Nhân Viên Hành Chính – Văn Thư

1. Thông tin chung
Bộ phận:
Hành chính – Nhân sự
Báo cáo cho:
Trưởng phòng HCNS
Địa điểm làm việc:
Công ty cổ phần nhiệt điện An Khánh – Bắc Giang, thông Dăm, xã Cẩm Lý, tỉnh Bắc Ninh
Thời gian làm việc:
Theo quy định Công ty
2. Mục tiêu công việc
Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ, quản lý công văn đi – đến và hỗ trợ các hoạt động hành chính nhằm đảm bảo thông tin, tài liệu được xử lý kịp thời, chính xác và bảo mật.
3. Nhiệm vụ chính
3.1. Công tác văn thư – lưu trữ
Tiếp nhận, phân loại, đăng ký và chuyển giao công văn đến
Soạn thảo, kiểm tra thể thức và ban hành công văn đi
Theo dõi, cập nhật sổ công văn, hồ sơ tài liệu
Lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo đúng quy định (bản cứng và bản mềm)
Đảm bảo bảo mật thông tin, tài liệu của Công ty
3.2. Quản lý con dấu
Quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định
Đóng dấu văn bản khi có phê duyệt hợp lệ
Theo dõi, ghi chép sổ sử dụng con dấu
3.3. Công tác hành chính
Quản lý văn phòng phẩm, cấp phát theo nhu cầu
Hỗ trợ tổ chức các cuộc họp, sự kiện nội bộ
Thực hiện công tác hậu cần: đặt phòng họp, nước uống, thiết bị…
Quản lý tài sản hành chính (nếu được phân công)
3.4. Hỗ trợ khác
Hỗ trợ các công việc hành chính khác theo yêu cầu của Trưởng phòng
Phối hợp với các phòng ban để đảm bảo luồng thông tin thông suốt
1. Trình độ – Kinh nghiệm
Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Hành chính, Văn thư – Lưu trữ hoặc liên quan
Có từ 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương (ưu tiên), chưa có kinh nghiệm được đào tạo
2. Kiến thức – Kỹ năng
Nắm vững thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel)
Kỹ năng sắp xếp, lưu trữ hồ sơ khoa học
Kỹ năng giao tiếp, phối hợp công việc tốt
3. Phẩm chất
Cẩn thận, trung thực, trách nhiệm cao
Bảo mật thông tin tốt
Chủ động, nhanh nhẹn trong công việc
Quyền lợi
Mức lương: thỏa thuận
Được tham gia BHXH, BHYT, BHTN theo quy định
Thưởng lễ, tết, chế độ phúc lợi theo chính sách Công ty
Môi trường làm việc ổn định, chuyên nghiệp
Chỉ số đánh giá (KPI) gợi ý
Tỷ lệ xử lý công văn đúng hạn
Độ chính xác của văn bản ban hành
Mức độ hài lòng của các phòng ban
Công tác lưu trữ khoa học, dễ tra cứu
Ngành nghề: Hành chính / Thư ký, Điện / Điện tử / Điện lạnh / Điện công nghiệp, Quản lý điều hành
Kinh nghiệm: 1 Năm
Cấp bậc: Nhân viên
Hình thức: Nhân viên chính thức
Địa điểm: Bắc Giang, Bắc Ninh