Trợ Lý Giám Đốc

Điều phối vận hành & giám sát theo định hướng BOD

•     Là đầu mối điều phối công việc chung giữa các phòng ban (Kinh doanh – Xuất khẩu, Sản xuất – R&D, Vận hành – Tài chính, Kho, Marketing) theo định hướng và quyết định của BOD.

•     Chuyển hóa chiến lược/quyết định của BOD thành kế hoạch hành động cho từng phòng ban và theo dõi tiến độ thực thi đến khi hoàn thành.

•     Tổ chức và chủ trì họp giao ban định kỳ (tuần/tháng): lập agenda, ghi biên bản, theo dõi các đầu việc (action item) của các phòng đến khi đóng việc.

•     Xây dựng và cập nhật báo cáo/dashboard hợp nhất cho BOD: tiến độ dự án, KPI kinh doanh, tình trạng sản xuất – tồn kho, dòng tiền, tuân thủ chứng nhận.

•     Theo dõi KPI và kế hoạch đã được BOD phê duyệt; phát hiện sai lệch, cảnh báo sớm (escalate) và đề xuất phương án xử lý.

•     Phối hợp Kinh doanh – Sản xuất – Kho để cân đối kế hoạch đơn hàng, năng lực sản xuất và tồn kho (S&OP cơ bản).

Hỗ trợ điều hành & quản lý công việc của Giám đốc

•     Quản lý lịch làm việc, sắp xếp cuộc họp, lịch công tác của Giám đốc.

•     Theo dõi, nhắc việc và tổng hợp tiến độ các dự án trọng điểm; lập báo cáo định kỳ cho Ban Giám đốc.

•     Tham dự họp cùng Giám đốc, ghi biên bản, theo dõi các đầu việc phát sinh (follow-up).

Soạn thảo & biên dịch tài liệu

•     Soạn thảo, hiệu đính tài liệu thương mại: báo giá (FOB/CNF), hồ sơ chào hàng, pitch deck, bảng giá, biên bản họp.

•     Biên – phiên dịch tài liệu và trao đổi với đối tác bằng tiếng Anh (tiếng Nhật là lợi thế).

•     Chuẩn bị, định dạng và quản lý bộ hồ sơ doanh nghiệp: chứng nhận, hồ sơ xuất khẩu, hợp đồng.

Hỗ trợ kinh doanh xuất khẩu & thương mại

•     Phối hợp với nhà phân phối/đối tác quốc tế trong quá trình chào hàng, lấy mẫu (sampling), đàm phán và theo dõi đơn hàng.

•     Hỗ trợ xây dựng tài liệu thương mại: bảng giá đa kênh, mô hình giá vốn (COGS), hồ sơ OEM.

•     Theo dõi tiến độ giao hàng, chứng từ xuất khẩu và phối hợp với bộ phận logistics/sản xuất.

Hành chính, quản trị tài liệu & đối ngoại

•     Quản lý, lưu trữ và bảo mật tài liệu, hợp đồng quan trọng; duy trì hệ thống tài liệu vận hành (SOP, quy chế, biểu mẫu).

•     Đại diện liên hệ, đón tiếp đối tác trong nước và quốc tế khi được phân công.

•     Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Giám đốc/BOD.

Yêu cầu ứng viên

Học vấn & kinh nghiệm

•     Tốt nghiệp Đại học các chuyên ngành: Kinh tế, Quản trị Kinh doanh, Ngoại thương, Logistics, Ngôn ngữ Anh/Nhật hoặc tương đương.

•     Tối thiểu 3 năm kinh nghiệm ở vị trí Trợ lý / Thư ký Giám đốc / Sales Admin (ưu tiên ngành F&B, sản xuất hoặc xuất nhập khẩu).

Ngoại ngữ & tin học

•     Tiếng Anh thành thạo cả 4 kỹ năng (giao tiếp & soạn thảo văn bản thương mại).

•     Thành thạo tin học văn phòng: Word, Excel (nâng cao), PowerPoint, AI

Kỹ năng & tố chất

•     Kỹ năng tổ chức, quản lý thời gian và xử lý đa nhiệm tốt.

•     Cẩn thận, chỉn chu, có tinh thần trách nhiệm và ý thức bảo mật cao.

•     Chủ động, nhạy bén trong xử lý tình huống; tư duy thương mại tốt.

•     Kỹ năng giao tiếp, phối hợp và làm việc trong môi trường quốc tế.

•     Hiểu biết về xuất nhập khẩu / chuỗi cung ứng là một lợi thế.

Quyền lợi được hưởng

•     Mức lương: Thỏa thuận theo năng lực (cạnh tranh).

•     Thưởng theo hiệu quả công việc và kết quả kinh doanh.

•     Làm việc trực tiếp với Ban Giám đốc trong môi trường doanh nghiệp xuất khẩu quốc tế, nhiều cơ hội học hỏi và phát triển.

•     Tham gia BHXH, BHYT, BHTN theo quy định; các chế độ phúc lợi của công ty.

•     Cơ hội phát triển lên các vị trí quản lý thương mại / vận hành.