Trưởng Nhóm Mua Hàng (Purchasing Leader)

1. Quản lý kế hoạch và triển khai mua hàng

• Phân tích nhu cầu mua hàng (PR), tồn kho, kế hoạch kinh doanh để xây dựng kế hoạch mua hàng phù hợp;
• Lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán giá, điều khoản thương mại, điều kiện giao hàng (Incoterms);
• Đảm bảo các đơn đặt hàng (PO) được thực hiện đúng tiến độ, chính xác và hiệu quả;
• Theo dõi và kiểm soát tiến độ giao hàng nhằm đáp ứng yêu cầu của khách hàng và bộ phận kinh doanh.

2. Quản lý nhà cung cấp

• Tìm kiếm, lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu công ty.
• Thương lượng giá cả, thời gian giao hàng, số lượng tối thiểu và các điều khoản mua hàng.
• Duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp để đảm bảo nguồn hàng ổn định.
• Theo dõi và đánh giá định kỳ về giá, chất lượng, tiến độ giao hàng của nhà cung cấp.
• Phối hợp xử lý các vấn đề phát sinh như giao hàng trễ, thiếu hàng hoặc chất lượng không đạt.

3. Quản lý đơn hàng mua và hợp đồng

• Lập kế hoạch mua hàng dựa trên nhu cầu kinh doanh và tồn kho.
• Theo dõi và kiểm soát toàn bộ quá trình đặt hàng từ khi tạo đơn đến khi hàng về kho.
• Soạn thảo, quản lý và theo dõi việc thực hiện hợp đồng mua hàng.
• Kiểm soát tiến độ giao hàng, xử lý các trường hợp chậm giao hoặc thay đổi lịch.
• Phối hợp với các bộ phận liên quan để đảm bảo hàng hóa được cung ứng đúng thời gian và số lượng.

4. Quản lý tồn kho & Backlog

• Theo dõi, báo cáo tình trạng tồn kho và đơn hàng chưa giao (Backlog Order);
• Đảm bảo cân đối giữa tồn kho và nhu cầu bán hàng, hạn chế tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt;
• Phối hợp với kho để tối ưu lưu trữ và luân chuyển hàng hóa;
• Đề xuất kế hoạch nhập hàng phù hợp với chiến lược kinh doanh.

5. Quản lý vận chuyển & xuất nhập khẩu

• Lựa chọn phương thức vận chuyển tối ưu (chi phí – thời gian);
• Phối hợp với forwarder, hãng vận chuyển và hải quan để đảm bảo thông quan đúng tiến độ;
• Kiểm tra và chuẩn bị đầy đủ chứng từ xuất nhập khẩu;
• Đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý liên quan đến xuất nhập khẩu.

6. Quản lý chi phí mua hàng

• Kiểm soát ngân sách mua hàng theo kế hoạch được phê duyệt;
• Phân tích và tối ưu chi phí logistics, vận chuyển, lưu kho;
• Đề xuất giải pháp tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo chất lượng và tiến độ;
• Theo dõi các KPI về chi phí và hiệu quả mua hàng.

7. Quản lý & phát triển đội ngũ

• Phân công, giám sát và đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên mua hàng;
• Đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ và nâng cao năng lực đội ngũ;
• Xây dựng quy trình, cải tiến hoạt động mua hàng nhằm nâng cao hiệu suất.

[English below]

1. Procurement Planning & Execution

• Analyze purchase requests (PR), inventory levels, and sales forecasts to develop effective procurement plans;
• Source, evaluate, and select suppliers while negotiating pricing, commercial terms, and delivery conditions (Incoterms);
• Ensure all purchase orders (POs) are executed accurately, efficiently, and in a timely manner;
• Monitor order status and ensure on-time delivery to meet business and customer requirements.

2. Supplier Management

• Identify, evaluate, and select qualified suppliers that meet the company’s business requirements.
• Negotiate pricing, lead time, minimum order quantity (MOQ), and commercial terms to ensure cost efficiency.
• Develop and maintain strong relationships with suppliers to secure stable and reliable supply sources.
• Monitor and evaluate supplier performance regularly in terms of pricing, quality, delivery timeline, and responsiveness.
• Coordinate with suppliers to resolve issues such as delivery delays, shortages, or quality concerns.

3. Purchase Order Management

• Develop purchasing plans based on business demand forecasts and inventory levels.
• Manage and monitor the end-to-end purchasing process, from purchase order creation to goods receipt.
• Prepare, review, and manage purchase contracts, ensuring compliance with agreed terms and conditions.
• Track delivery schedules and proactively handle issues such as delays or changes in shipment plans.
• Collaborate with internal teams (Sales, Warehouse, Finance) to ensure timely and accurate supply of goods.

4. Inventory & Backlog Control

• Monitor inventory levels and backlog orders to ensure optimal stock availability;
• Balance supply and demand to avoid overstocking or stock shortages;
• Collaborate with warehouse teams to optimize inventory turnover and storage efficiency;
• Provide recommendations on procurement strategies aligned with business objectives.

5. Logistics & Import/Export Coordination

• Select appropriate transportation methods balancing cost and lead time;
• Coordinate with forwarders, carriers, and customs brokers to ensure timely clearance and delivery;