Trợ lý Ban điều hành (Trợ lý BOD)

Hỗ trợ điều hành và theo dõi chỉ đạo BODTiếp nhận, tổng hợp và theo dõi các chỉ đạo, kết luận của BOD đến các phòng ban.
Đôn đốc tiến độ thực hiện, cập nhật trạng thái và cảnh báo các công việc trễ hạn.
Tổng hợp các vấn đề phát sinh, đề xuất phương án xử lý hoặc báo cáo BOD xem xét quyết định.
Quản lý thông tin và báo cáo điều hànhThu thập, tổng hợp báo cáo định kỳ và đột xuất từ các bộ phận: Sản xuất, R&, QA/QC, Kinh doanh, Mua hàng, TCKT, HCNS…Chuẩn hóa báo cáo theo định dạng thống nhất, rõ số liệu, có phân tích và đề xuất.
Quản lý và lưu trữ hệ thống tài liệu điều hành: kế hoạch, báo cáo, quy trình, quyết định, biên bản họp.
Điều phối họp và theo dõi sau họpChuẩn bị agenda, tài liệu và số liệu phục vụ các cuộc họp BOD.
Ghi nhận biên bản họp, kết luận và danh sách công việc được phân công.
Theo dõi tiến độ thực hiện các công việc sau họp và báo cáo BOD.
Phối hợp liên phòng ban (Văn phòng – Nhà máy)Là đầu mối kết nối thông tin giữa BOD và các phòng ban, Nhà máy.
Đảm bảo thông tin được truyền đạt chính xác, đầy đủ và đúng thời điểm.
Hỗ trợ BOD kiểm soát việc thực hiện kế hoạch, chỉ đạo và quy trình đã ban hành.
Tham gia các dự án và nhiệm vụ khácTham gia các dự án trọng điểm: xây dựng quy trình, chuẩn hóa vận hành, audit nội bộ.
Hỗ trợ chuẩn bị tài liệu làm việc với đối tác, cơ quan quản lý và các bên liên quan.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công trực tiếp của BOD.
Yêu cầu công việc
Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các ngành: Quản trị, Kinh tế, Tài chính, Luật hoặc liên quan.
Ưu tiên có nền tảng Hóa học, Dược học hoặc Công nghệ mỹ phẩm.
Tối thiểu 01-02 năm kinh nghiệm ở vị trí Trợ lý điều hành, PMO, Thư ký BOD hoặc tương đương.
Ưu tiên có kinh nghiệm trong doanh nghiệp sản xuất hoặc nhà máy.
Tư duy hệ thống và khả năng tổng hợp, phân tích tốt.
Kỹ năng lập và chuẩn hóa báo cáo.
Kỹ năng giao tiếp và phối hợp liên phòng ban.
Quản lý thời gian và xử lý nhiều công việc song song.
Sử dụng tốt Word, Excel, PowerPoint.
Thông minh, nhanh nhẹn, chủ động trong công việc.
Chịu được áp lực cao, làm việc với nhịp độ nhanh và yêu cầu khắt khe.
Trung thực, cẩn trọng, bảo mật thông tin.
Kỷ luật, trách nhiệm, làm việc dựa trên hệ thống, không cảm tính.
Quyền lợi được hưởng
Lương: 15 – 20 triệu/tháng + thưởng KPI (nếu có).Có quyền yêu cầu các phòng ban cung cấp thông tin, báo cáo theo chỉ đạo hoặc ủy quyền của BOD.
Được tham gia các cuộc họp điều hành và các dự án quan trọng của Công ty.
Có quyền theo dõi, đôn đốc và cảnh báo tiến độ công việc theo phân công của BOD.
Được tiếp cận hệ thống thông tin điều hành để phục vụ công việc.
Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN và các chế độ phúc lợi theo quy định của Công ty.
Được đào tạo và phát triển theo lộ trình: Trợ lý BOD → Quản lý vận hành → Giám đốc vận hành (COO).