Sales Admin

Tiếp nhận & Quản lý đơn hàng:

o   Tiếp nhận đơn hàng từ Phòng Kinh doanh hoặc khách hàng; kiểm tra tính đầy đủ và chính xác của thông tin trước khi xử lý.

o   Nhập liệu và cập nhật thông tin đơn hàng trên hệ thống quản lý của Công ty.

o   Theo dõi tiến độ xử lý đơn hàng từ khi tiếp nhận đến khi hoàn tất giao hàng và thanh toán.

o   Chủ động theo dõi các mốc thời gian của đơn hàng; phối hợp với các bộ phận liên quan để đảm bảo tiến độ thực hiện.

o   Kịp thời báo cáo các vấn đề phát sinh liên quan đến đơn hàng và đề xuất phương án xử lý.

Quản lý hồ sơ & Chứng từ :

o   Soạn thảo, kiểm tra và lưu trữ các hồ sơ, chứng từ liên quan đến đơn hàng như báo giá, hợp đồng, đơn đặt hàng, biên bản giao hàng, biên bản nghiệm thu, quyết toán và các tài liệu liên quan.

o   Quản lý và lưu trữ hồ sơ khách hàng, hồ sơ đơn hàng theo đúng quy định của Công ty.

o   Đảm bảo tính đầy đủ, chính xác và bảo mật của các hồ sơ, chứng từ trong quá trình quản lý.  

Hỗ trợ Phòng Kinh doanh:

o   Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ bán hàng, hồ sơ thanh toán và các tài liệu phục vụ hoạt động kinh doanh.

o   Theo dõi, nhắc nhở và phối hợp với nhân viên kinh doanh bổ sung đầy đủ hồ sơ, chứng từ của từng đơn hàng.

o   Liên hệ khách hàng khi cần xác nhận thông tin hoặc hỗ trợ giải đáp các thắc mắc liên quan đến hồ sơ, chứng từ và tình trạng đơn hàng.

o   Hỗ trợ thực hiện các công việc hành chính phát sinh của Phòng Kinh doanh theo phân công.  

Phối hợp liên Bộ phận : Phối hợp với các phòng ban liên quan nhằm đảm bảo quá trình xử lý đơn hàng được thực hiện thông suốt và hiệu quả.

Báo cáo & Nhiệm vụ khác:

o   Lập các báo cáo về tình hình xử lý đơn hàng, tiến độ hồ sơ và các công việc được giao theo yêu cầu của Ban Giám đốc.

o   Theo dõi, cập nhật dữ liệu khách hàng và hồ sơ đơn hàng phục vụ công tác quản lý.

o   Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Ban Giám đốc hoặc cấp quản lý trực tiếp.  

Yêu cầu ứng viên

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Hành chính, Kế toán, Thương mại hoặc các chuyên ngành liên quan.
• Có tối thiểu 01 năm kinh nghiệm ở vị trí Sales Admin, Thư ký đơn hàng hoặc các vị trí hành chính hỗ trợ kinh doanh; ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong doanh nghiệp thương mại hoặc triển khai dự án.
• Kiến thức chuyên môn: Hiểu biết về quy trình xử lý đơn hàng, quản lý hồ sơ, chứng từ bán hàng và các nghiệp vụ hành chính văn phòng.
• Kỹ năng cốt lõi: Thành thạo Microsoft Office (Word, Excel); có khả năng quản lý hồ sơ, nhập liệu và theo dõi tiến độ công việc.
• Kỹ năng bổ trợ: Kỹ năng giao tiếp, phối hợp liên phòng ban, quản lý thời gian, sắp xếp công việc và xử lý tình huống.
• Thái độ & Ưu tiên: Trung thực, cẩn thận, trách nhiệm, chủ động trong công việc; có tinh thần hỗ trợ, khả năng làm việc dưới áp lực và bảo mật thông tin; ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm sử dụng phần mềm ERP hoặc phần mềm quản lý bán hàng.

Quyền lợi được hưởng

• Được yêu cầu các phòng ban cung cấp đầy đủ hồ sơ, chứng từ và thông tin cần thiết để thực hiện công việc.
• Được đề xuất các giải pháp cải tiến quy trình xử lý đơn hàng, quản lý hồ sơ và phối hợp giữa các bộ phận.
• Được tham gia đóng góp ý kiến nhằm nâng cao hiệu quả công tác hành chính và hỗ trợ kinh doanh trong phạm vi công việc được giao.
• Thu nhập theo năng lực và kết quả công việc: bao gồm Lương cơ bản + Phụ cấp + Thưởng hiệu quả công việc.
• Chế độ đãi ngộ: Thưởng tháng 13; thưởng Lễ, Tết, sinh nhật; tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định.
• Môi trường làm việc chuyên nghiệp, thân thiện; được trang bị đầy đủ phương tiện làm việc và có cơ hội đào tạo, phát triển chuyên môn