Trưởng Phòng Phụ Trách Quản Lý Chính Sách và Quy Trình

1. Xây dựng, kiểm soát, cải tiến và vận hành hệ thống chính sách, quy trình, quy định nội bộ

- Thiết kế và triển khai xây dựng qui trình quản lý chính sách và quy trình tổng thể cho công ty, tập đoàn.

- Thiết lập và vận hành khung quản lý tài liệu (Policy Framework, SOP Governance)

- Kiểm soát nội dung các quy trình/quy định trọng yếu trước ban hành: Tính đầy đủ kiểm soát rủi ro; Tính tuân thủ pháp lý/nội bộ; Tính rõ ràng, khả thi trong vận hành. Phối hợp với Ban/Phòng chuyên môn để hoàn thiện nội dung trước khi trình phê duyệt. Tham gia thẩm định các tài liệu quan trọng (SOP, Policy, SOW, OC…)

- Chủ trì các sáng kiến cải tiến quy trình, áp dụng các phương pháp cải tiến (Lean, Six Sigma, Process Optimization…). Theo dõi hiệu quả sau cải tiến và đề xuất điều chỉnh.

- Rà soát & quản lý phân quyền phê duyệt (Approval Matrix – AM). Phối hợp xử lý các vướng mắc trong vận hành liên quan đến phân quyền. Định kỳ rà soát và đề xuất cập nhật AM.

- Thiết lập và vận hành hệ thống lưu trữ tài liệu (DMS – Document Management System). Kiểm soát vòng đời tài liệu.

- Phát triển các công cụ và từng bước công nghệ hóa để nâng cao và thực hiện hiệu quả tất cả chương trình quản lý chính sách và quy trình và cấu trúc quản trị của công ty, tập đoàn.

- Thực hiện vai trò tư vấn, hỗ trợ các đơn vị tuyến 1 trong công tác quản lý chính sách và quy trình hỗ trợ kinh doanh, vận hành.

- Đề xuất hoặc thực hiện, triển khai các dự án, công cụ quản lý để duy trì hoạt động kinh doanh liên tục của tập đoàn"

2. Điều hành hoạt động quản lý chính sách và quy trình hàng ngày

- Phân công, triển khai thực hiện việc tư vấn chính sách và và quy trình trong vận hành của đơn vị.

- Đóng vai trò “Đại diện/Program Management office” để dẫn dắt các dự án, đào tạo, chia sẻ kiến thức, hiểu biết về quản lý chính sách và quy trình cho toàn thể công ty, tập đoàn.

- Hỗ trợ, phối hợp chặt chẽ với các trưởng phòng ban khác trong việc quản lý, vận hành chính sách và quy trình hàng ngày, bao gồm công tác đào tạo, tập huấn, đưa ra các sáng kiến để nâng cao kiến thức, nhận thức của nhân viên. Đánh giá mức độ tuân thủ của nhân viên với các chính sách và quy trình mới ban hành hoặc được thay đổi."

3. Quản lý đội ngũ nhân viên

- Thực hiện giao việc, đào tạo, hỗ trợ phát triển năng lực cho đội ngũ nhân viên

- Đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên.

- Tuyển dụng và đề xuất phát triển nhân viên để nâng cao hiệu quả và đạt năng suất mục tiêu."

4. Xây dựng và duy trì sự tuân thủ công tác quản trị, vận hành hệ thống

- Chủ trì xây dựng hệ thống quản trị nội bộ Ban/Phòng: Quy định, Quy trình, Biểu mẫu, Quy chế triển khai (Checklist) công việc,… đề xuất điều chỉnh Ma trận phân quyền phù hợp vận hành từng thời kỳ để đảm bảo công tác vận hành nội bộ, phối hợp công việc liên Ban/Phòng được xuyên suốt, chính xác, nhanh chóng mang lại hiệu quả tối ưu.

- Xây dựng và triển khai kế hoạch đào tạo chuyên môn nội bộ cho Ban/Phòng nhằm nâng cao năng lực chuyên môn, phát triển đội ngũ nhân sự kế thừa.

- Tuân thủ nội quy/quy định/tài liệu nội bộ của Tổng Công ty. Quản lý dữ liệu/ thông tin/ hồ sơ chuyên môn và các tài liệu liên quan đến tác nghiệp nội bộ Ban/Phòng. Đồng bộ hóa dữ liệu hướng đến số hóa và AI hóa toàn bộ hệ thống quản trị nghiệp vụ chuyên môn.

- Nhận diện, đánh giá, kiểm soát và giảm thiểu các rủi ro phát sinh trong hoạt động hàng ngày tại Đơn vị; báo cáo tới Phòng Quản lý Rủi ro, Quy trình và Tuân thủ các rủi ro phát sinh theo các chính sách, quy định nội bộ về quản lý rủi ro.

