Tuyển dụng Trưởng phòng Hành chính (Mạnh về lĩnh vực mua hàng) tại Hồ Chí Minh

1. Công tác Cung ứng (Công tác chính)
Xây dựng và triển khai kế hoạch mua sắm tài sản, trang thiết bị, vật tư và dịch vụ phục vụ hoạt động Công ty.
Tiếp nhận, rà soát, thẩm định nhu cầu và đề xuất mua sắm từ các đơn vị.
Xây dựng, quản lý và phát triển hệ thống nhà cung cấp, nhà thầu; đánh giá năng lực, chất lượng và mức độ đáp ứng.
Đánh giá định kỳ hiệu quả nhà cung cấp/nhà thầu; đề xuất duy trì, thay thế hoặc phát triển mạng lưới nhà cung cấp/nhà thầu.
Thực hiện so sánh báo giá, đàm phán về giá, chất lượng, tiến độ, điều kiện thanh toán và các điều khoản hợp đồng.
Chủ trì/phối hợp tổ chức đấu thầu, chào giá, lựa chọn nhà cung cấp/nhà thầu; đảm bảo tính công bằng, cạnh tranh, minh bạch và hiệu quả.
Quản lý quá trình thực hiện hợp đồng; kiểm soát tiến độ cung ứng, chất lượng, nghiệm thu.
Phân tích nhu cầu, chuẩn hóa danh mục mua sắm và đề xuất các giải pháp tối ưu chi phí, nâng cao hiệu quả cung ứng.
Kiểm soát và xử lý các rủi ro phát sinh trong quá trình mua sắm, đấu thầu.
2. Quản lý tài sản
Xây dựng và triển khai quy định, quy trình quản lý tài sản, cơ sở vật chất trong hệ thống.
Lập kế hoạch và ngân sách mua sắm, sửa chữa, bảo trì, thay thế tài sản hàng năm.
Tổ chức kiểm kê, đánh giá hiện trạng và hiệu quả sử dụng tài sản định kỳ; đề xuất sửa chữa, điều chuyển, thanh lý hoặc đầu tư mới.
Kiểm soát việc sử dụng, bảo quản tài sản, hạn chế thất thoát, hư hỏng và lãng phí.
Quản lý dữ liệu, hồ sơ tài sản đảm bảo đầy đủ và chính xác.
3. Hành chính quản trị
Quản lý công tác hành chính, văn thư, lưu trữ và hậu cần văn phòng.
Quản lý các hồ sơ/hợp đồng vận hành văn phòng, kho hậu cần và các chi phí hành chính.
Kiểm soát chi phí hành chính theo ngân sách được phê duyệt.
Tổ chức hậu cần phục vụ các cuộc họp, hội nghị, đào tạo và sự kiện nội bộ.
Xây dựng, rà soát và triển khai các quy trình, quy định hành chính.
4. Quản lý đội xe công vụ
Quản lý, điều phối đội xe và nhân viên lái xe.
Quản lý công tác bảo trì, sửa chữa, đăng kiểm, bảo hiểm và an toàn phương tiện.
Xây dựng định mức nhiên liệu, kiểm soát chi phí vận hành và hiệu quả sử dụng đội xe.
Đề xuất phương án điều chuyển, thay thế, đầu tư hoặc thanh lý phương tiện phù hợp.
Thực hiện các giải pháp tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả vận hành đội xe.
5. Quản lý Phòng Hành chính
Xây dựng cơ cấu tổ chức, định biên và kế hoạch phát triển nguồn lực Phòng Hành chính.
Phân công, điều phối, giám sát và đánh giá hiệu quả công việc của nhân sự trực thuộc phòng.
Đào tạo, phát triển đội ngũ và xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả.
Xây dựng, triển khai và quản lý KPI theo phương pháp BSC cho Phòng Hành chính.
Theo dõi, đánh giá kết quả thực hiện KPI và đề xuất giải pháp cải tiến hiệu quả hoạt động.
Chịu trách nhiệm chung về hiệu quả vận hành của Phòng Hành chính.
1. Trình độ học vấn:
Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Hành chính, Nhân sự, khối ngành Kinh Tế hoặc các ngành có liên quan.
2. Khả năng ngoại ngữ
Có khả năng đọc hiểu tài liệu, hợp đồng và các hồ sơ mua sắm bằng tiếng Anh.
Có khả năng giao tiếp tiếng Anh là một lợi thế.
3. Kỹ năng tin học
Thành thạo tin học văn phòng (Excel, Word, PowerPoint,…).
Có khả năng sử dụng các công cụ quản lý dữ liệu, theo dõi ngân sách, tài sản và nhà cung cấp.
4. Năng lực chuyên môn
Có kiến thức và kinh nghiệm về quản trị hành chính (ưu tiên mảng cung ứng).
Có năng lực tổ chức đấu thầu, lựa chọn và quản lý nhà cung cấp/nhà thầu, đánh giá báo giá và thương thảo hợp đồng.
Khả năng lập kế hoạch, quản lý ngân sách, kiểm soát chi phí vận hành.
Có kiến thức về quản lý tài sản, cơ sở vật chất, dịch vụ văn phòng và đội xe công vụ,…
Có năng lực xây dựng, chuẩn hóa quy trình/quy định và hệ thống KPI/BSC.
Có kỹ năng quản lý và phát triển đội ngũ.
5. Kinh nghiệm công tác
Tối thiểu 02 năm kinh nghiệm ở vị trí quản lý trong lĩnh vực Hành chính - Quản trị, Cung ứng/Mua sắm hoặc các vị trí liên quan.
Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm quản lý đấu thầu, nhà thầu, nhà cung cấp và các hợp đồng dịch vụ/mua sắm tại doanh nghiệp có quy mô lớn.
6. Tố chất cá nhân
Tư duy quản trị, chủ động và quyết đoán trong công việc.
Có khả năng đàm phán, thương lượng và xử lý vấn đề tốt.
Trung thực, minh bạch, trách nhiệm và có ý thức kiểm soát chi phí.
Cẩn trọng, có tư duy phân tích và khả năng tổ chức công việc.
Có năng lực phối hợp với liên phòng ban, nhà cung cấp,…
Chịu được áp lực công việc, có tinh thần cải tiến và tối ưu hiệu quả vận hành.
Ngành nghề: Quản lý điều hành
Kinh nghiệm: 2 Năm
Cấp bậc: Quản lý
Hình thức: Nhân viên chính thức
Địa điểm: Hồ Chí Minh