Trợ Lý Kinh Doanh (Sales Assistant / Sales Admin)

THÔNG TIN VỊ TRÍ

• Mức thu nhập: Lương cứng (10-15tr) + Thưởng KPIs

• Kinh nghiệm: Tối thiểu 01 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.

• Hình thức làm việc: Toàn thời gian cố định (Từ thứ 2 đến thứ 6 nghỉ T7, CN

• Địa điểm làm việc:

- VPHN: Số nhà 83 ngõ 2 Đường Hoàng Liệt, Phường Hoàng Liệt, TP. Hà Nội.

- VPHCM: Số 125/29 Nguyễn Văn Thương, Phường Thạnh Mỹ Tây, TP. Hồ Chí Minh

MÔ TẢ CÔNG VIỆC (JOB DESCRIPTION)

1. Tiếp nhận & Xử lý thông tin đơn hàng:

• Tiếp nhận thông tin nhu cầu, yêu cầu báo giá từ bộ phận Kinh doanh hoặc trực tiếp từ khách hàng (Nhà máy Dược, Thực phẩm, Viện nghiên cứu, Trung tâm kiểm nghiệm...).

• Thực hiện lên báo giá, dự thảo hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng và các văn bản thương mại liên quan.

• Đóng vai trò cầu nối thông tin, phối hợp chặt chẽ với bộ phận Mua hàng (Purchasing) và Kho vận để kiểm tra tồn kho, theo dõi lịch hàng về và đốc thúc tiến độ giao hàng.

2. Quản lý, kiểm soát tiến độ và hoàn thiện hồ sơ:

• Theo dõi sát sao tiến độ thực hiện của từng đơn hàng từ lúc phát sinh báo giá cho đến khi giao hàng thành công và nghiệm thu.

• Chuẩn bị và hoàn thiện bộ chứng từ đi kèm hàng hóa

• Theo dõi, đối chiếu và quản lý chi tiết công nợ của các khách hàng được phân công; nhắc nhở và phối hợp với Kinh doanh để đôn đốc thu hồi công nợ đúng hạn.

• Hoàn thiện hồ sơ thanh quyết toán theo quy trình kiểm soát của công ty và yêu cầu của hệ thống kế toán phía khách hàng.

3. Phối hợp thực hiện Hồ sơ đấu thầu:

• Hỗ trợ đội ngũ Kinh doanh tìm kiếm, mua và nghiên cứu Hồ sơ mời thầu (HSMT) từ hệ thống Mạng đấu thầu quốc gia hoặc thầu chỉ định.

• Chịu trách nhiệm chuẩn bị, sắp xếp và hoàn thiện Hồ sơ dự thầu (HSDT) bao gồm: Hồ sơ năng lực pháp lý của công ty, bảng kê giá thầu và hồ sơ kỹ thuật của hàng hóa đáp ứng yêu cầu thầu.

• Theo dõi kết quả thầu và hoàn thiện thủ tục ký kết hợp đồng sau khi trúng thầu.

4. Công tác lưu trữ & Báo cáo:

• Lưu trữ khoa học, bảo mật hệ thống dữ liệu khách hàng, hợp đồng, báo giá và hồ sơ thầu (bản cứng và bản mềm).

• Thực hiện các báo cáo doanh số, tiến độ đơn hàng và công nợ định kỳ theo yêu cầu của Quản lý trực tiếp.

• Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học khối ngành Kinh tế, Kế toán, Quản trị kinh doanh hoặc các ngành Kỹ thuật/Công nghệ: Hóa học, Hóa phân tích, Dược học, Sinh học, Công nghệ thực phẩm (Ứng viên có nền tảng chuyên môn để đọc hiểu tên hóa chất và thông số kỹ thuật cơ bản là một lợi thế lớn).

• Kinh nghiệm: Tối thiểu 01 năm kinh nghiệm tại vị trí Sales Admin, Trợ lý kinh doanh hoặc Nhân viên làm hồ sơ thầu. Ưu tiên ứng viên từng làm việc trong ngành vật tư y tế, thiết bị khoa học kỹ thuật, hóa chất hoặc dược phẩm.

• Kỹ năng:

o Sử dụng thành thạo Tin học văn phòng, đặc biệt là Excel (phục vụ quản lý công nợ, bảng dữ liệu, bảng kê gi

Yêu cầu công việc

• Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học khối ngành Kinh tế, Kế toán, Quản trị kinh doanh hoặc các ngành Kỹ thuật/Công nghệ: Hóa học, Hóa phân tích, Dược học, Sinh học, Công nghệ thực phẩm (Ứng viên có nền tảng chuyên môn để đọc hiểu tên hóa chất và thông số kỹ thuật cơ bản là một lợi thế lớn).

• Kinh nghiệm: Tối thiểu 01 năm kinh nghiệm tại vị trí Sales Admin, Trợ lý kinh doanh hoặc Nhân viên làm hồ sơ thầu. Ưu tiên ứng viên từng làm việc trong ngành vật tư y tế, thiết bị khoa học kỹ thuật, hóa chất hoặc dược phẩm.

• Kỹ năng:

o Sử dụng thành thạo Tin học văn phòng, đặc biệt là Excel (phục vụ quản lý công nợ, bảng dữ liệu, bảng kê giá thầu).

o Khả năng đọc hiểu tài liệu tiếng Anh cơ bản (để đối chiếu thông tin sản phẩm trên COA, Catalogue).

o Có kinh nghiệm hoặc hiểu biết về quy trình đấu thầu qua mạng là một điểm cộng lớn.

• Tố chất: Cẩn thận, tỉ mỉ, có tư duy logic và kỹ năng điều phối công việc tốt. Chịu được áp lực tiến độ (khi chạy hồ sơ thầu) và có tinh thần trách nhiệm cao với số liệu.

QUYỀN LỢI ĐƯỢC HƯỞNG

• Thu nhập: Lương cơ bản cạnh tranh (thỏa thuận theo năng lực) + Thưởng hiệu suất KPIs

• Chế độ đãi ngộ: Đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ ngay sau khi ký hợp đồng chính thức; nghỉ phép năm theo quy định Pháp luật.

• Thưởng lễ tết: Thưởng các ngày Lễ, Tết trong năm, lương tháng thứ 13, thưởng hiệu quả kinh doanh cuối năm của công ty.

• Môi trường làm việc: Chuyên nghiệp, năng động, lộ trình phát triển rõ ràng. Được đào tạo bài bản về nghiệp vụ admin chuyên sâu và quy trình đấu thầu thực tế.

• Phúc lợi khác: Du lịch hàng năm (Company Trip), liên hoan sinh nhật, chế độ ốm đau, hiếu hỉ, khám sức khỏe định kỳ.

Quyền lợi

• Thưởng: Lương cơ bản cạnh tranh (thỏa thuận theo năng lực) + Thưởng hiệu suất KPIs
  Thưởng các ngày Lễ, Tết trong năm, lương tháng thứ 13, thưởng hiệu quả kinh doanh cuối năm của công ty.
• Chăm sóc sức khoẻ: Đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ ngay sau khi ký hợp đồng chính thức; nghỉ phép năm theo quy định Pháp luật.
• Đào tạo: Môi trường làm việc: Chuyên nghiệp, năng động, lộ trình phát triển rõ ràng. Được đào tạo bài bản về nghiệp vụ admin chuyên sâu và quy trình đấu thầu thực tế.
• Khác: Du lịch hàng năm (Company Trip), liên hoan sinh nhật, chế độ ốm đau, hiếu hỉ, khám sức khỏe định kỳ.