Thư Ký Hành Chính

1. Hành chính văn phòng (50%)

• Quản lý, sắp xếp và lưu trữ hồ sơ, văn thư, tài liệu hành chính của Công ty (bản cứng và bản điện tử).
• Soạn thảo, rà soát các văn bản hành chính: công văn, thông báo, tờ trình, quyết định nội bộ theo yêu cầu của lãnh đạo.
• Quản lý lịch họp, lịch làm việc của Ban lãnh đạo; chuẩn bị phòng họp, tài liệu và thiết bị phục vụ họp.
• Tiếp nhận, phân loại và xử lý công văn đến/đi; theo dõi tiến độ xử lý văn bản giữa các phòng/ban.
• Quản lý văn phòng phẩm, tài sản cố định, cơ sở vật chất; làm việc với nhà cung cấp dịch vụ văn phòng (vệ sinh, bảo trì, internet, v.v.).
• Tiếp đón khách, đối tác đến làm việc tại văn phòng; hỗ trợ công tác lễ tân khi cần thiết.
• Thực hiện các thủ tục hành chính khác: con dấu, chứng thực, thủ tục với cơ quan nhà nước liên quan.

2. Trợ lý dự án (50%)

• Theo dõi tiến độ thực hiện các đầu việc trong dự án; nhắc deadline và tổng hợp báo cáo tiến độ định kỳ cho Quản lý dự án.
• Phối hợp với các phòng/ban liên quan và đối tác bên ngoài để đảm bảo tiến độ dự án.
• Soạn thảo tài liệu phục vụ dự án: kế hoạch, báo cáo, biên bản họp dự án, tài liệu trình ký liên quan đến dự án.
• Hỗ trợ công tác hậu cần (logistics) cho các sự kiện/hội thảo: địa điểm, khách mời, tài liệu phát hành, check-in.
• Tổng hợp, lưu trữ hồ sơ, dữ liệu phát sinh trong quá trình triển khai dự án phục vụ tổng kết và báo cáo sau dự án.
• Hỗ trợ các nhiệm vụ phát sinh khác theo phân công của Quản lý dự án trong từng giai đoạn cụ thể.

Yêu cầu ứng viên

        1. Trình độ và kinh nghiệm

• Tốt nghiệp Đại học các chuyên ngành Quản trị văn phòng, Quản trị kinh doanh, Truyền thông hoặc liên quan;
• Từ 03 năm kinh nghiệm trở lên ở vị trí hành chính, trợ lý, hoặc điều phối/trợ lý dự án;

• Có kinh nghiệm làm việc tại trong lĩnh vực công nghệ là một lợi thế.

  2. Kỹ năng

• Kỹ năng tổ chức, quản lý thời gian tốt; khả năng xử lý đồng thời nhiều đầu việc với mức độ ưu tiên khác nhau;
• Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính và tài liệu dự án bằng tiếng Việt/Tiếng Anh rõ ràng, chuyên nghiệp;
• Thành thạo Microsoft Office, Google Workspace;
• Kỹ năng giao tiếp, phối hợp tốt với nhiều bên liên quan (lãnh đạo, đồng nghiệp, đối tác bên ngoài);
• Chủ động, cẩn thận, chịu được áp lực công việc;
• Tiếng Anh thành thạo.

          3. Phẩm chất cá nhân

• Trung thực, có tinh thần trách nhiệm cao, linh hoạt, dễ thích ứng;
• Có tinh thần phối hợp nhóm tốt, sẵn sàng hỗ trợ bộ phận khác khi cần.

Quyền lợi được hưởng

• Lương, Thưởng: Mức lương cạnh tranh, thưởng tháng 13, thưởng hiệu quả công việc.
• Chế độ Bảo hiểm bắt buộc, Khám sức khỏe và Bảo hiểm sức khỏe Bảo Việt theo chính sách chung của Công ty.
• Chế độ ngày nghỉ ưu đãi: nghỉ 1 ngày dịp sinh nhật, nghỉ phép tối thiểu 15 ngày/năm tùy cấp bậc theo chính sách chung của Công ty, nghỉ lễ tết theo quy định Nhà nước.
• Chế độ team building và sự kiện nội bộ theo chính sách chung của Công ty.
• Cơ hội Phát triển sự nghiệp. 
• Môi trường làm việc tốt.