Nhân viên kiểm soát tài liệu (Việt Trí, Phú Thọ) - 28669

1. Thu thập & tiếp nhận tài liệu
- Tiếp nhận, ghi chép và theo dõi tất cả các gói tài liệu mua sắm và giao hàng do nhà cung cấp gửi cho mỗi lô hàng. Duy trì sổ theo dõi được tổ chức tốt theo các tiêu chí yêu cầu.
2. Xác minh & kiểm tra tính đầy đủ của tài liệu
- Xác minh rằng mỗi gói tài liệu đầy đủ, chính xác và bao gồm tất cả các tài liệu cần thiết. Kiểm tra tính hợp lệ và tính xác thực của tài liệu.
3. Lưu trữ & quản lý hồ sơ
- Duy trì cả hệ thống lưu trữ bản mềm và bản cứng được tổ chức theo các tiêu chí yêu cầu, đảm bảo tất cả các hồ sơ đều đầy đủ, chính xác và được chuẩn bị và lập hồ sơ các gói tài liệu để xử lý thanh toán cho nhà cung cấp hàng tháng và gửi chúng cho nhóm Tài chính trong thời hạn quy định.
4. Hỗ trợ kiểm tra
- Biên soạn và tổ chức các gói bằng chứng đầy đủ để hỗ trợ các cuộc kiểm tra, kiểm toán hoặc đánh giá nội bộ theo quy định.
Chủ động xác định các thiếu sót hoặc các vấn đề lặp đi lặp lại về tài liệu và báo cáo cho người quản lý để có hành động khắc phục và cải tiến quy trình.
5. Giao tiếp với nhà cung cấp và nội bộ
- Giao tiếp rõ ràng và chuyên nghiệp với nhà cung cấp về các yêu cầu tài liệu, các mục bị thiếu và các yêu cầu sửa chữa. Cung cấp hướng dẫn về định dạng và nội dung cần thiết của tài liệu để cải thiện độ chính xác ngay từ lần nộp đầu tiên. Phối hợp với các nhóm nội bộ để giải quyết các vấn đề liên quan đến tài liệu khi cần thiết.
Yêu cầu công việc
- Tốt nghiệp Cao đẳng
- Tiếng Anh: Trình độ Trung cấp hoặc tiếng Nhật: Trình độ N3
- Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương tự như Kiểm soát viên hồ sơ, Quản trị viên, Nhân viên Thu mua, Quản lý dự án, v.v.
- Thành thạo Microsoft Office (Excel và Word) để lưu trữ, theo dõi và báo cáo
- Chú ý cao đến chi tiết, có khả năng xác định sự khác biệt, thông tin thiếu sót và bất thường trong bộ hồ sơ. Kỹ năng tổ chức tốt và khả năng quản lý khối lượng lớn hồ sơ từ nhiều nhà cung cấp cùng lúc.
- Kỹ năng giao tiếp tốt
- Có tinh thần trách nhiệm cao và chăm chỉ.
Quyền lợi được hưởng
- Bảo hiểm xã hội
- Xem xét tăng lương: 1 lần/năm
- Thưởng hiệu suất: 1 lần/năm
- Nghỉ cả ngày thứ Bảy
- Tiệc cuối năm
- Cơ hội đào tạo.