Trợ Lý Vận Hành - Business Operations Assistant

1. Theo dõi hợp đồng và hồ sơ khách hàng

• Theo dõi tình trạng hợp đồng: soạn thảo, review, ký, đóng dấu, gửi khách hàng và lưu trữ.
• Quản lý các tài liệu như: báo giá, đề xuất, hợp đồng, phụ lục, biên bản nghiệm thu, biên bản bàn giao, invoice, công văn.
• Làm việc với khách hàng để nhắc hồ sơ, xin xác nhận, lấy chữ ký và nhận phản hồi.
• Phối hợp với kế toán, pháp chế, sale, PM để hoàn thiện bộ hồ sơ.
• Đảm bảo hồ sơ không bị thất lạc, sai version hoặc thiếu chữ ký.
   

2. Theo dõi công việc nội bộ

• Ghi nhận đầu việc từ Giám đốc và các cuộc họp.
• Lập danh sách công việc theo từng phòng ban/người phụ trách.
• Theo dõi deadline, cập nhật trạng thái và nhắc việc định kỳ.
• Tổng hợp báo cáo tiến độ ngắn gọn cho Giám đốc.
   

3. Giao tiếp và điều phối

• Làm việc với nhiều bên: Giám đốc, nhân sự nội bộ, khách hàng, đối tác, kế toán, hành chính.
• Viết email, tin nhắn, thông báo ngắn gọn và chuyên nghiệp.
• Lọc và tổng hợp thông tin quan trọng để báo cáo cho Giám đốc.
• Phân loại và ưu tiên công việc cần xử lý ngay hoặc cần xin ý kiến.

Yêu cầu ứng viên

1. Chân dung ứng viên phù hợp

• Có tinh thần trách nhiệm cao, theo sát công việc đến khi hoàn thành.
• Cẩn thận, chỉn chu, đặc biệt với hợp đồng, hồ sơ và giấy tờ khách hàng.
• Chủ động theo dõi tiến độ và nhắc việc.
• Giao tiếp khéo léo, mềm mỏng nhưng quyết liệt khi cần thiết.
• Có tư duy hệ thống, biết sắp xếp và quản lý nhiều đầu việc cùng lúc.
• Bảo mật thông tin tốt.
• Chịu được áp lực và xử lý linh hoạt các công việc phát sinh.

2. Kinh nghiệm

• Tốt nghiệp ĐH các chuyên ngành liên quan
• Từ 2 năm kinh nghiệm ở một trong các vị trí:
  • Trợ lý Giám đốc / Trợ lý Ban điều hành
  • Thư ký dự án / Project Coordinator
  • Sales Admin / Contract Admin
  • Operations Executive
  • Hành chính tổng hợp có kinh nghiệm xử lý hợp đồng, hồ sơ khách hàng
  • Account Executive / Customer Success có thế mạnh về giấy tờ và điều phối
• Ưu tiên ứng viên từng làm trong môi trường dịch vụ, công nghệ, outsourcing, tư vấn, dự án B2B hoặc doanh nghiệp có nhiều hợp đồng khách hàng.

3. Kỹ năng chuyên môn

• Thành thạo Word, Excel, Google Sheet.
• Biết quản lý file trên Google Drive/SharePoint/OneDrive.
• Có kinh nghiệm sử dụng Trello, Jira, Asana, Notion hoặc công cụ tương đương là lợi thế.
• Viết email chuyên nghiệp.
• Có khả năng đọc hiểu hợp đồng, phụ lục, báo giá, biên bản ở mức cơ bản.
• Có khả năng đọc hiểu email/tài liệu tiếng Anh là lợi thế.

4. Kỹ năng mềm

• Follow-up tốt.
• Giao tiếp rõ ràng.
• Quản lý thời gian hiệu quả.
• Sắp xếp thông tin logic.
• Chủ động xử lý vấn đề.
• Trung thực và có tinh thần bảo mật cao.

Quyền lợi được hưởng

• Mức lương: 12 – 15M Gross.
• Làm việc 7,5h/ngày từ thứ 2- thứ 6 (trưa nghỉ 1,5h)
• Xét tăng lương 2 lần/năm.
• Thưởng tháng 13, thưởng hiệu suất, thưởng các ngày lễ và quà sinh nhật.
• Tham gia BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi ký hợp đồng lao động chính thức.
• Lộ trình phát triển nghề nghiệp rõ ràng với các khóa đào tạo, workshop và hỗ trợ 100% chi phí thi chứng chỉ.
• Môi trường làm việc chuyên nghiệp, linh hoạt, đa quốc gia, cởi mở và hỗ trợ phát triển nhân sự.
• Ban lãnh đạo thường xuyên cập nhật chiến lược phát triển và cơ hội mới cho nhân sự.
• Không gian làm việc hiện đại với trang thiết bị và phần mềm mới nhất.
• Nhân viên và gia đình được quan tâm thông qua các hoạt động của Công đoàn công ty.