Thư Ký Bộ Phận Kỹ Thuật

- Quản lý, lưu trữ và cập nhật hồ sơ kỹ thuật, bản vẽ, tài liệu thiết bị và hồ sơ bảo trì.
- Đảm bảo hồ sơ được lưu trữ đầy đủ, chính xác và dễ tra cứu.
- Theo dõi và cập nhật kế hoạch bảo trì định kỳ.
- Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, biểu mẫu và tài liệu phục vụ bảo trì, sửa chữa.
- Theo dõi tình trạng thực hiện công việc và cập nhật dữ liệu bảo trì.
- Soạn thảo công văn, báo cáo, biên bản và thư từ liên quan đến kỹ thuật.
- Theo dõi hồ sơ thanh toán, hợp đồng và chứng từ liên quan đến nhà thầu hoặc nhà cung cấp.
- Phối hợp sắp xếp lịch họp, kiểm tra và làm việc với các bên liên quan.
- Theo dõi hồ sơ nhà thầu, hồ sơ an toàn và tiến độ thực hiện công việc.
- Hỗ trợ quản lý vật tư, thiết bị và cập nhật tồn kho kỹ thuật khi cần.
- Tổng hợp số liệu vận hành, bảo trì và sự cố kỹ thuật.
- Lập báo cáo định kỳ và báo cáo theo yêu cầu của quản lý.
Yêu cầu công việc
- Quản lý, lưu trữ và cập nhật hồ sơ kỹ thuật, hợp đồng và tài liệu liên quan.
- Kiểm soát tính đầy đủ, chính xác và bảo mật của hồ sơ.
- Phối hợp với nhà thầu và các bên liên quan.
- Theo dõi tiến độ công việc và hỗ trợ xử lý các yêu cầu hành chính kỹ thuật.
- Sử dụng tốt Word, Excel, PowerPoint và Email.
- Có khả năng quản lý dữ liệu và lập báo cáo bằng phần mềm hoặc hệ thống quản lý.
- Soạn thảo công văn, báo cáo và biên bản rõ ràng, chuyên nghiệp.
- Giao tiếp và phối hợp công việc hiệu quả với các bên liên quan.
- Sắp xếp công việc khoa học, quản lý nhiều đầu việc cùng lúc.
- Đảm bảo hoàn thành công việc đúng tiến độ và đúng yêu cầu.
- Có kinh nghiệm 1–2 năm về hành chính kỹ thuật, quản lý hồ sơ và hỗ trợ vận hành nhằm đảm bảo công việc được thực hiện chính xác, đầy đủ và đúng tiến độ.
- Hiểu biết cơ bản về hệ thống kỹ thuật tòa nhà/công trình và thuật ngữ kỹ thuật.
- Hiểu quy trình vận hành, bảo trì và quản lý hồ sơ kỹ thuật.
Quyền lợi được hưởng
- Mức lương cạnh tranh, tương xứng với năng lực và kinh nghiệm.
- Tháng lương thứ 13, thưởng cuối năm theo kết quả hoạt động của Công ty.
- Hưởng đầy đủ các chế độ theo quy định của Luật Lao động Việt Nam khi trở thành nhân viên chính thức.
- Cấp phát đồng phục hằng năm.
- 12 ngày phép/năm, tăng theo thâm niên.
- Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp theo đúng quy định của pháp luật.
- Bảo hiểm sức khỏe và tai nạn và nhiều hoạt động nội bộ, sự kiện ý nghĩa.