Senior Purchasing Executive

- Quản lý nhà cung cấp (tìm kiếm, chọn lựa, đàm phán, đánh giá NCC):
- Hiểu về các KPIs đối với NCC để theo dõi và đánh giá NCC.
- Hiểu các nội dung cơ bản của hợp đồng mua hàng: Điều khoản giá cả, thời gian giao hàng, bảo hành, đổi trả; Các ràng buộc pháp lý (hủy đơn, bồi thường thiệt hại...); Quy định về tranh chấp hợp đồng;
- Hiểu về cơ cấu chương trình khuyến mãi của NCC: Chiết khấu theo số lượng (Volume Discount); Hỗ trợ chi phí vận chuyển hoặc lưu kho; Chính sách trả hàng hoặc bồi thường khi có lỗi; Chương trình tặng kèm hoặc hỗ trợ khác...;
- Hiểu về điều kiện thương mại trong hợp đồng liên quan đến chương trình khuyến mãi: Thời gian áp dụng giá khuyến mãi; Điều kiện thanh toán ưu đãi; Chính sách trả hàng, bảo hành hoặc đổi hàng;
- Biết cách theo dõi và tập hợp báo giá từ NCC: Hiểu về quy trình chào giá và các thành phần trong báo giá; Giá sản phẩm; Phí vận chuyển; Thuế, phí hải quan; Chi phí phụ phát sinh (nếu có);
- Nắm rõ quy trình yêu cầu báo giá: Gửi RFQ (Yêu cầu báo giá) cho nhiều NCC; Đặt ra tiêu chí đánh giá báo giá (giá cả, thời gian giao hàng, chất lượng); So sánh và đối chiếu các điều kiện trong báo giá;
- Nắm vững các tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp: Năng lực sản xuất, cung ứng; Uy tín và khả năng duy trì chất lượng; Chính sách thanh toán và hậu mãi...;
- Nắm rõ quy trình tìm kiếm NCC mới: Khảo sát thị trường; Liên hệ với NCC; Thu thập thông tin và hồ sơ năng lực từ NCC;
- Biết cách Đánh giá rủi ro khi hợp tác với NCC mới: Rủi ro về tài chính; Rủi ro về chất lượng và tiến độ; Rủi ro về pháp lý và thương mại.
- Quản lý hệ thống NAV, lưu trữ hồ sơ và xây dựng quy trình:
- Nắm rõ các chứng từ mua hàng: Hợp đồng mua bán; Giấy chứng nhận (Vệ sinh an toàn thực phẩm, C/O (Giấy chứng nhận xuất xứ ), CQ (Giấy chứng nhận chất lượng ), ISO ( Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế) ...); Hóa đơn, biên lai, giấy giao nhận hàng; Chứng từ nhập khẩu (nếu có)....;
- Nắm vững các quy định pháp lý liên quan đến lưu trữ chứng từ mua hàng;
- Nắm rõ danh mục vật tư của công ty: Tên sản phẩm, mã sản phẩm, NCC cung cấp; Định mức tồn kho tối thiểu – tối đa; Thời gian giao hàng của từng loại vật tư...;
- Có kiến thức để phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến nguồn cung và giá cả (thời gian, thời vụ, đơn hàng lớn...);
- Nắm rõ quy trình tạo và duyệt PO (Đơn đặt hàng) trong hệ thống; Quy trình kiểm tra và đối chiếu PO (Đơn đặt hàng) với các chứng từ khác (hợp đồng, hóa đơn...);
- Hiểu rõ quy trình theo dõi đơn hàng từ lúc đặt hàng đến khi giao nhận;
- Hiểu về các yếu tố ảnh hưởng đến tiến độ đơn hàng: Lịch sản xuất của NCC; Thời gian vận chuyển; Các vấn đề hải quan hoặc pháp lý (nếu có)....
- Mua hàng nước ngoài và logistic (Hậu cần vận chuyển) nhập khẩu:
- Nắm rõ quy trình nhập khẩu từ lúc đặt hàng đến khi nhận hàng: Ký hợp đồng ngoại thương; Mở tờ khai hải quan; Thực hiện thanh toán quốc tế; Theo dõi tiến độ vận chuyển và thông quan hàng hóa...;
- Hiểu về các thủ tục hải quan: Phân loại mã HS (Mã phân loại hàng hóa tiêu chuẩn quốc tế); Thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng, thuế môi trường (nếu có); Chính sách nhập khẩu và hạn ngạch đối với ngành hàng;
- Kiến thức về các hiệp định thương mại và ưu đãi thuế quan;
- Hiểu rõ tính chính xác của các loại chứng từ nhập khẩu: Invoice (Hóa đơn thương mại); Packing List (Danh sách đóng gói); C/O (Giấy chứng nhận xuất xứ); B/L (Vận đơn đường biển); Tờ khai hải quan; Kiểm dịch, giấy chứng nhận Vệ sinh an toàn thực phẩm (nếu cần);
- Kiến thức về cước phí vận chuyển và các yếu tố ảnh hưởng: Phụ phí mùa cao điểm; Chi phí xếp dỡ, bốc dỡ tại cảng; Phụ phí nhiên liệu...;
- Nắm rõ quy trình phối hợp với forwarder (Đơn vị giao nhận xuất nhập khẩu): Đặt chỗ trên tàu/máy bay; Theo dõi thời gian khởi hành và cập nhật tiến độ; Đảm bảo hoàn tất thủ tục hải quan trước khi hàng về....
