Trợ Lý Giám Đốc

I. Mục tiêu công việc

Hỗ trợ Giám đốc trong việc điều phối công việc hằng ngày, theo dõi tiến độ thực hiện của các phòng ban, quản lý lịch làm việc, xử lý các công việc hành chính, hợp đồng và thanh toán nhằm đảm bảo hoạt động của công ty diễn ra hiệu quả và đúng tiến độ.

II. Nhiệm vụ và trách nhiệm

1. Hỗ trợ và điều phối công việc của Giám đốc

• Tiếp nhận, tổng hợp và truyền đạt chỉ đạo của Giám đốc đến các phòng ban.

• Theo dõi tiến độ thực hiện công việc của các phòng ban, kịp thời nhắc nhở và phản hồi tình hình cho Giám đốc.

• Phối hợp với các bộ phận Marketing, Sales, Tài chính - Kế toán, Lab, Phòng khám và các phòng ban khác để triển khai công việc theo chỉ đạo.

• Thông báo và cập nhật lịch làm việc của Giám đốc đến các cá nhân, phòng ban liên quan.

• Hỗ trợ Giám đốc xử lý các công việc phát sinh hằng ngày.

• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Giám đốc.

2. Quản lý hợp đồng và hồ sơ pháp lý

• Theo dõi, rà soát và chỉnh sửa hợp đồng Việt Nam và Thái Lan theo yêu cầu của Giám đốc.

• Review các hợp đồng trước khi trình Giám đốc xem xét và phê duyệt.

• Lưu trữ, quản lý hồ sơ hợp đồng Việt Nam đảm bảo đầy đủ và dễ tra cứu.

• Theo dõi, quản lý số hợp đồng và cung cấp thông tin cho bộ phận Sales khi lập hợp đồng với khách hàng.

• Làm việc với luật sư về các hồ sơ, giấy tờ pháp lý của công ty.

• Làm việc với các đối tác liên quan đến hợp đồng thuê đất, phòng xét nghiệm và các vấn đề pháp lý khác theo yêu cầu của Giám đốc.

3. Điều phối tài chính và thanh toán

• Kiểm tra, theo dõi các khoản chi phí hàng tháng của công ty.

• Lập đề nghị thanh toán các chi phí của Giám đốc.

• Thực hiện thanh toán các chi phí của phòng Lab.

• Thực hiện thanh toán chi phí vận chuyển mẫu Việt Nam.

• Phối hợp với bộ phận Tài chính - Kế toán trong các công việc liên quan.

• Kiểm tra bảng lương hàng tháng.

4. Quản lý mua hàng và làm việc với nhà cung cấp

• Làm việc với các nhà cung cấp để mua hàng phục vụ hoạt động của phòng Lab.

• Thực hiện mua sắm vật tư, thiết bị, máy móc theo yêu cầu của phòng Lab.

• Theo dõi tiến độ giao hàng, chứng từ và thanh toán với nhà cung cấp khi cần.

5. Quản lý lịch trình và công tác của Giám đốc

• Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp và lịch công tác của Giám đốc.

• Đặt vé máy bay, khách sạn, phương tiện di chuyển cho Giám đốc và gia đình khi có yêu cầu.

• Chuẩn bị và gửi lịch trình công tác, nhắc lịch và theo dõi các cuộc hẹn của Giám đốc.

6. Hỗ trợ tuyển dụng và công tác hành chính

• Liên hệ ứng viên và sắp xếp lịch phỏng vấn theo yêu cầu của Giám đốc.

• Hỗ trợ các công việc hành chính, văn phòng khi cần.

• Hỗ trợ các phòng ban trong các công việc phát sinh theo yêu cầu Giám đốc.

7. Các công việc khác

• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Giám đốc.

• Chủ động đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, điều phối công việc và tối ưu quy trình làm việc.

Trình độ

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Hành chính,

Kinh tế, Ngoại ngữ hoặc các ngành liên quan.

Kinh nghiệm

• Tối thiểu 02 năm kinh nghiệm ở vị trí Trợ lý, Thư ký hoặc Hành chính tổng hợp.

• Có kinh nghiệm làm việc với nhiều phòng ban và điều phối công việc.

• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm quản lý hợp đồng, thanh toán và làm việc với đối

tác.

Kiến thức

• Hiểu biết về quy trình hành chính, hợp đồng và thanh toán.

• Có kiến thức cơ bản về pháp lý doanh nghiệp là một lợi thế.

• Thành thạo Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) và Google Workspace.

Kỹ năng

• Kỹ năng giao tiếp và phối hợp công việc tốt.

• Kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức và quản lý thời gian hiệu quả.

• Kỹ năng theo dõi tiến độ

Yêu cầu công việc

Trình độ

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Hành chính,

Kinh tế, Ngoại ngữ hoặc các ngành liên quan.

Kinh nghiệm

• Tối thiểu 02 năm kinh nghiệm ở vị trí Trợ lý, Thư ký hoặc Hành chính tổng hợp.

• Có kinh nghiệm làm việc với nhiều phòng ban và điều phối công việc.

• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm quản lý hợp đồng, thanh toán và làm việc với đối

tác.

Kiến thức

• Hiểu biết về quy trình hành chính, hợp đồng và thanh toán.

• Có kiến thức cơ bản về pháp lý doanh nghiệp là một lợi thế.

• Thành thạo Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) và Google Workspace.

Kỹ năng

• Kỹ năng giao tiếp và phối hợp công việc tốt.

• Kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức và quản lý thời gian hiệu quả.

• Kỹ năng theo dõi tiến độ và xử lý nhiều đầu việc cùng lúc.

• Kỹ năng soạn thảo văn bản, hợp đồng và email chuyên nghiệp.

• Có khả năng làm việc độc lập và chịu được áp lực công việc.

Phẩm chất

• Trung thực, cẩn thận và có tinh thần trách nhiệm cao.

• Chủ động, linh hoạt và có tư duy giải quyết vấn đề.

• Bảo mật tuyệt đối các thông tin của công ty và Giám đốc.

• Tác phong chuyên nghiệp, nhanh nhẹn và sẵn sàng hỗ trợ công việc ngoài giờ khi cần

thiết.

Quyền lợi

• Thưởng: Lương thưởng theo quy định của công ty
  Chế độ bảo hiểm xã hội theo quy định
  Cơ hội thăng tiến và được đào tạo phát triển lên các vị trí cao hơn trong hệ thống tổ chức