Chuyên Viên Cao Cấp Văn Thư Lưu Trữ

MÔ TẢ CÔNG VIỆC 

1. Kiểm soát nghiệp vụ văn thư, con dấu và chữ ký số 

• Thực hiện và kiểm soát các nghiệp vụ cấp số, đóng dấu, phát hành và lưu chuyển văn bản theo đúng quy định. 

• Rà soát, xử lý và xác nhận các yêu cầu liên quan đến con dấu, chữ ký số, hồ sơ pháp lý, hợp đồng và hồ sơ trình ký. 

• Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ trước khi thực hiện các nghiệp vụ văn thư. 

• Nhận diện các rủi ro, sai sót trong quá trình vận hành và đề xuất biện pháp xử lý, cải tiến. • Hướng dẫn nghiệp vụ cho các nhân sự và đầu mối liên quan nhằm đảm bảo tính thống nhất, chính xác và bảo mật. 

2. Kiểm soát hoạt động lưu trữ và quản lý hồ sơ tài liệu 

• Kiểm soát việc tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, bảo quản và khai thác hồ sơ tài liệu. 

• Theo dõi và xử lý các yêu cầu công chứng, chứng thực, cung cấp và truy xuất hồ sơ theo đúng SLA. 

• Đảm bảo tính đầy đủ, chính xác, bảo mật và khả năng tra cứu của hồ sơ lưu trữ. 

• Tham gia chuẩn hóa hệ thống lưu trữ, danh mục hồ sơ và dữ liệu tài liệu. 

• Hỗ trợ triển khai các hoạt động số hóa và quản lý hồ sơ điện tử. 

3. Kiểm soát chất lượng nghiệp vụ và cải tiến quy trình 

• Theo dõi, đánh giá chất lượng thực hiện nghiệp vụ văn thư – lưu trữ. 

• Hướng dẫn, hỗ trợ chuyên môn và kiểm tra chéo đối với các nhân sự trong nhóm. 

• Đề xuất xây dựng và chuẩn hóa checklist, biểu mẫu, quy trình nghiệp vụ. 

• Tổng hợp dữ liệu, theo dõi lỗi nghiệp vụ và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả vận hành. 

• Phối hợp với các phòng ban và nhà cung cấp triển khai các sáng kiến cải tiến quy trình.

Yêu cầu ứng viên

• Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ, Quản trị Văn phòng, Luật, Quản trị Kinh doanh hoặc các ngành liên quan. 

• Tối thiểu 05 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ, quản lý hồ sơ hoặc hành chính văn phòng. 

• Có kinh nghiệm về quản lý con dấu, chữ ký số, lưu trữ hồ sơ pháp lý, hợp đồng và tài liệu doanh nghiệp. 

• Am hiểu nghiệp vụ văn thư – lưu trữ, quản lý tài liệu và các quy định liên quan. • Có khả năng kiểm soát chất lượng hồ sơ, đánh giá rủi ro và đề xuất cải tiến quy trình. 

• Thành thạo tin học văn phòng; ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm với hệ thống quản lý tài liệu điện tử.

Quyền lợi được hưởng

• Thu nhập cạnh tranh theo năng lực. 

• Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định. 

• Môi trường làm việc chuyên nghiệp tại doanh nghiệp bất động sản hàng đầu.

• Cơ hội tham gia các dự án chuyển đổi số, số hóa hồ sơ và cải tiến quy trình vận hành. 

• Chế độ phúc lợi, đào tạo và phát triển nghề nghiệp hấp dẫn.