Trưởng Nhóm Mua Hàng (Procurement Lead) Tại UpBase_Tech-Driven Ecommerce Enabler

Mục Tiêu Vị Trí

• Phối hợp với Operation để xây dựng và vận hành hệ thống mua hàng tập trung tại UpBase.
• Chuẩn hóa quy trình mua hàng, phê duyệt, vendor management, nghiệm thu và phối hợp thanh toán.
• Đảm bảo các phòng ban tuân thủ quy trình mua hàng.
• Tối ưu chi phí thông qua so sánh báo giá, đàm phán, quản lý vendor và kiểm soát nhu cầu.
• Thiết lập database nhà cung cấp và cơ chế đánh giá vendor định kỳ.
• Đảm bảo hồ sơ mua hàng đầy đủ, minh bạch và audit được.
• Hỗ trợ Finance kiểm soát công nợ, committed cost, chứng từ và thanh toán.
• Tạo nền tảng procurement scalable cho công ty đang tăng trưởng.

Trách Nhiệm Chính

1. Xây Dựng Quy Trình Và Hệ Thống Procurement

• Xây dựng SOP mua hàng end-to-end từ Purchase Request, vendor sourcing, báo giá, phê duyệt, PO/hợp đồng, giao nhận, nghiệm thu đến hồ sơ thanh toán.
• Thiết lập form, checklist, template và luồng phê duyệt theo giá trị/loại mua hàng.
• Xây dựng cơ chế quản trị ngoại lệ: mua gấp, vendor chỉ định, vượt ngân sách, thiếu báo giá, phát sinh chi phí ngoài kế hoạch.
• Chuẩn hóa dữ liệu mua hàng, mã request, mã vendor, trạng thái đơn mua, trạng thái nghiệm thu và trạng thái thanh toán.
• Xây dựng báo cáo procurement định kỳ phục vụ quản trị chi phí và ra quyết định.

2. Quản Lý Và Kiểm Soát Tuân Thủ Quy Trình

• Kiểm tra việc các phòng ban tạo request đầy đủ trước khi mua.
• Đảm bảo không phát sinh chi phí trước khi có phê duyệt theo phân quyền.
• Theo dõi các trường hợp mua ngoài quy trình và phối hợp xử lý.
• Audit hồ sơ mua hàng định kỳ.
• Đào tạo, hướng dẫn các phòng ban sử dụng quy trình procurement.
• Phối hợp với Finance/Ops để thiết lập cơ chế kiểm soát, cảnh báo và xử lý vi phạm quy trình.

3. Quản Lý Nhà Cung Cấp

• Tìm kiếm, đánh giá, lựa chọn và xây dựng database nhà cung cấp.
• Phân loại vendor theo nhóm: media/KOL/KOC, content production, fulfillment materials, logistics, software, thiết bị, dịch vụ vận hành, hàng hóa outright.
• Đánh giá vendor theo giá, chất lượng, SLA, chứng từ, năng lực triển khai, điều khoản thanh toán và mức độ hợp tác.
• Xây dựng danh sách preferred vendor, approved vendor, watchlist, blacklist.
• Đàm phán giá, điều khoản thanh toán, SLA, cam kết chất lượng và điều kiện nghiệm thu.
• Theo dõi hiệu quả vendor sau từng đơn hàng/dự án và cập nhật xếp hạng định kỳ.

4. Tối Ưu Chi Phí Và Kiểm Soát Ngân Sách

• Lấy báo giá, so sánh báo giá và đề xuất phương án mua tối ưu.
• Phối hợp Finance kiểm tra ngân sách, committed cost và điều kiện thanh toán.
• Theo dõi budget variance, cost saving, cost avoidance.
• Phát hiện các nhóm chi phí có thể chuẩn hóa, gom mua, đàm phán lại hoặc thay vendor.
• Đảm bảo mua đúng nhu cầu, tránh mua gấp, mua thừa, mua sai hoặc mua ngoài ngân sách.
• Đề xuất các chính sách mua hàng giúp công ty kiểm soát chi phí tốt hơn khi mở rộng quy mô.

5. Quản Lý Mua Hàng, Nhập Hàng, Nghiệm Thu Và Hồ Sơ Thanh Toán

• Theo dõi PO/booking/hợp đồng và tiến độ giao hàng/dịch vụ.
• Phối hợp Fulfillment/Kho hoặc bộ phận sử dụng để nhận hàng, nhập hàng, kiểm tra chất lượng và nghiệm thu.
• Đảm bảo hồ sơ thanh toán đầy đủ: request, báo giá, phê duyệt, PO/hợp đồng, biên bản nghiệm thu, hóa đơn/chứng từ.
• Phối hợp Finance xử lý công nợ, thanh toán, đối soát với vendor.
• Theo dõi trạng thái thanh toán và phản hồi vendor khi cần.
• Xử lý các trường hợp hàng hóa/dịch vụ không đạt tiêu chuẩn, vendor giao trễ, thiếu chứng từ hoặc phát sinh tranh chấp.

6. Báo Cáo Và Cải Tiến Procurement

• Xây dựng báo cáo mua hàng định kỳ: request, spend, vendor, budget variance, cost saving, công nợ, SLA vendor, lỗi hồ sơ.
• Phân tích dữ liệu mua hàng để đề xuất cải tiến quy trình và tối ưu chi phí.
• Đề xuất công cụ hoặc số hóa workflow mua hàng khi cần.
• Cập nhật SOP, form, checklist, vendor database và payment checklist định kỳ.
• Phối hợp với các phòng ban để cải thiện trải nghiệm nội bộ khi sử dụng dịch vụ mua hàng.

Yêu cầu ứng viên

1. Trải nghiệm cần có

• Có trên 3 năm kinh nghiệm trong mua hàng, procurement, admin purchasing hoặc vendor management.
• Ưu tiên ứng viên từng làm trong ecommerce, retail, logistics, agency, media, production, fulfillment hoặc môi trường nhiều phòng ban.
• Có kinh nghiệm xây dựng hoặc vận hành quy trình mua hàng, vendor management, báo giá, phê duyệt, PO, nghiệm thu, thanh toán.
• Có kinh nghiệm làm việc với Finance và các bộ phận sử dụng dịch vụ/hàng hóa.
• Có kinh nghiệm kiểm soát hồ sơ mua hàng, chứng từ, công nợ hoặc quy trình thanh toán là lợi thế.

2. Năng Lực Chuyên Môn

• Hiểu quy trình procurement end-to-end.
• Có khả năng xây SOP, form, checklist, bảng so sánh báo giá, vendor database, payment checklist.
• Có kỹ năng đàm phán, so sánh báo giá và tối ưu chi phí.