Trưởng Nhóm Thư Ký Vpct

1. Mục tiêu công việc

Tham mưu, hỗ trợ Chủ tịch trong công tác điều hành, quản lý lịch trình và kiểm soát thực hiện các nhiệm vụ được giao; tổ chức, dẫn dắt đội ngũ thư ký đảm bảo công việc của Chủ tịch được triển khai hiệu quả, kịp thời, chính xác và bảo mật.

2. Nhiệm vụ chính

A. Quản lý và điều phối đội ngũ thư ký

• Xây dựng cơ cấu công việc, phân công nhiệm vụ cho các thư ký theo từng lĩnh vực phụ trách.

• Điều phối, giám sát và đánh giá hiệu quả làm việc của đội ngũ thư ký.

• Đào tạo, hướng dẫn và phát triển năng lực chuyên môn cho nhân sự trong nhóm.

• Thiết lập quy trình làm việc, cơ chế báo cáo và phối hợp giữa Văn phòng Chủ tịch với các đơn vị trong Tập đoàn.

B. Quản lý lịch trình và công việc của Chủ tịch

• Chủ động xây dựng, sắp xếp và kiểm soát lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác của Chủ tịch.

• Điều phối các đầu việc phát sinh, đảm bảo tối ưu thời gian và hiệu quả làm việc của Chủ tịch.

• Kiểm soát các cuộc họp, chương trình làm việc, sự kiện có sự tham gia của Chủ tịch.

• Chuẩn bị tài liệu, hồ sơ, báo cáo phục vụ công tác điều hành và ra quyết định.

C. Theo dõi và kiểm soát việc thực hiện chỉ đạo của Chủ tịch

• Tiếp nhận, phân loại và triển khai các chỉ đạo của Chủ tịch tới các đơn vị liên quan.

• Giao nhiệm vụ cho các thư ký theo từng mảng công việc để theo dõi, đôn đốc và tổng hợp kết quả thực hiện.

• Kiểm soát tiến độ, chất lượng và thời hạn hoàn thành các nhiệm vụ được giao.

• Tổng hợp, báo cáo Chủ tịch về tình hình thực hiện các chỉ đạo, các vấn đề tồn đọng hoặc rủi ro phát sinh.

D. Công tác tham mưu và hỗ trợ điều hành

• Tham gia nghiên cứu, tổng hợp thông tin phục vụ công tác quản trị và điều hành của Chủ tịch.

• Đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý, điều phối công việc và kiểm soát tiến độ.

• Hỗ trợ Chủ tịch trong công tác đối nội, đối ngoại và làm việc với các đối tác, cơ quan quản lý nhà nước.

• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Chủ tịch.

3. Yêu cầu năng lực

Trình độ

• Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị kinh doanh, Luật, Kinh tế, Hành chính, Ngoại thương hoặc các chuyên ngành liên quan.

• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc tại các Tập đoàn Bất động sản, Hạ tầng hoặc Chủ đầu tư quy mô lớn.

Kinh nghiệm

• Tối thiểu 08 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Thư ký, Trợ lý điều hành hoặc Văn phòng lãnh đạo.

• Tối thiểu 03 năm kinh nghiệm quản lý đội nhóm từ 03 nhân sự trở lên.

• Có kinh nghiệm hỗ trợ trực tiếp Chủ tịch, Tổng Giám đốc hoặc Ban Điều hành cấp cao.

• Ưu tiên ứng viên từng làm Chánh

Yêu cầu công việc

3. Yêu cầu năng lực

Trình độ

• Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị kinh doanh, Luật, Kinh tế, Hành chính, Ngoại thương hoặc các chuyên ngành liên quan.

• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc tại các Tập đoàn Bất động sản, Hạ tầng hoặc Chủ đầu tư quy mô lớn.

Kinh nghiệm

• Tối thiểu 08 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Thư ký, Trợ lý điều hành hoặc Văn phòng lãnh đạo.

• Tối thiểu 03 năm kinh nghiệm quản lý đội nhóm từ 03 nhân sự trở lên.

• Có kinh nghiệm hỗ trợ trực tiếp Chủ tịch, Tổng Giám đốc hoặc Ban Điều hành cấp cao.

• Ưu tiên ứng viên từng làm Chánh Văn phòng, Trưởng nhóm Thư ký Chủ tịch, Trợ lý Chủ tịch hoặc Trợ lý TGĐ tại các Chủ đầu tư Bất động sản/Tập đoàn đa ngành có quy mô từ 500 nhân sự trở lên.

Kỹ năng

• Kỹ năng tổ chức, quản lý và điều phối công việc xuất sắc.

• Kỹ năng quản trị tiến độ, theo dõi và kiểm soát thực hiện công việc.

• Kỹ năng giao tiếp, đàm phán và xử lý tình huống tốt.

• Kỹ năng tổng hợp, phân tích, báo cáo và tham mưu.

• Thành thạo tin học văn phòng và các công cụ quản lý công việc.

4. Phẩm chất cá nhân

• Tư duy sắc sảo, nhạy bén và chủ động.

• Khả năng chịu áp lực công việc cao.

• Tính kỷ luật, trách nhiệm và bảo mật tuyệt đối.

• Có khả năng dẫn dắt đội nhóm, tạo ảnh hưởng và thúc đẩy nhân sự hoàn thành mục tiêu.

• Tác phong chuyên nghiệp, quyết đoán và linh hoạt trong xử lý công việc.

Quyền lợi

• Thưởng: Thưởng tiến độ dự án
• Chăm sóc sức khoẻ: Đóng BHXH, BHTN theo quy định nhà nước
• Nghỉ phép có lương: Cơ chế thăng tiến rõ ràng