Chuyên Viên Quản Lý HAUS Workflow

Quản trị, vận hành và tối ưu hệ thống HAUS Workflow nhằm đảm bảo các quy trình phê duyệt, trình ký và phối hợp công việc giữa các Ban/Phòng, Tư vấn và Nhà thầu được thực hiện đúng luồng, đúng thẩm quyền, đúng thời gian và đảm bảo tính minh bạch trong quá trình triển khai dự án.

1. Quản trị người dùng và phân quyền hệ thống

• Quản lý danh sách người dùng trên hệ thống HAUS Workflow.
• Thiết lập, cập nhật và thu hồi tài khoản cho nhân sự nội bộ, tư vấn và nhà thầu theo yêu cầu được phê duyệt.
• Quản lý việc thêm/xóa người dùng vào các dự án, gói thầu hoặc nhóm công việc tương ứng.
• Theo dõi và kiểm soát phân quyền truy cập, đảm bảo người dùng được cấp quyền phù hợp với vai trò và phạm vi công việc.
• Rà soát định kỳ danh sách người dùng, đảm bảo loại bỏ các tài khoản không còn nhu cầu sử dụng.

2. Xây dựng và vận hành quy trình Workflow

• Thiết lập và cấu hình các quy trình xử lý công việc, trình duyệt hồ sơ trên hệ thống.
• Phối hợp với các Ban/Phòng xây dựng luồng công việc phù hợp với quy chế phân quyền và quy trình vận hành của Công ty.
• Đảm bảo hồ sơ, tài liệu của nhà thầu và tư vấn được trình đến đúng người xử lý, đúng cấp phê duyệt và đúng phòng ban liên quan.
• Cập nhật, điều chỉnh quy trình khi có thay đổi về cơ cấu tổ chức, phân quyền hoặc yêu cầu vận hành.
• Kiểm tra và xử lý các lỗi phát sinh trong quá trình vận hành Workflow.

3. Hỗ trợ vận hành dự án

• Hướng dẫn nhà thầu, tư vấn và các đơn vị nội bộ sử dụng hệ thống Workflow.
• Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu hỗ trợ liên quan đến tài khoản, quyền truy cập và luồng quy trình.
• Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ, hỗ trợ các bên liên quan trong việc điều phối và luân chuyển công việc.
• Đảm bảo dữ liệu và lịch sử xử lý công việc được lưu trữ đầy đủ trên hệ thống.

4. Cải tiến và báo cáo

• Đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả vận hành Workflow.
• Chuẩn hóa các quy trình phối hợp giữa Chủ đầu tư, Tư vấn và Nhà thầu.
• Lập báo cáo định kỳ về tình trạng sử dụng hệ thống, số lượng người dùng, tình trạng xử lý hồ sơ và các vấn đề phát sinh.
• Phân tích dữ liệu vận hành để đề xuất các cải tiến nhằm rút ngắn thời gian xử lý và nâng cao hiệu quả phối hợp.

Yêu cầu ứng viên

• Tốt nghiệp Đại học các ngành Xây dựng, có chuyên môn Quản lý dự án hoặc các ngành liên quan.
• Có kinh nghiệm quản trị hệ thống Workflow (như Procore), DMS, ERP hoặc các nền tảng quản lý quy trình.
• Hiểu biết về quy trình quản lý dự án đầu tư xây dựng là một lợi thế.
  
• Có khả năng phân tích quy trình nghiệp vụ và chuyển đổi thành quy trình số.
  
• Thành thạo Excel, Visio, Draw.io hoặc các công cụ mô hình hóa quy trình.
  
• Kỹ năng giao tiếp, phối hợp và xử lý vấn đề tốt.

Quyền lợi được hưởng

• Làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, tiếp xúc với dự án tiêu chuẩn quốc tế.
  
• Cơ hội học hỏi và phát triển chuyên môn, được đào tạo thêm về quản lý tiến độ và phần mềm dự án.
  
• Thu nhập cạnh tranh, chế độ phúc lợi theo quy định của công ty.
• Thưởng lương tháng 13, thưởng các dịp lễ và thưởng theo hiệu quả công việc
• Đóng bảo hiểm xã hội trên 50% mức lương
• Khám sức khỏe định kỳ hằng năm