Documentation Staff (Export)

- Submit shipping instructions and documentation to ocean carriers on time.
- Input and update shipment data in our freight management system (FMS).
- Issue invoices to customers and follow up on billing queries.
- Check vessel schedules and keep customers informed of departure dates, cut-offs, and changes.
- Receive and process invoices from overseas destination partners and agents.
- Coordinate with colleagues across Booking, Trucking, and Accounting teams.
- Follow up on missing documents or open issues without waiting to be told.
- Gửi Shipping Instructions (SI) và các chứng từ liên quan cho hãng tàu đúng thời hạn.
- Nhập và cập nhật thông tin lô hàng vào hệ thống quản lý vận tải (FMS – Freight Management System).
- Xuất hóa đơn cho khách hàng và theo dõi, giải đáp các thắc mắc liên quan đến việc thanh toán/hóa đơn.
- Kiểm tra lịch tàu và chủ động cập nhật cho khách hàng về ngày khởi hành, thời hạn cắt máng (cut-off), cũng như các thay đổi phát sinh.
- Tiếp nhận và xử lý hóa đơn từ các đối tác và đại lý tại cảng đến ở nước ngoài.
- Phối hợp với các đồng nghiệp thuộc bộ phận Booking, Trucking và Kế toán để đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ.
- Chủ động theo dõi và xử lý các chứng từ còn thiếu hoặc các vấn đề chưa hoàn tất mà không cần chờ được nhắc nhở.
Yêu cầu công việc
- Minimum 2 years of experience in ocean export documentation or freight forwarding operations.
- Hands-on experience with SI submission, B/L instructions, and carrier communication.
- Good written English — daily email communication with overseas agents and carriers.
- Comfortable with MS Office (Word, Excel); picks up new software quickly.
- Careful and organized — small mistakes in shipping documents have real consequences.
- Takes initiative: you follow up, you flag problems early, you don't wait to be chased.
- Team player who understands that your work directly affects your colleagues' work.
- Có tối thiểu 2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực chứng từ xuất khẩu đường biển hoặc nghiệp vụ giao nhận vận tải (freight forwarding).
- Có kinh nghiệm thực tế trong việc gửi Shipping Instructions (SI), xử lý hướng dẫn phát hành vận đơn (B/L Instructions) và làm việc với hãng tàu.
- Có khả năng viết tiếng Anh tốt, sử dụng tiếng Anh hằng ngày để trao đổi email với các đại lý và hãng tàu ở nước ngoài.
- Thành thạo Microsoft Office (Word, Excel) và có khả năng nhanh chóng làm quen với các phần mềm mới.
- Cẩn thận, có tính tổ chức tốt; hiểu rằng chỉ một sai sót nhỏ trong chứng từ vận chuyển cũng có thể dẫn đến những hậu quả đáng kể.
- Chủ động trong công việc: tự theo dõi tiến độ, phát hiện và báo cáo sớm các vấn đề, không chờ người khác nhắc nhở.
- Có tinh thần làm việc nhóm và hiểu rằng chất lượng công việc của mình ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc của các đồng nghiệp.
Quyền lợi được hưởng
- Immediate onboarding — we need someone who can contribute from day one.
- 2-month probation at 100% salary.
- Performance-based salary increases and full statutory benefits (social insurance, health insurance, etc.).
- 13th-month salary bonus.
- Full compliance with Vietnamese Labor Law and company regulations.
- Có thể nhận việc ngay, ưu tiên ứng viên có thể bắt đầu đóng góp công việc ngay từ ngày đầu tiên.
- Thử việc 2 tháng với 100% mức lương chính thức.
- Xét tăng lương theo năng lực và hiệu quả công việc, đồng thời được hưởng đầy đủ các chế độ theo quy định của pháp luật (BHXH, BHYT, BHTN, v.v.).
- Thưởng lương tháng 13 theo chính sách của công ty.
- Được ký hợp đồng và hưởng đầy đủ quyền lợi theo Bộ luật Lao động Việt Nam cũng như các quy định của công ty.