Nhân Viên Hành Chính Kiêm Lễ Tân

1. Mô tả công việc

Công tác hành chính – văn phòng

• Thực hiện các công việc hành chính, đảm bảo hoạt động văn phòng diễn ra thông suốt.

• Quản lý văn phòng phẩm, trang thiết bị, tài sản và các chi phí hành chính của Công ty.

• Theo dõi, đề xuất mua sắm, sửa chữa, bảo trì các trang thiết bị văn phòng.

• Quản lý công văn đi – đến, chuyển phát nhanh, hồ sơ và tài liệu hành chính.

• Soạn thảo các thông báo, quyết định, biên bản, công văn và các văn bản hành chính theo yêu cầu.

• Quản lý, sắp xếp và lưu trữ hồ sơ hành chính, hồ sơ pháp lý Công ty theo quy định.

• Thực hiện các thủ tục thanh toán, tạm ứng, hoàn ứng đối với các chi phí hành chính – văn phòng.

Công tác lễ tân – đối ngoại

• Tiếp đón khách hàng, đối tác đến làm việc tại Công ty.

• Tiếp nhận điện thoại, thư từ, bưu phẩm và chuyển đến đúng bộ phận/người phụ trách.

• Chuẩn bị phòng họp, tài liệu, nước uống và các điều kiện cần thiết cho các cuộc họp.

• Hỗ trợ tổ chức các buổi làm việc, hội nghị, sự kiện nội bộ hoặc tiếp khách của Công ty.

• Đảm bảo khu vực lễ tân, phòng họp và không gian chung luôn gọn gàng, chuyên nghiệp.

Hỗ trợ hoạt động dự án và Ban lãnh đạo

• Đặt vé máy bay, khách sạn, phương tiện đi lại và thực hiện các công việc hậu cần phục vụ cán bộ đi công tác, khảo sát dự án.

• Hỗ trợ chuẩn bị tài liệu, in ấn, đóng quyển và hoàn thiện hồ sơ phục vụ đấu thầu, ký kết hợp đồng, họp với Chủ đầu tư/đối tác khi có yêu cầu.

• Theo dõi lịch họp, lịch tiếp khách và hỗ trợ sắp xếp lịch làm việc của Ban lãnh đạo khi được phân công.

• Phối hợp với các phòng Đấu thầu, Dự án, Kỹ thuật, Kế toán và các bộ phận khác trong các công việc hành chính chung.

• Thực hiện các nhiệm vụ hành chính khác theo yêu cầu của cấp quản lý.

2. Yêu cầu ứng viên

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Hành chính, Quản trị văn phòng, Nhân sự, Kinh tế hoặc các ngành liên quan.

• Có từ 01–03 năm kinh nghiệm ở vị trí Hành chính, Lễ tân, Trợ lý văn phòng hoặc tương đương.

• