàng... trước khi trình ký Lãnh đạo.

2. Triển khai thực hiện công việc thuộc mảng thủ tục (vay vốn ngân hàng, tách trả hồ sơ, phát hành thẻ voucher, xin cấp và trả GCN...). Kiểm soát tiến độ thực hiện và kịp thời đưa ra các biện pháp xử lý khi phát sinh vướng mắc.

3. Quản trị Thủ tục:

- Tổ chức và giám sát hồ sơ mảng quản trị: Kiểm soát lại lần 2 và ký kiểm soát 100% hồ sơ trước khi trình ký Lãnh đạo

- Định kỳ đối chiếu, rà soát báo cáo thủ tục với báo cáo xuất trên phần mềm bất động sản.

- Tổ chức và giám sát thực hiện công việc thuộc mảng quản trị (thu hồi công nợ, bàn giao, cập nhật phần mềm BĐS, đăng ký gói ưu đãi theo chính sách, tiến độ bàn giao...). Kiểm soát tiến độ và kịp thời đưa ra các biện pháp xử lý khi phát sinh vướng mắc…

Mảng Dịch vụ khách hàng

4. Chỉ đạo, quản lý và tổ chức thực hiện công tác chăm sóc khách hàng sau bán BĐS trên toàn Tập đoàn.

5. Chỉ đạo, quản lý và tổ chức thực hiện việc bàn giao quà tặng (thẻ, voucher...) tới khách hàng theo chính sách bán hàng.

6. Chủ trì xử lý các sự vụ liên quan đến Đơn/ Thư/ Ý kiến của khách hàng BĐS.

7. Chỉ đạo, thẩm định, phê duyệt các nội dung liên quan đến trả lời, phúc đáp các đơn/thư/ý kiến của khách hàng BĐS.

Hệ thống, chính sách

8. Chỉ đạo và chủ trì triển khai việc xây dựng các Quy trình, Quy định; Hệ thống kế hoạch, báo cáo áp dụng chung cho công tác chăm sóc khách hàng BĐS sau bán.

9. Tổ chức đào tạo các Quy trình, Quy định chung liên quan đến CSKH BĐS sau bán cho các Phòng TT & DVKH DVKH cơ sở trên toàn hệ thống.

Công tác bàn giao biệt thự/căn hộ cho khách hàng

10. Tổ chức các phòng TT & DVKH cơ sở phối hợp bàn giao biệt thự theo kế hoạch của Ban BĐS.

Setup Phòng DVKH mới tại các cơ sở

11. Chỉ đạo và chủ trì công tác setup Phòng TT & DVKH mới tại các cơ sở.

12. Tổ chức vận hành Phòng TT & DVKH mới tại các cơ sở cho đến khi đủ điều kiện chuyển giao.

Quản lý các Phòng DVKH cơ sở

13. Định hướng, quản lý Phòng TT & DVKH tại cơ sở liên quan đến toàn bộ các công việc chuyên môn.

14. Chỉ đạo xử lý các sự vụ nổi cộm, trọng điểm liên quan đến đơn thư, khiếu nại của khách hàng tại các cơ sở.

15. Tham gia vào công tác tuyển dụng, đánh giá nhân sự từ Trưởng bộ phận trở lên của các Phòng TT & DVKH cơ sở.

16. Kiểm tra định kỳ, đột xuất việc thực hiện các công việc, tuân thủ các quy trình, quy định của các Phòng TT & DVKH cơ sở.

Kế hoạch, báo cáo

17. Lập kế hoạch và báo cáo kết quả thực hiện công việc của Phòng TT & DVKH Tập đoàn; Kết quả công việc của Phòng TT & DVKH trên toàn hệ thống tới Lãnh đạo Tập đoàn theo Quy định.

Các công việc khác

18. Phối hợp công việc với các đơn vị khác.

19. Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp trên.

CÁC YÊU CẦU ĐỐI VỚI VỊ TRÍ CHỨC DANH

Trình độ, Kinh nghiệm

• Học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên

• Kinh nghiệm công tác: Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm tại vị trí tương đương.

• Chứng chỉ (nếu có):

Kiến thức, Chuyên môn

• Am hiểu về lĩnh vực kinh doanh BĐS.

• Am hiểu về các quy trình, nghiệp vụ, thủ tục, quản trị trong kinh doanh BĐS.

• Nắm rõ các quy định của pháp luật liên quan đến lĩnh vực kinh doanh BĐS.

• Am hiểu về các chính sách kinh doanh BĐS

• Có kiến thức chuyên sâu về dịch vụ, chăm sóc khách hàng…

Kỹ năng

• Sử dụng Tiếng Anh thành thạo

• Kỹ năng Tư duy chiến lược

• Kỹ năng Lập kế hoạch, tổ chức công việc

• Kỹ năng Dẫn dắt đội ngũ huấn luyện, kèm cặp

• Kỹ năng Tư duy dịch vụ, chăm sóc khách hàng

• Kỹ năng Lắng nghe, thấu hiểu

• Kỹ năng Thuyết phục

• Kỹ năng Giải quyết vấn đề

• Kỹ năng Thích ứng linh hoạt

• Kỹ năng Tạo dựng mối quan hệ

Tính cách, Phẩm chất

• Tự tin, cởi mở

• Tận tụy, chu đáo

• Trách nhiệm

• Biết lắng nghe

• Linh hoạt, khéo léo

Yêu cầu kh

Yêu cầu công việc

CÁC YÊU CẦU ĐỐI VỚI VỊ TRÍ CHỨC DANH

Trình độ, Kinh nghiệm

• Học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên

• Kinh nghiệm công tác: Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm tại vị trí tương đương.

• Chứng chỉ (nếu có):

Kiến thức, Chuyên môn

• Am hiểu về lĩnh vực kinh doanh BĐS.

• Am hiểu về các quy trình, nghiệp vụ, thủ tục, quản trị trong kinh doanh BĐS.

• Nắm rõ các quy định của pháp luật liên quan đến lĩnh vực kinh doanh BĐS.

• Am hiểu về các chính sách kinh doanh BĐS

• Có kiến thức chuyên sâu về dịch vụ, chăm sóc khách hàng…

Kỹ năng

• Sử dụng Tiếng Anh thành thạo

• Kỹ năng Tư duy chiến lược

• Kỹ năng Lập kế hoạch, tổ chức công việc

• Kỹ năng Dẫn dắt đội ngũ huấn luyện, kèm cặp

• Kỹ năng Tư duy dịch vụ, chăm sóc khách hàng

• Kỹ năng Lắng nghe, thấu hiểu

• Kỹ năng Thuyết phục

• Kỹ năng Giải quyết vấn đề

• Kỹ năng Thích ứng linh hoạt

• Kỹ năng Tạo dựng mối quan hệ

Tính cách, Phẩm chất

• Tự tin, cởi mở

• Tận tụy, chu đáo

• Trách nhiệm

• Biết lắng nghe

• Linh hoạt, khéo léo

Yêu cầu khác

• Ngoại hình ưa nhìn

• Giọng nói truyền cảm, dễ nghe

Quyền lợi

• Thưởng: Tháng lương 13,14,15 tùy theo tình hình kinh doanh & Đánh giá năng lực
• Cơ hội du lịch: Du lịch nghỉ mát hàng năm
• Căn-tin: thẻ HODs sử dụng dịch vụ nội bộ, thưởng lễ, quà lễ/sinh nhật/kỷ niệm...