Trợ Lý Vận Hành CEO

1. Trợ lý vận hành:

- Hỗ trợ Tổng Giám đốc, Tổng Trợ lý trong các công việc hằng ngày.

- Chịu trách nhiệm quản lý tiến độ làm việc, tiến độ dự án của các phòng ban và báo cáo kết quả với Tổng Giám đốc.

- Nhận trình ký, công văn, tài liệu hằng ngày theo yêu cầu của các cá nhân, Phòng/Ban/Công ty thành viên và đảm bảo tuân thủ quy trình trình ký.

- Soạn thảo và lưu trữ công văn, tài liệu, giấy tờ theo yêu cầu của Tổng Giám đốc.

- Chuyển các thông tin, công văn, thư từ đến Tổng Giám đốc nhanh chóng và kịp thời.

- Thống kê, lập lịch công tác, lịch làm việc cho Tổng Giám đốc với đối tác, khách hàng và nội bộ; đồng thời thông báo lịch làm việc của Tổng Giám đốc đến các cá nhân, phòng ban có liên quan.

- Đặt vé máy bay, chuẩn bị hậu cần, hồ sơ; phụ trách các phần việc phát sinh khi Tổng Giám đốc đi công tác hoặc đi công tác cùng Tổng Giám đốc.

- Tổ chức, theo dõi, chuyển thông tin, đôn đốc các Phòng/Ban/Công ty thành viên/Chi nhánh/Bộ phận thực hiện theo chỉ đạo của Tổng Giám đốc.

- Đón tiếp khách hàng, đối tác trong và ngoài nước của Tổng Giám đốc.

- Lập biên bản cuộc họp theo chỉ định của Tổng Giám đốc.

- Tổ chức, điều phối, chuẩn bị và tham gia các cuộc họp, hội thảo, sự kiện.

- Hỗ trợ Tổng Giám đốc trong các quan hệ đối nội và đối ngoại khi cần thiết; chăm sóc khách hàng, đối tác (gửi quà, hoa vào các dịp lễ, kỷ niệm...).

- Chỉ đạo công tác vệ sinh, đảm bảo mỹ quan cho phòng Tổng Giám đốc.

- Hỗ trợ các bộ phận xử lý những công việc phát sinh hằng ngày, đảm bảo tiến độ công việc.

2. Báo cáo:

- Thực hiện công tác báo cáo và các công việc khác theo chỉ đạo của Tổng Giám đốc và Tổng Trợ lý.

- Tổ chức, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện báo cáo, kế hoạch định kỳ của các Phòng/Ban/Vị trí; tổng hợp báo cáo trình Tổng Giám đốc và Tổng Trợ lý.

YÊU CẦU:

3.1. Tuân thủ quy định công ty

- Được đào tạo hội nhập, hiểu rõ về công ty và tuân thủ các quy định, quy chế của công ty.

- Có suy nghĩ tích cực, ý thức trách nhiệm và gương mẫu trong việc thực thi quy định.

- Phổ biến và lan tỏa tinh thần tích cực đến toàn thể nhân viên trong công ty.

3.2. Trình độ học vấn, chuyên môn và kinh nghiệm

- Trình độ học vấn: Cao đẳng trở lên.

- Ngoại ngữ: Tiếng Anh cơ bản; biết tiếng Nhật là một lợi thế.

- Có ít nhất 01 năm kinh nghiệm ở các vị trí liên quan như: Trợ lý,

Yêu cầu công việc

3.1. Tuân thủ quy định công ty

- Được đào tạo hội nhập, hiểu rõ về công ty và tuân thủ các quy định, quy chế của công ty.

- Có suy nghĩ tích cực, ý thức trách nhiệm và gương mẫu trong việc thực thi quy định.

- Phổ biến và lan tỏa tinh thần tích cực đến toàn thể nhân viên trong công ty.

3.2. Trình độ học vấn, chuyên môn và kinh nghiệm

- Trình độ học vấn: Cao đẳng trở lên.

- Ngoại ngữ: Tiếng Anh cơ bản; biết tiếng Nhật là một lợi thế.

- Có ít nhất 01 năm kinh nghiệm ở các vị trí liên quan như: Trợ lý, Hành chính, Lễ tân, Văn thư, Giao dịch viên,...

3.3. Kỹ năng

- Kỹ năng hoạch định cá nhân và quản lý thời gian.

- Kỹ năng triển khai và giám sát thực hiện.

- Kỹ năng chủ động giải quyết vấn đề.

- Kỹ năng giao tiếp.

- Kỹ năng thương lượng, đàm phán và thuyết phục.

- Kỹ năng lắng nghe.

- Linh hoạt trong xử lý tình huống và giải quyết vấn đề.

- Kỹ năng kiểm soát cảm xúc (Nhân – Tiết – Hòa).

- Sử dụng thành thạo vi tính văn phòng.

3.4. Tính cách, phẩm chất đạo đức

- Có tinh thần tập thể, hòa đồng và gắn kết.

- Trung thực, thẳng thắn.

- Có tinh thần trách nhiệm và tư duy tích cực.

- Cẩn trọng, chu đáo.

- Tác phong thanh lịch, giao tiếp tự tin, tư duy nhanh nhẹn.

- Hòa nhã, thân thiện, biết lắng nghe và chia sẻ.

3.5. Yêu cầu khác

Có sức khỏe tốt.

Không vướng các tệ nạn xã hội

Quyền lợi

• Thưởng: Thưởng Lễ Tết
  Thưởng KPI công việc
  Thưởng tháng 13
• Chăm sóc sức khoẻ: Chương trình chăm sóc sức khỏe cho nhân viên thâm niên bằng Bảo hiểm Sức khỏe
• Cơ hội du lịch: Du lịch hàng năm (trong và ngoài nước)
• Khác: Hưởng các chính sách phúc lợi theo quy định Công ty