Nhân Viên Lễ Tân - Hành Chính

1. Công tác Lễ tân
Trực quầy lễ tân, tiếp đón và hướng dẫn khách đến liên hệ công tác tại Công ty; hỗ trợ kết nối khách với các bộ phận liên quan.
Trực tổng đài điện thoại, tiếp nhận và xử lý thông tin trong phạm vi công việc được phân công.
Tiếp nhận, phân loại, lưu trữ và xử lý văn thư, thư tín, bưu phẩm, hồ sơ chứng từ theo đúng quy định.
Hỗ trợ chuẩn bị và phối hợp tổ chức các cuộc họp, hội nghị, sự kiện và các chương trình nội bộ của Công ty.

2. Công tác Hành chính – Văn phòng
Theo dõi, tổng hợp và báo cáo chấm công, phép năm của các vị trí thuộc khối Hành chính như: Cấp dưỡng, Tạp vụ, Bảo vệ, Tài xế.
Tổ chức và hỗ trợ các hoạt động chăm lo đời sống tinh thần cho cộng sự như sinh nhật, hiếu hỉ, team building và các hoạt động nội bộ khác.
Sắp xếp công tác hậu cần cho cộng sự đi công tác: phương tiện, nơi ở, lịch trình và các hỗ trợ liên quan.
Phối hợp với bộ phận Nhân sự và Kho thực hiện cấp phát đồng phục, tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho cộng sự theo chính sách Công ty.
Quản lý và theo dõi việc sử dụng trang thiết bị, văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm và các tài sản hành chính tại văn phòng.
Quản lý, bố trí và đảm bảo phòng họp, phòng khách, khu tập thể luôn trong điều kiện hoạt động tốt, gọn gàng và sẵn sàng sử dụng.
Điều phối xe phục vụ công tác; theo dõi, nhắc nhở tài xế thực hiện đúng quy định quản lý và sử dụng xe của Tập đoàn. Hỗ trợ thực hiện các thủ tục bảo dưỡng, sửa chữa và kiểm soát chi phí liên quan.
Theo dõi, kiểm soát các chi phí hành chính như xe cộ, trang thiết bị, tài sản và các chi phí vận hành khác theo ngân sách được duyệt.
Hỗ trợ và giám sát hoạt động của bộ phận cấp dưỡng, đảm bảo bếp ăn tập thể vận hành đúng quy định, đảm bảo chất lượng và an toàn vệ sinh thực phẩm, bao gồm:
Xây dựng thực đơn, dự trù nguyên vật liệu và đặt hàng.
Phối hợp kiểm soát quy trình chế biến của đầu bếp/phụ bếp.
Theo dõi định mức tiêu hao thực phẩm và chi phí bếp ăn.
Đề xuất cải tiến nhằm nâng cao chất lượng bữa ăn cho cộng sự.
Hỗ trợ quản lý và sắp xếp công việc liên quan đến bộ phận bếp.
Phối hợp và giám sát bộ phận Tạp vụ trong việc đảm bảo vệ sinh khu vực văn phòng, phòng khách, khu tập thể và cảnh quan xung quanh Công ty.
Phối hợp với các bộ phận liên quan triển khai các công việc liên quan đến môi trường, cảnh quan cây xanh, an toàn vệ sinh lao động và an ninh trật tự theo quy định của Công ty.
Hỗ trợ giám sát các hoạt động đảm bảo an toàn, an ninh tại khu vực làm việc.
Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Giám đốc Điều hành.

3. Công tác Thư ký Ban Giám đốc
Hỗ trợ công tác thư ký cho Ban Tổng Giám đốc theo yêu cầu: sắp xếp lịch họp, chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, ghi nhận và theo dõi các nội dung công việc liên quan.

Yêu cầu ứng viên

- Tốt nghiệp: Cao đẳng hoặc Đại học chuyên ngành Luật, Hành chính văn phòng, Văn thư lưu trữ hoặc các khối ngành có liên quan

- Chứng chỉ: Tối thiểu Tin học văn phòng

- Số năm kinh nghiệm: Ưu tiên 01 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương

- Kỹ năng mềm: Kỹ năng giao tiếp, ứng xử, kỹ năng thuyết trình

- Kỹ năng chuyên ngành: Kỹ năng soạn thảo văn bản, thống kê, tổng hợp, có khả năng giao tiếp bằng Tiếng Anh

- Kinh nghiệm yêu cầu: Nhân sự, hành chính văn phòng, lễ tân, văn thư lưu trữ, tư vấn viên, marketing

Quyền lợi được hưởng

- Thu nhập cạnh tranh, thưởng hấp dẫn theo hiệu quả công việc

- Thưởng Lễ/Tết, lương tháng 13 và thưởng năm

- Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN và bảo hiểm tai nạn 24/24

- Hỗ trợ chỗ ở, cơm ca theo tính chất công việc

- Được đào tạo, hướng dẫn công việc và có cơ hội phát triển lâu dài

- Môi trường làm việc ổn định – chuyên nghiệp – thân thiện

- Tham gia các hoạt động nội bộ, du lịch, team building hằng năm