Thư ký ban giám đốc

1. Quản lý lịch trình & tổ chức công việc BGĐ
Theo dõi, nhắc lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác, lịch tiếp đối tác của Ban Giám đốc.
Sắp xếp, chuẩn bị nội dung cho các cuộc họp, buổi làm việc; soạn thư mời, sắp xếp nhân lực, chuẩn bị hậu cần cho các sự kiện có BGĐ tham dự.
Nhắc nhở các phòng ban/bộ phận/cá nhân liên quan (lễ tân, IT, hành chính...) chuẩn bị đầy đủ cho các buổi họp.
2. Điều phối công việc liên phòng ban
Tiếp nhận, triển khai công việc từ cấp trên xuống các Phòng/Ban; làm đầu mối tiếp nhận yêu cầu, phân bổ lại cho bộ phận phù hợp.
Truyền đạt chỉ đạo của BGĐ đến các phòng ban; đôn đốc thực hiện và thu thập phản hồi để báo cáo lại.
Theo dõi tiến độ, xác nhận việc tiếp nhận nhiệm vụ của các bộ phận liên quan, tránh sai sót/chậm trễ.
3. Tổng hợp báo cáo & quản lý tài liệu
Ghi chép, tổng hợp biên bản các cuộc họp; theo dõi các quyết định, nhiệm vụ và thời hạn hoàn thành.
Tổng hợp, phân tích và báo cáo tiến độ các dự án/công việc cho BGĐ định kỳ hoặc đột xuất.
Soạn thảo, rà soát, trình ký và lưu trữ văn bản, hồ sơ, hợp đồng, công văn theo đúng quy trình.
Xây dựng, tối ưu hệ thống lưu trữ tài liệu khoa học, dễ truy xuất.
4. Truyền thông - Sự kiện - Marketing
Phối hợp lập kế hoạch, checklist truyền thông cho các chương trình/sự kiện (phân công, timeline, kênh truyền thông phù hợp).
Phối hợp các bộ phận liên quan (Thiết kế, Marketing, Truyền hình...) triển khai truyền thông: landing page, ấn phẩm, fanpage, quay chụp, MC...
Hỗ trợ tổ chức các sự kiện, hội nghị, hội thảo, lễ ký kết hợp tác.
Quản trị fanpage: lên kế hoạch đăng bài theo sự kiện thực tế, viết bài giới thiệu/tổng kết sự kiện, phối hợp trả lời tin nhắn/tương tác.
Tổng hợp, lưu trữ dữ liệu truyền thông, hình ảnh, tư liệu sự kiện.
5. Đối ngoại & Hợp tác
Làm đầu mối tiếp nhận, xử lý các đề xuất hợp tác từ đối tác/hệ sinh thái; điều phối triển khai và đánh giá hiệu quả.
Hỗ trợ công tác đối ngoại: tiếp đón đối tác, tổ chức các buổi làm việc/hội nghị có yếu tố quốc tế.
Hỗ trợ phiên dịch, biên dịch tài liệu trong các cuộc họp, đàm phán với đối tác nước ngoài.
6. Công việc khác
Tiếp nhận, xử lý thông tin nhạy cảm, bảo mật liên quan đến công việc của BGĐ.
Thực hiện các công việc khác theo phân công của cấp trên.
Tốt nghiệp Đại học các ngành Quản trị kinh doanh, Truyền thông, Ngoại ngữ, hoặc liên quan.
Tối thiểu 3 năm kinh nghiệm ở vị trí Thư ký/Trợ lý điều hành, Account Servicing, Coordinator, hoặc Planning tại agency/doanh nghiệp.
Có kinh nghiệm điều phối công việc liên phòng ban, làm việc trực tiếp với cấp quản lý cấp cao là một lợi thế.
Tư duy tổ chức, quản lý khối lượng công việc lớn, đa nhiệm tốt; biết sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc.
Kỹ năng lập kế hoạch, theo dõi tiến độ công việc/dự án.
Kỹ năng giao tiếp, truyền đạt thông tin rõ ràng, khéo léo với nhiều cấp bậc, phòng ban, đối tác.
Kỹ năng soạn thảo văn bản, biên bản họp, báo cáo chuyên nghiệp, chuẩn văn phong hành chính.
Có tư duy/kinh nghiệm cơ bản về truyền thông - nội dung (viết bài, lên kế hoạch đăng fanpage, phối hợp thiết kế/ấn phẩm) là lợi thế lớn.
Thành thạo các công cụ làm việc hiện đại: Office/Google Workspace, công cụ quản lý công việc (Notion, Trello, Asana, ClickUp...), lịch điện tử (Google Calendar/Outlook).
Tiếng Anh tốt (nghe - nói - đọc - viết), có khả năng phiên/biên dịch cơ bản là điểm cộng nếu công ty có đối tác nước ngoài.
Chủ động, trách nhiệm cao, đáng tin cậy, chịu được áp lực và cường độ công việc lớn.
Cẩn thận, tỉ mỉ, có khả năng xử lý và bảo mật thông tin.
Nhanh nhẹn, linh hoạt xử lý tình huống phát sinh
Ngoại hình ưa nhìn, giao tiếp tự tin, chuyên nghiệp (do thường xuyên đại diện BGĐ tiếp xúc đối tác, khách mời).
Phúc Lợi
Làm việc trong môi trường năng động, có nhiều cơ hội thăng tiến;
Hưởng thu nhập theo năng lực, cạnh tranh thị trường;
Xem xét tăng lương hàng năm;
Hưởng chế độ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định;
Quà mừng 8/3, 20/10, 30/4 và 01/5, 2/9, Tết Dương lịch (trị giá hiện kim);
Quà mừng Quốc tế Thiếu nhi, Tết Trung thu (dành cho con CBNV);
Quà mừng bản thân kết hôn (trị giá hiện kim);
Quà chúc mừng sinh nhật (trị giá hiện kim);
Chúc mừng CBNV sinh con (áp dụng cho nam & nữ) lên tới 01 tháng lương/lần sinh;
Hỗ trợ tiền cơm trưa, khám sức khỏe định kỳ 1 năm/lần tại BV Đa Khoa Tâm Anh, tiêm vacxin 1 năm/lần tại VNVC;
Ưu đãi khi sử dụng sản phẩm, dịch vụ trong Hệ sinh thái: mua thuốc, TPCN tại ECO, đi tiêm vacxin tại VNVC, khám chữa bệnh tại Tâm Anh cho bản thân và Người thân.
Tham gia Bảo hiểm sức khỏe toàn diện.
Teambuilding/ du lịch nghỉ mát hàng năm.
Ngành nghề: Tiếp thị / Marketing, Nhân sự, Quảng cáo / Đối ngoại / Truyền Thông
Kinh nghiệm: 3 Năm
Cấp bậc: Nhân viên
Hình thức: Nhân viên chính thức
Địa điểm: Hồ Chí Minh

