Tuyển dụng Trưởng Phòng Điều Hành Hội Nghị Quốc Tế tại Hà Nội

Quản lý và điều hành phòng điều hành quốc tế

• Xây dựng chiến lược phát triển và kế hoạch hoạt động của Phòng Điều hành Logistics theo mục tiêu kinh doanh của công ty.
• Quản lý, phân công, giám sát và đánh giá hiệu quả công việc của đội ngũ điều hành.
• Xây dựng, chuẩn hóa và cải tiến quy trình vận hành dịch vụ theo tiêu chuẩn HBG.
• Đào tạo, hướng dẫn chuyên môn và phát triển năng lực đội ngũ điều hành.
• Xây dựng KPI, đánh giá hiệu quả nhân sự và đề xuất các phương án nâng cao năng suất làm việc.

Quản lý vận hành chương trình

• Chịu trách nhiệm điều hành tổng thể các chương trình Hội nghị, Hội thảo, Sự kiện, MICE, Tour và Team Building.
• Kiểm soát toàn bộ kế hoạch triển khai, tiến độ, chất lượng dịch vụ và ngân sách của từng chương trình.
• Phối hợp với Phòng Kinh doanh, Kế hoạch Sáng tạo và các bộ phận liên quan để xây dựng phương án triển khai tối ưu.
• Trực tiếp chỉ đạo hoặc tham gia điều hành các chương trình trọng điểm, khách hàng VIP hoặc dự án có quy mô lớn.
• Đảm bảo toàn bộ chương trình được triển khai đúng quy trình, đúng cam kết với khách hàng và đạt tiêu chuẩn dịch vụ của HBG.

Quản lý nhà cung cấp và tối ưu chi phí

• Xây dựng và phát triển hệ thống nhà cung cấp trên toàn quốc.
• Thiết lập tiêu chuẩn đánh giá, lựa chọn và xếp hạng nhà cung cấp.
• Đàm phán giá, điều kiện hợp tác và công nợ nhằm tối ưu chi phí, nâng cao hiệu quả kinh doanh.
• Kiểm soát chất lượng dịch vụ của nhà cung cấp trước, trong và sau chương trình.
• Định kỳ rà soát, cập nhật cơ sở dữ liệu giá dịch vụ, khách sạn, vận chuyển, thiết bị, nhân sự và các dịch vụ liên quan.

Quản lý tài chính và hồ sơ

• Kiểm soát chi phí triển khai, đảm bảo đúng ngân sách đã được phê duyệt.
• Kiểm tra, phê duyệt hồ sơ tạm ứng, thanh toán, quyết toán và chứng từ theo quy định.
• Kiểm soát tiến độ thu hồi hóa đơn, chứng từ và công nợ nhà cung cấp.
• Phân tích chi phí, đề xuất giải pháp tiết kiệm và nâng cao hiệu quả sử dụng ngân sách.

Quản trị rủi ro và chất lượng dịch vụ

• Xây dựng các phương án dự phòng nhằm hạn chế rủi ro trong quá trình triển khai.
• Kiểm soát chất lượng dịch vụ tại tất cả các điểm triển khai.
• Tiếp nhận và xử lý các sự cố phát sinh trong quá trình thực hiện chương trình.
• Phân tích nguyên nhân, đưa ra giải pháp khắc phục và cải tiến quy trình sau mỗi dự án.

Phối hợp liên phòng ban

• Là đầu mối phối hợp giữa Logistics với các phòng Kinh doanh, Kế hoạch Sáng tạo, Thiết kế, Marketing, Tài chính - Kế toán và các bộ phận khác.
• Tham gia tư vấn phương án triển khai ngay từ giai đoạn xây dựng proposal nhằm đảm bảo tính khả thi.
• Hỗ trợ Phòng Kinh doanh trong các buổi làm việc, thuyết trình với khách hàng khi cần.

Yêu cầu ứng viên

• Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành Quản trị Du lịch, Quản trị Kinh doanh, Logistics, Tổ chức sự kiện hoặc các ngành liên quan.
• Có tối thiểu 05 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực điều hành sự kiện, hội nghị, MICE hoặc du lịch.
• Có ít nhất 02 năm kinh nghiệm ở vị trí quản lý đội ngũ điều hành hoặc vị trí tương đương.
• Tiếng anh giao tiếp tốt
• Am hiểu quy trình tổ chức sự kiện, hội nghị, tour và quản trị logistics.
• Có mạng lưới nhà cung cấp đa dạng là một lợi thế.
• Có kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức và quản trị vận hành.
• Có kỹ năng quản lý nhân sự, đào tạo và phát triển đội ngũ.
• Có kỹ năng đàm phán, giải quyết vấn đề và xử lý khủng hoảng.
• Thành thạo Microsoft Office; ưu tiên biết sử dụng các phần mềm quản lý dự án và công cụ quản trị công việc.
• Chịu được áp lực cao, sẵn sàng đi công tác và làm việc ngoài giờ khi có chương trình.

Quyền lợi được hưởng

• Mức lương : (thỏa thuận theo năng lực)
• Thưởng các ngày Lễ, Tết.
• BHYT, BHXH, các quyền lợi cơ bản khác của người lao động.
• Được đào tạo các kỹ năng chuyên môn và các kỹ năng khác liên quan đến công việc.
• Cơ hội thăng tiến và phát triển nghề nghiệp cao.
• Du lịch hàng năm và có cơ hội tham gia khảo sát, hội chợ, các tour của công ty.