Trưởng Phòng Hành Chính

1.  Quản lý văn thư lưu trữ

• Tổ chức xây dựng, hướng dẫn nhân viên thực hiện các quy định về soạn thảo, ban hành, lưu trữ văn bản, quản lý thông tin, sử dụng con dấu
• Chỉ đạo giám sát nhân viên trong việc tiếp nhận, xử lý các thông tin ( điện thoại, fax, thư tín, email…) đến Công ty và từ Công ty ra bên ngoài

2. Quản lý các hoạt động chính VP Tập đoàn

• Giám sát chi phí hoạt động văn phòng (điện nước, internet, xăng xe, trang thiết bị, văn phòng phẩm, các chi phí phục vụ khác…)
• Giám sát và duy trì Nội quy, kỷ luật lao động của Công ty
• Thực hiện các hoạt động quản lý tại trụ sở làm việc
• Thực hiện các hoạt động đối ngoại, làm các thủ tục hành chính cho công ty
• Đầu mối chủ trì và phối hợp với các phòng liên quan trong Tập đoàn để đảm bảo các điều kiện cần thiết cho việc tổ chức các hoạt động kỷ niệm, sự kiện, hội nghị... của Tập đoàn.
• Thực hiện thủ tục visa, vé máy bay, điều hành phương tiện đi lại cho Ban lãnh đạo, khối Quản lý và CBNV khi có nhu cầu công tác hoặc được cử đi công tác.

3. Xây dựng quy trình và kiểm soát chi phí hành chính

• Lập kế hoạch ngân sách hành chính (hàng tháng/quý/năm) và kiểm soát chi phí vận hành trong hạn mức được duyệt.
• Soạn thảo, ban hành và giám sát việc thực hiện các quy chế, quy định nội bộ liên quan đến công tác hành chính, an toàn lao động, quản lý tài sản.

4. Quản lý và đào tạo đội ngũ

• Quản lý trực tiếp, phân công công việc và đánh giá hiệu suất (KPI) nhân viên thuộc phòng Hành chính.
• Đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ nhằm nâng cao năng lực chuyên môn cho nhân sự cấp dưới.

Thời gian làm việc: 8h00 - 17h00 từ T2 - T7 (làm 02 T7 cách tuần)

Văn phòng làm việc: Tòa Hudland, số 6 Nguyễn Hữu Thọ, Linh Đàm, Hoàng Mai, Hà Nội.

Yêu cầu ứng viên

• Bằng cấp: Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị Nhân lực hoặc các ngành liên quan.
• Kinh nghiệm:
  • Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Quản lý hành chính tại các công ty có quy mô nhân sự trên 500 nhân viên
• Kỹ năng:
  • Thành thạo tin học văn phòng (MS Office).
  • Kỹ năng giao tiếp, đàm phán, giải quyết vấn đề và quản lý thời gian tốt.
  • Có khả năng liên kết, thuyết phục và tạo dựng mối quan hệ
• Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp cơ bản.
• Tư duy hướng tới Khách hàng, Cam kết vượt trội & Đổi mới sáng tạo.

Quyền lợi được hưởng

1. Chế độ phúc lợi:

• Nghỉ phép năm, nghỉ mát, teambuilding.
• Tham gia đầy đủ bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế theo quy định của pháp luật.

2. Môi trường làm việc:

• Thân thiện, tự chủ và linh hoạt.
• Cơ hội mở rộng tham gia vào nhiều lĩnh vực khác nhau theo nguyện vọng cá nhân.

3. Cơ hội phát triển:

• Làm việc cùng đội ngũ lãnh đạo có sức thuyết phục, hỗ trợ tốt trong các hoạt động của công ty.
• Thăng tiến nhanh chóng dựa trên năng lực và kết quả làm việc.