Nhân Viên Hành Chính Văn Phòng (Office Admin)

Sản phẩm:
Dịch vụ tư vấn luật quản lý xuất nhập cảnh, thủ tục e-visa, giấy phép lao động, thẻ tạm trú...

Nhiệm vụ chính:

• Trực văn phòng: Tiếp đón khách hàng đến tư vấn dịch vụ du lịch, thị thực; trực tổng đài điện thoại, tiếp nhận và chuyển thông tin cho các bộ phận liên quan.
• Quản lý tài sản & Không gian làm việc: Theo dõi, mua sắm và cấp phát văn phòng phẩm, thiết bị làm việc. Đảm bảo khu vực văn phòng luôn gọn gàng, chuyên nghiệp.
• Quản lý công văn, giấy tờ: Tiếp nhận, phân loại và gửi thư từ, bưu phẩm (đặc biệt là hộ chiếu, hồ sơ giấy tờ gốc của khách hàng cần sự cẩn thận tuyệt đối). 
  Vận hành Hạ tầng Số & Lưu trữ Dữ liệu
• Quản lý hạ tầng hành chính số: Cập nhật, duy trì và quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng, đối tác trên các hệ thống lưu trữ và phần mềm quản lý của công ty.
• Số hóa giấy tờ: Scan, phân loại và lưu trữ điện tử các tài liệu quan trọng (hợp đồng dịch vụ, hồ sơ xin visa, chứng từ thanh toán) một cách khoa học, bảo mật và dễ tra cứu.
  Hỗ trợ Nghiệp vụ Du lịch & Visa
• Hỗ trợ chứng từ: Soạn thảo các biểu mẫu, hợp đồng dịch vụ, báo giá hoặc thư mời theo form mẫu chuẩn của công ty.
• Theo dõi tiến độ: Hỗ trợ phòng kinh doanh theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ visa của khách, lịch trình các chuyến đi để sắp xếp công việc hành chính liên quan.
• Phối hợp nội bộ: Hỗ trợ các công tác chuẩn bị hồ sơ pháp lý khi công ty cần làm việc với các cơ quan nhà nước, đối tác hoặc đại sứ quán/lãnh sự quán.
  Chấm công, theo dõi nội quy: Quản lý ngày phép, chấm công cho nhân viên trong công ty.
• Hỗ trợ chi phí văn phòng: Tạm ứng, thanh toán các khoản chi phí sinh hoạt thường xuyên của văn phòng (điện, nước, internet, phí chuyển phát).

Yêu cầu ứng viên

Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp (khá) / tiếng Hàn / tiếng Nga (nếu có)
Kỹ năng: Giao tiếp tốt, xử lý tình huống nhanh nhẹn, khéo léo và có tinh thần dịch vụ (Customer-oriented).
Thái độ: Cẩn thận, tỉ mỉ (vì liên quan đến giấy tờ pháp lý), trung thực và có trách nhiệm cao.

Quyền lợi được hưởng

Đào tạo: Được đào tạo chuyên sâu về luật xuất nhập cảnh và các kỹ năng nghiệp vụ chuyên nghiệp. 
Môi trường: Làm việc trong môi trường quốc tế, trẻ trung, thường xuyên giao tiếp với người nước ngoài để nâng cao trình độ tiếng Anh, Nga, Hàn.
Phúc lợi: BHXH, Thưởng lễ Tết, Team building, du lịch hàng năm...