- Quản trị, chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến công cụ dụng cụ, tài sản mà Ban/Phòng sử dụng, vận hành, quản lý."

5. Làm việc trực tiếp tại Dự án/Cơ sở kinh doanh, vận hành:

- Sắp xếp thời gian để làm việc trực tiếp tại các Dự án/Cơ sở kinh doanh/Đơn vị thành viên thuộc hệ sinh thái của Tập đoàn

(Thời gian làm việc tối thiểu trực tiếp tại các Dự án/Cơ sở tuân thủ Quy định Công ty trong từng thời kỳ).

- Kiểm tra, giám sát tiến độ, chất lượng và tuân thủ SOP của Đơn vị. Cập nhật trên hệ thống ICS và theo dõi, xử lý - khắc phục - ngăn ngừa triệt để các vấn đề theo Quy định.

- Đánh giá năng lực nhân sự, xác định nhu cầu đào tạo, kế thừa, thăng tiến, luân chuyển và sàng lọc nhân sự,...

- Giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến công việc thực tế tại Đơn vị."

6. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của cấp trên

Trình độ: Đại học chuyên ngành Luật, Quản trị kinh doanh, Quản trị chất lượng, Kinh tế, Tài chính, Kế toán, Kiểm toán hoặc các ngành khác có liên quan.

Kiến thức:

- Kiến thức quản lý rủi ro doanh nghiệp/dự án.

- Nắm vững tiêu chuẩn ISO 9001, quản trị chất lượng, quản lý quy trình theo hệ thống."

Kinh nghiệm chuyên môn

- Từ 05-07 năm kinh nghiệm trong công việc kiểm tra, vận hành, cải tiến các quy trình công việc.

- Ưu tiên các ứng viên có kinh nghiệm làm việc tại các Công ty xây dựng, Bất động sản.

- Ưu tiên có hiểu biết và kiến thức về tiêu chuẩn ISO 9001, kiểm soát nội bộ, quản trị rủi ro theo COSO và kiểm soát quy trình bằng phần mềm."

Kinh nghiệm quản lý: Từ 03-05 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.

Kỹ năng:

- Giao tiếp tốt

- Ham học hỏi, mở rộng, sẵn sàng lắng nghe

- Kỹ năng mềm tốt, linh hoạt trong cách xử lý vấn đề

- Kết nối với nhân viên, tương tác tốt với các khối/phòng ban

- Chủ động trong công việc

- Kỹ năng quản lý đa công việc, quản lý thời gian

- Kỹ năng hướng dẫn, đào tạo nhân viên

- Chịu được áp lực cao.

- Tự tin, thuyết trình tốt.

- Khả năng là

Yêu cầu công việc

Trình độ: Đại học chuyên ngành Luật, Quản trị kinh doanh, Quản trị chất lượng, Kinh tế, Tài chính, Kế toán, Kiểm toán hoặc các ngành khác có liên quan.

Kiến thức:

- Kiến thức quản lý rủi ro doanh nghiệp/dự án.

- Nắm vững tiêu chuẩn ISO 9001, quản trị chất lượng, quản lý quy trình theo hệ thống."

Kinh nghiệm chuyên môn

- Từ 05-07 năm kinh nghiệm trong công việc kiểm tra, vận hành, cải tiến các quy trình công việc.

- Ưu tiên các ứng viên có kinh nghiệm làm việc tại các Công ty xây dựng, Bất động sản.

- Ưu tiên có hiểu biết và kiến thức về tiêu chuẩn ISO 9001, kiểm soát nội bộ, quản trị rủi ro theo COSO và kiểm soát quy trình bằng phần mềm."

Kinh nghiệm quản lý: Từ 03-05 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.

Kỹ năng:

- Giao tiếp tốt

- Ham học hỏi, mở rộng, sẵn sàng lắng nghe

- Kỹ năng mềm tốt, linh hoạt trong cách xử lý vấn đề

- Kết nối với nhân viên, tương tác tốt với các khối/phòng ban

- Chủ động trong công việc

- Kỹ năng quản lý đa công việc, quản lý thời gian

- Kỹ năng hướng dẫn, đào tạo nhân viên

- Chịu được áp lực cao.

- Tự tin, thuyết trình tốt.

- Khả năng làm việc độc lập.

Các yêu cầu khác:

- Hiệu quả, Chính trực, Chuyên nghiệp

- Đặc tính Novator & Cơ chế đánh giá Nhân sự

Quyền lợi

• Thưởng: Chính sách lương - thưởng cao hơn mức bình quân của thị trường.
• Chăm sóc sức khoẻ: Phúc lợi toàn diện với bảo hiểm sức khỏe Nova-care, ưu đãi đặc quyền trong hệ sinh thái tập đoàn,...
• Giải thưởng: Lộ trình thăng tiến rõ ràng, minh bạch. 100% nhân sự được tạo cơ hội thăng tiến dựa trên năng lực.