Tuyển dụng Trưởng Nhóm Hành Chính tại Hà Nội

1 VĂN THƯ/LƯU TRỮ/ĐÓNG DẤU

1.1 Văn thư/Lưu trữ/Đóng dấu

Kiểm soát việc rà soát và cập nhật danh sách chữ ký số, chữ ký chính, chữ kỹ nháy.

Kiểm soát việc thực hiện Eoffice, ký số doanh nghiệp và xuất báo cáo Eoffice theo quy định.

Kiểm soát việc đóng dấu mộc tươi.

Kiểm soát việc thực hiện công văn đi/công văn đến.

Kiểm soát việc thực hiện lưu trữ các bản gốc đóng dấu, dọn dẹp sắp xếp các kho tài liệu lưu trữ do hành chính quản lý

Kiểm soát việc phát hành văn bản (nhận yêu cầu và kiểm tra các tài liệu cần phát hành đảm bảo đúng cẩm nang quy định quy chế, đúng cẩm

nang phân quyền).

2 HÀNH CHÍNH DỊCH VỤ VĂN PHÒNG

Quản lý Cơ sở vật chất văn phòng làm việc của HO.

Sắp xếp, điều chỉnh layout tổng thể chỗ ngồi cho các bộ phận trong văn phòng khi có thay đổi.

Kiểm soát việc đặt công tác cho Cán bộ lãnh đạo/ Cán bộ nhân viên (Vé máy bay, khách sạn, xe di chuyển…).

Kiểm soát việc thực hiện các dịch vụ hành chính khác như:

+ Nhận thư Chuyển phát nhanh

+ Đặt phòng họp

+ Đăng ký/thay đổi thông tin thẻ xe cho Cán bộ nhân viên

+ Quản lý và thanh toán thẻ taxi

+ Đặt Name Card

+ Trực tổng đài điện thoại

Kiểm soát việc thanh toán các chi phí văn phòng, đảm bảo đúng Ngân sách đã được lập.

3 HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP

Cẩm nang thông tin:

+ Kiểm soát việc upload tài liệu của bộ phận lên Cẩm nang thông tin

+ Rà soát việc lưu trữ của bộ phận trên Cẩm nang thông tin, trên Dataroom

+ Rà soát/cập nhật văn bản trên Cẩm nang Quy định quy chế theo chỉ đạo và Phê duyệt của Cán bộ lãnh đạo

Kiểm soát việc kiểm kê tài sản và thanh lý tài sản của bộ phận.

Phối hợp thực hiện, triển khai các dự án, chương trình, chiến dịch của công ty.

Thực hiện các báo cáo theo yêu cầu của Cán bộ lãnh đạo

Thực hiện các việc phát sinh theo thực tế khác.

Tốt nghiệp Đại học trở lên, ưu tiên chuyên ngành Hành chính, Văn thư – Lưu trữ, Quản trị văn phòng, Luật hoặc các chuyên ngành liên quan.

Có từ 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Hành chính, Văn thư – Lưu trữ; ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm quản lý/kiểm soát công việc hành chính tại doanh nghiệp quy mô lớn.

Am hiểu và có kinh nghiệm thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, quản lý và phát hành văn bản, quản lý con dấu, chữ ký số.

Có kinh ng

Yêu cầu công việc

Tốt nghiệp Đại học trở lên, ưu tiên chuyên ngành Hành chính, Văn thư – Lưu trữ, Quản trị văn phòng, Luật hoặc các chuyên ngành liên quan.

Có từ 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Hành chính, Văn thư – Lưu trữ; ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm quản lý/kiểm soát công việc hành chính tại doanh nghiệp quy mô lớn.

Am hiểu và có kinh nghiệm thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, quản lý và phát hành văn bản, quản lý con dấu, chữ ký số.

Có kinh nghiệm quản lý dịch vụ hành chính văn phòng, cơ sở vật chất, công tác, tài sản và chi phí văn phòng.

Có khả năng kiểm soát, rà soát và tổ chức công việc chặt chẽ; chủ động theo dõi tiến độ và đảm bảo tuân thủ quy định.

Thành thạo Microsoft Office và các hệ thống/phần mềm quản lý văn bản, lưu trữ điện tử.

Kỹ năng tổ chức, phối hợp, giao tiếp và xử lý tình huống tốt.

Cẩn thận, trách nhiệm, bảo mật thông tin, có tinh thần dịch vụ và hỗ trợ các đơn vị/bộ phận.

Quyền lợi

• Thưởng: Lương tháng 13
  Thưởng hoa hồng doanh thu
• Căn-tin: Phụ cấp ăn trưa
• Khác: Ưu đãi khi sử dụng dịch vụ của Vingroup