Sales Admin

Admin Bán hàng là cầu nối giữa bộ phận Kinh doanh, bộ phận Kỹ thuật/Sản xuất/Kho vận và Khách hàng/Đại lý. Chịu trách nhiệm quản lý dòng dữ liệu đơn hàng, xử lý các thủ tục hành chính bán hàng, theo dõi thu hồi công nợ và hỗ trợ chăm sóc khách hàng theo đúng quy trình của công ty.

2. Nhiệm vụ và Trách nhiệm chi tiết

a. Tiếp nhận thông tin & Xử lý đơn hàng:

• Tiếp nhận thông tin nhu cầu, bản vẽ kỹ thuật sơ bộ hoặc quy cách sản phẩm từ bộ phận kinh doanh hoặc trực tiếp từ đối tác, khách hàng, đại lý.
• Bóc tách khối lượng, kiểm tra tồn kho/khả năng cung ứng và lập báo giá chi tiết cho khách hàng (bao gồm sản phẩm chính, phụ kiện đi kèm, chi phí nhân công, vận chuyển nếu có).
• Soạn thảo, quản lý các văn bản thương mại: Đơn đặt hàng (PO), Hợp đồng mua bán, Phụ lục hợp đồng dựa trên các điều khoản đã thỏa thuận.
• Chuyển giao chính xác, kịp thời các thông số kỹ thuật và yêu cầu của đơn hàng xuống bộ phận sản xuất hoặc bộ phận kho để chuẩn bị hàng hóa, tránh tối đa sai sót.

b. Theo dõi tiến độ & Điều phối giao nhận:

• Theo dõi sát sao tiến độ sản xuất, gia công hoặc chuẩn bị hàng hóa để đảm bảo đúng thời gian cam kết trên hợp đồng.
• Phối hợp với bộ phận kho vận, đội ngũ vận chuyển và kỹ thuật để sắp xếp lịch giao hàng, điều phối nhân sự lắp đặt/bàn giao tại công trình hoặc địa điểm của khách hàng.
• Làm đầu mối thông báo trước lịch trình giao nhận cho khách hàng hoặc đại diện giám sát phía đối tác.

c. Quản lý công nợ & Thủ tục thanh toán:

• Theo dõi sát sao các đợt thanh toán của từng đơn hàng theo điều khoản hợp đồng (Tạm ứng -> Thanh toán trước khi giao hàng -> Thanh toán phần còn lại sau khi nghiệm thu, bàn giao).
• Thực hiện đối soát công nợ định kỳ, đốc thúc và nhắc nợ khách hàng, đại lý hoặc nhà thầu để đảm bảo dòng tiền về đúng hạn.
• Chịu trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ thanh toán: Xuất hóa đơn tài chính (VAT), lập biên bản nghiệm thu, biên bản bàn giao và chuyển tới khách hàng.

d. Chăm sóc khách hàng & Hậu mãi:

• Cập nhật, lưu trữ và quản lý toàn bộ dữ liệu thông tin khách hàng, hồ sơ đại lý và lịch sử giao dịch lên hệ thống chung.
• Tiếp nhận các thông tin phản hồi, khiếu nại của khách hàng về chất lượng sản phẩm, tiến độ giao hàng hoặc lỗi kỹ thuật để chuyển giao cho các bộ phận liên quan xử lý kịp thời.
• Theo dõi thời hạn bảo hành, bảo trì của các đơn hàng/công trình và lập thông báo gửi khách hàng khi hết hạn để làm cơ sở thu hồi các khoản tiền giữ lại bảo hành (nếu có).

e. Hỗ trợ hành chính kinh doanh:

• Quản lý, lưu trữ và gửi các tài liệu bán hàng (catalogue, bảng màu, hàng mẫu, chứng chỉ chất lượng) cho khách hàng hoặc đại lý khi có yêu cầu.
• Cập nhật kịp thời các chính sách giá, chương trình chiết khấu, khuyến mãi mới của công ty cho đội ngũ kinh doanh.
• Tổng hợp dữ liệu, lập báo cáo doanh số, doanh thu thực thu và tình hình công nợ theo tuần/tháng để báo cáo cho Ban Giám đốc.

Yêu cầu ứng viên

• Kinh nghiệm: Tối thiểu 1 năm làm việc tại vị trí Sales Admin, Trợ lý kinh doanh hoặc Hành chính thương mại. Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong ngành vật liệu, nội thất, kỹ thuật hoặc các ngành hàng có quy trình giao lắp.
• Kỹ năng tin học văn phòng: Thành thạo Excel (để quản lý dữ liệu đơn hàng, làm bảng tính báo giá, đối soát công nợ) và Word (để soạn thảo hợp đồng, văn bản hành chính đúng chuẩn).
• Tư duy kỹ thuật cơ bản: Có khả năng đọc hiểu các thông số kỹ thuật cơ bản của sản phẩm, biết nhìn bản vẽ sơ bộ hoặc quy cách đóng gói, lắp đặt là một lợi thế lớn.

Quyền lợi được hưởng

• Thu nhập hấp dẫn: Tổng thu nhập bình quân từ 9.000.000 – 13.000.000 VNĐ/tháng (bao gồm Lương cứng + Phụ cấp + Hoa hồng).
• Lương cứng cố định: 6.000.000 – 8.000.000 VNĐ/tháng (thỏa thuận theo năng lực và kinh nghiệm khi phỏng vấn).
• Phụ cấp hành chính: Phụ cấp ăn trưa, xăng xe, điện thoại (trao đổi chi tiết khi nhận việc).
• Thu nhập biến đổi (Hoa hồng): Hưởng % hoa hồng thưởng theo doanh số thực thu/dòng tiền về từ các đơn hàng và đại lý phụ trách quản lý (đảm bảo thu nhập tăng theo hiệu suất làm việc).
• Chế độ phúc lợi:
• Được tham gia BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ theo quy định của pháp luật sau khi hết thời gian thử việc.
• Thưởng các ngày Lễ, Tết, thưởng tháng 13 theo kết quả kinh doanh của công ty.
• Môi trường làm việc văn phòng ổn định, chuyên nghiệp, lộ trình thăng tiến rõ ràng.