Trợ Lý Hành Chính ( Kiêm Dự Án & Hành Chính)

- Quản lý, sắp xếp và lưu trữ hồ sơ, văn thư, tài liệu hành chính của Công ty (bản cứng và bản điện tử).
- Soạn thảo, rà soát các văn bản hành chính: công văn, thông báo, tờ trình, quyết định nội bộ theo yêu cầu của lãnh đạo.
- Quản lý lịch họp, lịch làm việc của Ban lãnh đạo; chuẩn bị phòng họp, tài liệu và thiết bị phục vụ họp.
- Tiếp nhận, phân loại và xử lý công văn đến/đi; theo dõi tiến độ xử lý văn bản giữa các phòng/ban.
- Quản lý văn phòng phẩm, tài sản cố định, cơ sở vật chất; làm việc với nhà cung cấp dịch vụ văn phòng (vệ sinh, bảo trì, internet, v.v.).
- Tiếp đón khách, đối tác đến làm việc tại văn phòng; hỗ trợ công tác lễ tân khi cần thiết.
- Thực hiện các thủ tục hành chính khác: con dấu, chứng thực, thủ tục với cơ quan nhà nước liên quan.
- Theo dõi tiến độ thực hiện các đầu việc trong dự án; nhắc deadline và tổng hợp báo cáo tiến độ định kỳ cho Quản lý dự án.
- Phối hợp với các phòng/ban liên quan và đối tác bên ngoài để đảm bảo tiến độ dự án.
- Soạn thảo tài liệu phục vụ dự án: kế hoạch, báo cáo, biên bản họp dự án, tài liệu trình ký liên quan đến dự án.
- Hỗ trợ công tác hậu cần (logistics) cho các sự kiện/hội thảo: địa điểm, khách mời, tài liệu phát hành, check-in.
- Tổng hợp, lưu trữ hồ sơ, dữ liệu phát sinh trong quá trình triển khai dự án phục vụ tổng kết và báo cáo sau dự án.
- Hỗ trợ các nhiệm vụ phát sinh khác theo phân công của Quản lý dự án trong từng giai đoạn cụ thể.
Yêu cầu công việc
- Tốt nghiệp Đại học các chuyên ngành Quản trị văn phòng, Quản trị kinh doanh, Truyền thông hoặc liên quan.
- Từ 03 năm kinh nghiệm trở lên ở vị trí hành chính, trợ lý, hoặc điều phối/trợ lý dự án.
- Có kinh nghiệm làm việc tại trong lĩnh vực công nghệ là một lợi thế.
- Kỹ năng tổ chức, quản lý thời gian tốt; khả năng xử lý đồng thời nhiều đầu việc với mức độ ưu tiên khác nhau.
- Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính và tài liệu dự án bằng tiếng Việt/Tiếng Anh rõ ràng, chuyên nghiệp.
- Thành thạo Microsoft Office, Google Workspace.
- Kỹ năng giao tiếp, phối hợp tốt với nhiều bên liên quan (lãnh đạo, đồng nghiệp, đối tác bên ngoài).
- Chủ động, cẩn thận, chịu được áp lực công việc.
- Tiếng Anh thành thạo.
- Trung thực, có tinh thần trách nhiệm cao, linh hoạt, dễ thích ứng.
- Có tinh thần phối hợp nhóm tốt, sẵn sàng hỗ trợ bộ phận khác khi cần.
- Nhanh nhẹn, hoạt bát và hình thức ưa nhìn.
Quyền lợi được hưởng
- Lương, Thưởng: Mức lương cạnh tranh, thưởng tháng 13, thưởng hiệu quả công việc.
- Chế độ Bảo hiểm bắt buộc, Khám sức khỏe và Bảo hiểm sức khỏe Bảo Việt theo chính sách chung của Công ty.
- Chế độ ngày nghỉ ưu đãi: nghỉ 1 ngày dịp sinh nhật, nghỉ phép tối thiểu 15 ngày/năm tùy cấp bậc theo chính sách chung của Công ty, nghỉ lễ tết theo quy định Nhà nước.
- Chế độ team building và sự kiện nội bộ theo chính sách chung của Công ty.
- Cơ hội Phát triển sự nghiệp.
- Môi trường làm việc tốt.