Trưởng Nhóm Văn Thư Lưu Trữ (Team Lead, Document Controlling)

Quản lý nghiệp vụ Văn thư & Con dấu

Kiểm soát con dấu: Trực tiếp quản lý, bảo quản và thực hiện đóng dấu các loại văn bản, hợp đồng theo đúng thẩm quyền và quy chế quản lý con dấu của công ty.

Quản lý văn bản đi/đến: Tiếp nhận, đăng ký, phân loại và chuyển giao văn bản. Theo dõi tiến độ xử lý và thu hồi các văn bản quan trọng.

Soạn thảo & Kiểm soát: Trực tiếp soạn thảo hoặc kiểm soát thể thức, kỹ thuật trình bày các văn bản hành chính, quyết định, thông báo và tờ trình trước khi trình ký.

Công tác Lưu trữ & Số hóa

Xây dựng hệ thống lưu trữ: Thiết lập danh mục hồ sơ, sơ đồ lưu trữ khoa học cho toàn bộ hợp đồng kinh tế, hồ sơ dự án, hồ sơ pháp lý công ty (cả bản cứng và bản mềm).

Quản lý kho tài liệu: Trực tiếp sắp xếp, phân loại, chỉnh lý tài liệu định kỳ. Đảm bảo kho lưu trữ đáp ứng các tiêu chuẩn về phòng cháy chữa cháy, chống ẩm mốc và mối mọt.

Số hóa dữ liệu: Vận hành và giám sát hệ thống lưu trữ điện tử, đảm bảo dữ liệu được cập nhật liên tục, chính xác và có phương án sao lưu (backup) định kỳ.

Kiểm soát quyền truy cập & Bảo mật

Quản lý mượn/trả: Xây dựng và thực hiện quy trình cho mượn, sao chép và trích lục hồ sơ, đảm bảo tài liệu không bị thất thoát hoặc hư hỏng.

Bảo mật thông tin: Phân quyền tiếp cận tài liệu theo cấp độ bảo mật. Chịu trách nhiệm cao nhất về việc bảo mật thông tin trong hồ sơ, hợp đồng.

Điều phối & Báo cáo

Hướng dẫn và kiểm soát các bộ phận khác về việc tuân thủ quy trình lưu trữ hồ sơ.

Thực hiện các báo cáo thống kê định kỳ về tình hình văn thư, hợp đồng và tài liệu lưu trữ cho Ban lãnh đạo.

Yêu cầu công việc

Kinh nghiệm: Tối thiểu 05 năm trong lĩnh vực Hành chính tổng hợp, trong đó ít nhất 01 năm ở vị trí tương đương Trưởng nhóm

Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các ngành Văn thư – Lưu trữ, Hành chính, Quản trị văn phòng hoặc các ngành liên quan.

Am hiểu sâu sắc về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và quy định quản lý con dấu

Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính và hợp đồng chuẩn mực.

Thành thạo bộ Office (Word, Excel, PowerPoint).

Quyền lợi

• Thưởng: KPI Bonus, 13th month salary
• Chăm sóc sức khoẻ: Health care insurance
• Máy tính xách tay: Company laptop/Ipad