Trợ Lý Xuất Bản

1. MỤC TIÊU CÔNG VIỆC

Thư ký Xuất bản là người hỗ trợ Ban Lãnh đạo và Ban Biên tập trong việc điều phối, quản lý và theo dõi toàn bộ quy trình xuất bản sách từ khi tiếp nhận bản thảo đến khi sách được phát hành; đảm bảo tiến độ, hồ sơ pháp lý và sự phối hợp hiệu quả giữa các phòng ban cũng như đối tác.

2. MÔ TẢ CÔNG VIỆC

A. Điều phối quy trình xuất bản

• Tiếp nhận, quản lý và lưu trữ hồ sơ bản thảo.
• Theo dõi tiến độ từng đầu sách trong toàn bộ quy trình xuất bản.
• Phối hợp với Ban Biên tập, Thiết kế, Marketing, In ấn và Phát hành để đảm bảo đúng kế hoạch.
• Cập nhật timeline xuất bản và báo cáo tiến độ định kỳ.
• Nhắc việc, theo dõi deadline của các bộ phận liên quan.

B. Hỗ trợ hồ sơ pháp lý xuất bản

• Chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép xuất bản theo quy định.
• Theo dõi tình trạng hồ sơ với Nhà xuất bản và các cơ quan liên quan.
• Quản lý hợp đồng tác giả, hợp đồng liên kết xuất bản và các văn bản hành chính.
• Lưu trữ hồ sơ xuất bản khoa học, đầy đủ và bảo mật.

C. Hỗ trợ Ban Lãnh đạo

• Sắp xếp lịch họp, lịch làm việc và lịch công tác.
• Chuẩn bị tài liệu, biên bản cuộc họp.
• Theo dõi việc thực hiện các đầu việc sau cuộc họp.
• Hỗ trợ soạn thảo văn bản, công văn, báo cáo và thư từ đối ngoại.

D. Quản lý dữ liệu xuất bản

• Cập nhật danh mục đầu sách.
• Quản lý cơ sở dữ liệu tác giả, dịch giả, cộng tác viên.
• Theo dõi số lượng ISBN, giấy phép, hợp đồng và các tài liệu liên quan.
• Quản lý dữ liệu trên hệ thống nội bộ theo quy định.

E. Phối hợp truyền thông và phát hành

• Hỗ trợ chuẩn bị thông tin sách cho Marketing.
• Phối hợp cung cấp dữ liệu cho các chiến dịch truyền thông.
• Theo dõi lịch phát hành và hỗ trợ công tác ra mắt sách.

F. Thực hiện các công việc khác

• Thực hiện các nhiệm vụ theo phân công của Ban Giám đốc và Ban Điều hành.
• Tham gia các dự án phát triển quy trình và nâng cao chất lượng hoạt động xuất bản.

Yêu cầu ứng viên

3. YÊU CẦU ỨNG VIÊN

Trình độ

• Tốt nghiệp Đại học trở lên.
• Ưu tiên các chuyên ngành:
  • Xuất bản
  • Báo chí
  • Truyền thông
  • Ngữ văn
  • Luật
  • Quản trị kinh doanh
  • Hành chính văn phòng hoặc các ngành liên quan.

Kinh nghiệm

• Có từ 01 năm kinh nghiệm ở vị trí Thư ký, Trợ lý, Hành chính hoặc trong lĩnh vực xuất bản là một lợi thế.
• Chấp nhận đào tạo đối với ứng viên mới tốt nghiệp có năng lực và tinh thần học hỏi tốt.

Kiến thức

• Hiểu biết cơ bản về quy trình xuất bản sách.
• Có kiến thức về hồ sơ hành chính và lưu trữ văn bản.
• Biết sử dụng Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Có khả năng sử dụng các công cụ AI hỗ trợ công việc (ChatGPT, Microsoft Copilot, Gemini hoặc các nền tảng tương đương) là một lợi thế.

Kỹ năng

• Kỹ năng tổ chức và điều phối công việc tốt.
• Kỹ năng lập kế hoạch và quản lý tiến độ.
• Kỹ năng giao tiếp và phối hợp với nhiều bộ phận.
• Kỹ năng tổng hợp thông tin và soạn thảo văn bản.
• Cẩn thận, chính xác và có tinh thần trách nhiệm cao.
• Có khả năng xử lý nhiều đầu việc cùng lúc.

Phẩm chất

• Trung thực, trách nhiệm và chủ động.
• Yêu thích sách và lĩnh vực xuất bản.
• Tư duy logic, học hỏi nhanh.
• Có khả năng làm việc dưới áp lực tiến độ.
• Tinh thần hợp tác và làm việc nhóm tốt.

Quyền lợi được hưởng

4. QUYỀN LỢI

• Thu nhập: 12.000.000 – 15.000.000 VNĐ/tháng, xét điều chỉnh theo năng lực và kết quả công việc.
• Thưởng theo hiệu quả công việc và chính sách của Công ty.
• Được tham gia BHXH, BHYT, BHTN theo quy định.
• Nghỉ lễ, Tết, phép năm theo quy định của pháp luật.
• Được đào tạo về nghiệp vụ xuất bản, quản trị dự án và ứng dụng AI trong công việc.
• Được làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, sáng tạo và yêu sách.
• Có cơ hội phát triển lên các vị trí Trợ lý Điều hành, Điều phối Xuất bản hoặc Quản lý Dự án Xuất bản.