Tuyển dụng Thư Ký Dự Án tại Hồ Chí Minh (đã hết hạn)

1.     Theo dõi kế hoạch triển khai dự án đã được phê duyệt; cập nhật tiến độ thực tế so với kế hoạch gốc.

2.     Báo cáo cho: Quản lý dự án / Trưởng dự án / Ban Giám đốc theo phân công

3.     Đồng bộ với khách hàng về lịch khảo sát, báo giá, chốt đơn [ hợp đồng ], giao hàng, lắp đặt, nghiệm thu, bàn giao và các mốc làm việc liên quan.

4.     Điều phối và theo dõi đầu việc giữa các bộ phận nội bộ: Kinh doanh, Kỹ thuật, Mua hàng, Kế toán, Kho vận và các đầu mối khác.

5.     Phối hợp với khách hàng và các bộ phận liên quan để chuẩn bị, bổ sung và theo dõi việc phê duyệt các hồ sơ, thủ tục ra/vào nhà máy; đôn đốc các đầu mối hoàn tất hồ sơ, đảm bảo tiến độ triển khai dự án theo kế hoạch.

6.     Quản lý hồ sơ dự án: hợp đồng, phụ lục, bản vẽ, biên bản, log thay đổi, hồ sơ nghiệm thu, hồ sơ thanh toán, hồ sơ bàn giao và checklist đóng dự án.

7.     Theo dõi mốc thanh toán/thu tiền theo điều khoản hợp đồng; cảnh báo hồ sơ thiếu hoặc điểm nghẽn ảnh hưởng đến việc thu tiền.

8.     Lập biên bản họp, tracker đầu việc, báo cáo tiến độ và cảnh báo kịp thời các việc trễ, việc mở và rủi ro chính.

9. Hỗ trợ hoàn tất thủ tục đóng dự án sau khi nghiệm thu, thanh toán và bàn giao hoàn tất.

Yêu cầu ứng viên

Yêu cầu kinh nghiệm:

-      Ưu tiên có kinh nghiệm ở các vị trí như: Thư ký dự án, Điều phối dự án, Admin dự án, Trợ lý dự án, Chuyên viên kiểm soát hồ sơ và tài liệu dự án hoặc Hỗ trợ kinh doanh/Hỗ trợ kỹ thuật có kinh nghiệm theo dõi tiến độ dự án.

-      Ưu tiên từng tham gia các dự án có các giai đoạn: khảo sát, báo giá, hợp đồng, mua hàng, giao hàng, lắp đặt, nghiệm thu, thanh toán.

-      Ưu tiên có kinh nghiệm làm việc trực tiếp với khách hàng doanh nghiệp/nhà máy và nhiều đầu mối nội bộ

Yêu cầu khác:

-      Theo dõi tiến độ và quản lý kiểm soát [tracker] đầu việc tốt.

-      Quản lý hồ sơ/tài liệu dự án chặt, truy xuất nhanh, kiểm soát version rõ.

-      Soạn biên bản, email điều phối, báo cáo tiến độ ngắn gọn, rõ và dùng được ngay.

-      Sử dụng tốt Word, Excel, email, Google Sheet/Excel tracker.

-      Làm việc được với khách hàng, kỹ thuật, kinh doanh, kế toán và các đầu mối liên quan.

-     Cẩn thận, kỷ luật, bảo mật thông tin, không vượt vai và có khả năng vào việc nhanh.

-      Độ tuổi từ 30 tuổi trở lên

Quyền lợi được hưởng

1: Quyền Lợi:

-      Thu nhập từ: Thỏa thuận theo năng lực

-      Thưởng/KPI theo kết quả công việc.

-      Chế độ BHXH, phép năm và các chế độ khác theo quy định Công ty.

-      Môi trường làm việc đề cao trách nhiệm, kỷ luật và hiệu quả thực chất.

-      Cơ hội tham gia xây dựng hệ thống HR–HC bài bản, áp dụng thực tế.

2: Thông tin khác

-        Thời gian làm việc: 07h30 – 12h00 & 13h00 – 16h30 từ thứ 02 đến thứ 07.

(Thứ 07 làm đến 16h00, được nghỉ 01 ngày Thứ 07 trong tháng).

-        Liên hệ: Phòng Nhân sự (Zalo: 0903 667 833)

-        Địa chỉ làm việc: 3D4 Khu Biệt Thự Thạnh Xuân, Khu phố 57, P. Thới An. HCM