Chuyên Viên Xử Lý Hồ Sơ - Case Processing Admin

IECS tìm kiếm vị trí Document & Case Processing Executive với vai trò quản lý và xử lý hồ sơ du học Đức, đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và tuân thủ các yêu cầu từ phía đối tác và cơ quan chức năng.

Công việc bao gồm:

Quản lý hồ sơ (Document Processing):

• Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ ban đầu, hướng dẫn học viên làm hồ sơ.
• Thu thập, sắp xếp và quản lý hồ sơ của học viên (du học nghề, đại học, cao học Đức)
• Kiểm tra tính đầy đủ và chính xác của hồ sơ trước khi nộp
• Điền và rà soát các biểu mẫu liên quan, đảm bảo thông tin chính xác
• Xây dựng và duy trì hệ thống lưu trữ hồ sơ (bản mềm và bản cứng) khoa học, dễ truy xuất

Kiểm tra & tuân thủ (Verification & Compliance):

• Kiểm tra kỹ các giấy tờ cá nhân và học vấn theo yêu cầu của phía Đức
• Đảm bảo hồ sơ đáp ứng đúng quy định của cơ quan chức năng và đối tác
• Hạn chế sai sót và rủi ro trong quá trình xử lý hồ sơ

Theo dõi tiến độ hồ sơ (Case Tracking):

• Theo dõi timeline của từng hồ sơ
• Chủ động nhắc học viên cập nhật giấy tờ đúng hạn
• Đảm bảo tiến độ xử lý hồ sơ không bị chậm trễ

Hỗ trợ hồ sơ & quy trình visa:

• Kiểm tra và rà soát bộ hợp đồng trước khi ký kết
• Hỗ trợ đặt lịch hẹn nộp hồ sơ visa (VFS) và hướng dẫn học viên chuẩn bị đầy đủ giấy tờ
• Theo dõi tiến độ xử lý visa và cập nhật thông tin cho học viên

Hỗ trợ học viên & đối tác:

• Hỗ trợ học viên chuẩn bị cho các buổi phỏng vấn với đối tác (nếu cần)
• Hướng dẫn học viên hoàn thiện hồ sơ và các thủ tục cần thiết tại Việt Nam và Đức
• Theo dõi và hỗ trợ học viên trong suốt quá trình xử lý hồ sơ

Phối hợp & vận hành (Coordination & Operations):

• Làm việc với các đối tác liên quan (pháp lý, doanh nghiệp, tổ chức tại Đức)
• Hỗ trợ các thủ tục như:
• Lý lịch tư pháp
• Đánh giá bằng cấp (Educational Credential Assessment)
• Phối hợp với team tư vấn để đảm bảo thông tin xuyên suốt
• Quản lý dữ liệu hồ sơ và đảm bảo thông tin được lưu trữ an toàn, bảo mật

Lưu ý:

• Công việc yêu cầu độ chính xác cao và khả năng làm việc với chi tiết
• Phù hợp với những bạn cẩn thận, có trách nhiệm và thích làm việc theo quy trình rõ ràng
• Vai trò này theo sát hồ sơ từ đầu đến cuối, đảm bảo mỗi học viên có bộ hồ sơ đầy đủ và đúng yêu cầu

Yêu cầu ứng viên

• Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học
• Độ tuổi: 21 – 30

Kinh nghiệm:

• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm hồ sơ, hành chính, hoặc xử lý giấy tờ
• Có kinh nghiệm liên quan đến du học hoặc làm việc với hồ sơ quốc tế là một lợi thế

Năng lực và thái độ:

• Cẩn thận, tỉ mỉ và có trách nhiệm cao trong công việc
• Có khả năng làm việc với giấy tờ và dữ liệu chi tiết
• Kỹ năng tổ chức và quản lý công việc tốt
• Có khả năng theo dõi tiến độ và đảm bảo deadline
• Trung thực và có ý thức bảo mật thông tin
• Có tinh thần hỗ trợ và làm việc với con người
• Sẵn sàng học hỏi và làm việc theo quy trình

Quyền lợi được hưởng

Thu nhập:

• Lương cơ bản + thưởng theo hiệu quả công việc
• Đánh giá và điều chỉnh thu nhập dựa trên năng lực

Phát triển năng lực:

• Được đào tạo bài bản về quy trình xử lý hồ sơ du học Đức
• Hiểu rõ hệ thống hồ sơ, quy định và thủ tục quốc tế
• Phát triển kỹ năng quản lý hồ sơ và vận hành

Lộ trình phát triển:

• 0–2 tháng: Training và làm quen quy trình
• 3–6 tháng: Xử lý hồ sơ độc lập
• 6–12 tháng: Phụ trách các hồ sơ phức tạp hoặc hỗ trợ quản lý nhóm hồ sơ

Môi trường làm việc:

• Quy trình rõ ràng, hỗ trợ lẫn nhau trong công việc
• Tôn trọng sự tập trung và tính chính xác
• Môi trường trẻ, chuyên nghiệp và có định hướng phát triển

Phúc lợi:

• Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định
• Thưởng lễ, Tết và các chế độ theo chính sách công ty
• Tham gia các hoạt động nội bộ

THÔNG ĐIỆP CUỐI:

• Đây không chỉ là công việc xử lý giấy tờ.
  Đây là vị trí đảm bảo mỗi học viên có một bộ hồ sơ chính xác và đủ điều kiện để bắt đầu hành trình tại Đức.
• Nếu bạn là người cẩn thận, có trách nhiệm và muốn làm một công việc có giá trị thực, IECS đang tìm bạn.