- Thu thập, tổng hợp, xử lý, thống kê & phân tích thông tin thị trường, kỹ thuật của vật tư:
- Biết cách thu thập, tổng hợp và phân loại dữ liệu liên quan đến: PO (Đơn đặt hàng); Danh mục vật tư; Tiến độ giao hàng; Chi phí mua hàng và chi phí phát sinh; Hiệu suất của nhà cung cấp (OTIF (Chỉ số đo lường hiệu quả), thời gian giao hàng, chất lượng)...
- Thành thạo Excel (Pivot Table, Vlookup, Hlookup hoặc Power Query);
- Nắm rõ các danh mục vật tư bao gồm: SKU (Mã vật tư); Unit (Đơn vị tính); Định mức tồn kho tối thiểu – tối đa; Thời gian giao hàng của từng NCC...; loại vật tư và nguyên phụ liệu; Bao bì và nhãn mác...;
- Có khả năng phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến danh mục vật tư: Xu hướng thị trường (thay đổi về giá và nguồn cung); Thay đổi về nhu cầu sản xuất và đơn hàng; Chính sách quản lý tồn kho (FIFO (Nhập trước xuất trước), LIFO (Nhập sau xuất trước) )...;
- Nắm rõ quy trình nhập kho và kiểm tra chất lượng: Kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa khi nhận hàng; Lập biên bản khi phát hiện lỗi hoặc sai sót trong hàng hóa; Quy trình xử lý khi NCC giao hàng không đúng thỏa thuận...;
- Hiểu về quy trình vận chuyển và lưu kho.
- Phối hợp liên phòng ban & phối hợp với NCC:
- Hiểu rõ vai trò và nhiệm vụ của từng bộ phận liên quan đến việc mua hàng: Project (Dự án) - Yêu cầu về nguyên vật liệu, thiết bị, máy móc, dịch vụ cho các dự án mới; F&B (Thực phẩm và đồ uống) – Yêu cầu về nguyên liệu thực phẩm, bao bì, dụng cụ bếp...; OPS (Vận hành) – Đảm bảo hàng hóa, vật tư phục vụ hoạt động hàng ngày...; Marketing (Quảng bá) – Yêu cầu về vật phẩm quảng cáo, POSM (Vật phẩm quảng bá), ấn phẩm thương hiệu...; Technical (Kỹ thuật) – Yêu cầu về thiết bị, bảo trì, lắp đặt máy móc...;
- Nắm rõ quy trình mua hàng nội bộ: Quy trình mua hàng; Quy trình phê duyệt đơn hàng; Quy trình xử lý công nợ và thanh toán...;
- Hiểu rõ các bước từ khi nhận yêu cầu mua sắm đến khi phát hành PO (Đơn đặt hàng) cho NCC;
- Hiểu rõ các bước từ khi đặt hàng đến khi nhận hàng tại kho, bao gồm vận chuyển, kiểm tra và nhập kho;
- Nắm vững các bước từ khi nhận hóa đơn, kiểm tra, phê duyệt đến khi thực hiện thanh toán cho NCC;
- Nắm vững các điều kiện về thời hạn thanh toán, Chiết khấu thanh toán sớm, phạt chậm thanh toán.
- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Quản lý trực tiếp.
Yêu cầu công việc
- Trình độ: Đại học
- Chuyên môn: Quản lý chuỗi cung ứng và Logistics (Hậu cần vận chuyển), Kinh doanh quốc tế, Thương mại quốc tế, hoặc các chuyên ngành liên quan;
- Kinh nghiệm làm việc: tối thiểu 2 năm, từng làm việc ở vị trí Mua hàng, hoặc các vị trí liên quan tới Quản trị Chuỗi Cung ứng.
- Kỹ năng:
- Microsoft Office (Word, Excel, Power point). Khả năng sử dụng thành thạo Excel là bắt buộc;
- Sử dụng các phần mềm SQL, Power BI, Power Automate là một lợi thế;
- Có tư duy về mặt dữ liệu, sử dụng công cụ Al trong công việc;
- Kỹ năng làm việc nhóm;
- Khả năng xử lý công việc độc lập;
- Khả năng chịu trách nhiệm cho công việc được đảm nhiệm;
- Kỹ năng giao tiếp nội bộ và giao tiếp với các NCC;
- Tiếng Anh giao tiếp;
- Ngôn ngữ thứ 3 là một lợi thế.
Quyền lợi được hưởng
- Cung cấp thiết bị làm việc: Laptop, điện thoại bàn,...
- Chế độ bảo hiểm xã hội, BHTN cho nhân viên
- Du Lịch hằng năm
- Phụ cấp tiền cơm, tiền điện thoại và vé xem phim
- Chế độ thưởng: bonus year end
- Đào tạo và thăng tiến trong công việc
- Tăng lương mỗi năm/ lần
- 12 ngày phép/ năm