Hành Chính Nhân Sự Tại Đại Lý Ô Tô

Mô tả công việc Hành chính Nhân sự tại đại lý ô tô thường có sự đặc thù riêng do môi trường kinh doanh năng động, tiếp xúc khách hàng liên tục và yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt quy trình của hãng xe. Dưới đây là bản mô tả tổng hợp và chi tiết:

1. TUYỂN DỤNG VÀ ĐỊNH BIÊN

• Lập kế hoạch tuyển dụng: Phối hợp với các phòng ban (Kinh doanh, Dịch vụ, Phụ tùng) để xác định nhu cầu nhân sự theo mùa vụ hoặc khi mở rộng showroom.
• Đăng tin & sàng lọc: Tuyển dụng các vị trí đặc thù như: Tư vấn bán hàng (Sales), Kỹ thuật viên (Thợ sửa chữa), Nhân viên kho phụ tùng, Lễ tân showroom.
• Tổ chức phỏng vấn: Phối hợp với Trưởng bộ phận để đánh giá ứng viên, đặc biệt chú trọng kỹ năng giao tiếp và ngoại hình đối với vị trí tiếp xúc khách hàng.

2. QUẢN LÝ HỒ SƠ & CHÍNH SÁCH

• Quản lý hồ sơ nhân sự: Lưu trữ hợp đồng lao động, quyết định tăng lương, thưởng, kỷ luật theo đúng quy định của pháp luật và yêu cầu của hãng xe (OEM).
• Xây dựng nội quy: Cập nhật nội quy lao động, quy định về đồng phục, tác phong chuyên nghiệp (đặc biệt nghiêm ngặt với bộ phận bán hàng và dịch vụ).
• Quản lý nhân sự trực tiếp: Theo dõi chấm công, ca làm việc (có thể có ca trực showroom cuối tuần, lễ tết).

3. ĐÀO TẠO & PHÁT TRIỂN

• Đào tạo hội nhập: Hướng dẫn nhân viên mới về văn hóa công ty, quy trình bán hàng, quy trình bảo hành.
• Đào tạo chuyên môn: Sắp xếp lịch đào tạo do hãng xe tổ chức (thường xuyên về sản phẩm mới, kỹ thuật mới). Theo dõi chứng chỉ, chứng nhận của kỹ thuật viên và nhân viên bán hàng để đảm bảo tiêu chuẩn thương hiệu.
• Khảo sát nhu cầu: Tổ chức các khóa đào tạo kỹ năng mềm (chăm sóc khách hàng, xử lý tình huống khó).

4. LƯƠNG THƯỞNG & PHÚC LỢI

• Tính lương: Tính lương cơ bản, hoa hồng (commission) cho bộ phận kinh doanh, thưởng KPI cho bộ phận dịch vụ.
• Chế độ bảo hiểm: Thực hiện đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN. Quản lý hồ sơ tai nạn lao động (nếu có).
• Phúc lợi: Quản lý các chế độ: ăn ca, xăng xe, điện thoại, hỗ trợ công cụ dụng cụ cho kỹ thuật viên.

5. CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

• Quản lý văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ: Đảm bảo đủ tài liệu bán hàng (brochure), đồng phục, bảo hộ lao động cho xưởng dịch vụ.
• Quản lý tài sản, phương tiện: Theo dõi xe công ty, xe cho nhân viên mượn, xe đưa đón khách; quản lý thiết bị văn phòng (máy tính, máy in, điều hòa).
• Lễ tân & Tiếp khách: Đôi khi kiêm nhiệm hoặc giám sát bộ phận lễ tân showroom, pha chế phục vụ khách hàng chờ bảo dưỡng.
• Công tác hậu cần: Sắp xếp hội họp, sự kiện nội bộ, khai trương showroom, tổ chức tiệc tất niên, du lịch công ty.
• Thanh toán nội bộ: Theo dõi các khoản chi phí hành chính (điện, nước, mạng, vệ sinh, an ninh showroom).

6. HỖ TRỢ CÁC PHÒNG BAN

• Hỗ trợ phòng Kinh doanh: Hoàn thiện hồ sơ xe (hồ sơ đăng ký, ra biển số), phối hợp ngân hàng – cơ quan công an trong các thủ tục vay vốn, đăng ký xe cho khách.
• Hỗ trợ phòng Dịch vụ & Phụ tùng: Quản lý giờ giấc làm việc của thợ, tổ chức kiểm tra an toàn vệ sinh lao động tại xưởng.
• Đối ngoại: Làm việc với cơ quan thuế, bảo hiểm, công an phường, các cơ quan hành chính liên quan đến giấy phép kinh doanh và quản lý lao động.

Yêu cầu ứng viên

• Trình độ: Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Quản trị nhân lực, Hành chính văn phòng, Luật.
• Kinh nghiệm: ít nhất 2 năm kinh nghiệm, yêu cầu có kinh nghiệm cứng, có thể nhận việc làm ngay.
• Kỹ năng:
  • Thành thạo tin học văn phòng (Excel nâng cao để tính lương hoa hồng, quản lý KPI).
  • Giao tiếp tốt, khả năng xử lý tình huống linh hoạt (do thường xuyên tiếp xúc với khách hàng và nhân viên trực tiếp).
  • Có thể chịu áp lực cao, làm việc ngoài giờ trong các đợt cao điểm cuối năm hoặc sự kiện ra mắt xe mới.
• Ngoại hình: Lịch sự, chuyên nghiệp (phù hợp với văn hóa showroom).

Quyền lợi được hưởng

Thu nhập: Thỏa thuận theo năng lực (thường từ 12 – 20 triệu hoặc cao hơn với ứng viên kinh nghiệm tốt)
Xét tăng lương định kỳ theo hiệu quả công việc
Môi trường làm việc ổn định, chuyên nghiệp trong lĩnh vực ô tô
Làm việc trực tiếp với Ban lãnh đạo, có cơ hội tham gia xây dựng quy trình – hệ thống nhân sự
Được đào tạo nâng cao chuyên môn (tuyển dụng, C&B, xây dựng hệ thống, văn hóa doanh nghiệp…)
Cơ hội phát triển lên HRM/HRBP nếu thể hiện tốt
Đầy đủ chế độ: BHXH, BHYT, BHTN theo quy định
Thưởng lễ, Tết, sinh nhật, du lịch, team building hàng năm
Giờ làm việc hành chính, nghỉ chủ nhật
Môi trường thân thiện, lãnh đạo hỗ trợ, ít áp lực nội bộ