TRỢ LÝ DỰ ÁN (Công Ty IT)

1. Theo dõi hợp đồng và hồ sơ khách hàng

• Theo dõi tình trạng hợp đồng: soạn thảo, review, ký, đóng dấu, gửi khách hàng và lưu trữ.
• Quản lý các tài liệu như: báo giá, đề xuất, hợp đồng, phụ lục, biên bản nghiệm thu, biên bản bàn giao, invoice, công văn.
• Làm việc với khách hàng để nhắc hồ sơ, xin xác nhận, lấy chữ ký và nhận phản hồi.
• Phối hợp với kế toán, pháp chế, sale, PM để hoàn thiện bộ hồ sơ.
• Đảm bảo hồ sơ không bị thất lạc, sai version hoặc thiếu chữ ký.

2. Theo dõi công việc nội bộ

• Ghi nhận đầu việc từ Giám đốc và các cuộc họp.
• Lập danh sách công việc theo từng phòng ban/người phụ trách.
• Theo dõi deadline, cập nhật trạng thái và nhắc việc định kỳ.
• Tổng hợp báo cáo tiến độ ngắn gọn cho Giám đốc.

3. Giao tiếp và điều phối

• Làm việc với nhiều bên: Giám đốc, nhân sự nội bộ, khách hàng, đối tác, kế toán, hành chính.
• Viết email, tin nhắn, thông báo ngắn gọn và chuyên nghiệp.
• Lọc và tổng hợp thông tin quan trọng để báo cáo cho Giám đốc.
• Phân loại và ưu tiên công việc cần xử lý ngay hoặc cần xin ý kiến.

Yêu cầu ứng viên

• Tốt nghiệp ĐH các chuyên ngành liên quan
• Từ 1 năm kinh nghiệm ở một trong các vị trí:
  • Trợ lý Giám đốc / Trợ lý Ban điều hành
  • Thư ký dự án / Project Coordinator
  • Sales Admin / Contract Admin
  • Operations Executive
  • Hành chính tổng hợp có kinh nghiệm xử lý hợp đồng, hồ sơ khách hàng
  • Account Executive / Customer Success có thế mạnh về giấy tờ và điều phối
• Ưu tiên ứng viên từng làm trong môi trường dịch vụ, công nghệ, outsourcing, tư vấn, dự án B2B hoặc doanh nghiệp có nhiều hợp đồng khách hàng.
• Nữ, ngoại hình ưa nhìn.

Kỹ năng chuyên môn

• Thành thạo Word, Excel, Google Sheet.
• Biết quản lý file trên Google Drive/SharePoint/OneDrive.
• Có kinh nghiệm sử dụng Trello, Jira, Asana, Notion hoặc công cụ tương đương là lợi thế.
• Viết email chuyên nghiệp.
• Có khả năng đọc hiểu hợp đồng, phụ lục, báo giá, biên bản ở mức cơ bản.
• Có khả năng đọc hiểu email/tài liệu tiếng Anh là lợi thế.

 Kỹ năng mềm

• Follow-up tốt.
• Giao tiếp rõ ràng.
• Quản lý thời gian hiệu quả.
• Sắp xếp thông tin logic.
• Chủ động xử lý vấn đề.
• Trung thực và có tinh thần bảo mật cao.

Quyền lợi được hưởng

• Mức lương: 12 – 15M Gross.
• Xét tăng lương 2 lần/năm.
• Thưởng tháng 13, thưởng hiệu suất, thưởng các ngày lễ và quà sinh nhật.
• Cơ hội tham gia các hội thảo kỹ thuật quốc tế.
• Lộ trình phát triển nghề nghiệp rõ ràng với các khóa đào tạo, workshop và hỗ trợ 100% chi phí thi chứng chỉ.
• Môi trường làm việc chuyên nghiệp, linh hoạt, đa quốc gia, cởi mở và hỗ trợ phát triển nhân sự.
• Ban lãnh đạo thường xuyên cập nhật chiến lược phát triển và cơ hội mới cho nhân sự.
• Không gian làm việc hiện đại với trang thiết bị và phần mềm mới nhất.
• Nhân viên và gia đình được quan tâm thông qua các hoạt động của Công đoàn công ty.