Yêu cầu công việc

Tốt nghiệp Đại học các ngành Quản trị kinh doanh, Truyền thông, Ngoại ngữ, hoặc liên quan.
Tối thiểu 3 năm kinh nghiệm ở vị trí Thư ký/Trợ lý điều hành, Account Servicing, Coordinator, hoặc Planning tại agency/doanh nghiệp.
Có kinh nghiệm điều phối công việc liên phòng ban, làm việc trực tiếp với cấp quản lý cấp cao là một lợi thế.
Tư duy tổ chức, quản lý khối lượng công việc lớn, đa nhiệm tốt; biết sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc.
Kỹ năng lập kế hoạch, theo dõi tiến độ công việc/dự án.
Kỹ năng giao tiếp, truyền đạt thông tin rõ ràng, khéo léo với nhiều cấp bậc, phòng ban, đối tác.
Kỹ năng soạn thảo văn bản, biên bản họp, báo cáo chuyên nghiệp, chuẩn văn phong hành chính.
Có tư duy/kinh nghiệm cơ bản về truyền thông - nội dung (viết bài, lên kế hoạch đăng fanpage, phối hợp thiết kế/ấn phẩm) là lợi thế lớn.
Thành thạo các công cụ làm việc hiện đại: Office/Google Workspace, công cụ quản lý công việc (Notion, Trello, Asana, ClickUp...), lịch điện tử (Google Calendar/Outlook).
Tiếng Anh tốt (nghe - nói - đọc - viết), có khả năng phiên/biên dịch cơ bản là điểm cộng nếu công ty có đối tác nước ngoài.
Chủ động, trách nhiệm cao, đáng tin cậy, chịu được áp lực và cường độ công việc lớn.
Cẩn thận, tỉ mỉ, có khả năng xử lý và bảo mật thông tin.
Nhanh nhẹn, linh hoạt xử lý tình huống phát sinh
Ngoại hình ưa nhìn, giao tiếp tự tin, chuyên nghiệp (do thường xuyên đại diện BGĐ tiếp xúc đối tác, khách mời).
Phúc Lợi
Làm việc trong môi trường năng động, có nhiều cơ hội thăng tiến;
Hưởng thu nhập theo năng lực, cạnh tranh thị trường;
Xem xét tăng lương hàng năm;
Hưởng chế độ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định;
Quà mừng 8/3, 20/10, 30/4 và 01/5, 2/9, Tết Dương lịch (trị giá hiện kim);
Quà mừng Quốc tế Thiếu nhi, Tết Trung thu (dành cho con CBNV);
Quà mừng bản thân kết hôn (trị giá hiện kim);
Quà chúc mừng sinh nhật (trị giá hiện kim);
Chúc mừng CBNV sinh con (áp dụng cho nam & nữ) lên tới 01 tháng lương/lần sinh;
Hỗ trợ tiền cơm trưa, khám sức khỏe định kỳ 1 năm/lần tại BV Đa Khoa Tâm Anh, tiêm vacxin 1 năm/lần tại VNVC;
Ưu đãi khi sử dụng sản phẩm, dịch vụ trong Hệ sinh thái: mua thuốc, TPCN tại ECO, đi tiêm vacxin tại VNVC, khám chữa bệnh tại Tâm Anh cho bản thân và Người thân.
Tham gia Bảo hiểm sức khỏe toàn diện.
Teambuilding/ du lịch nghỉ mát hàng năm.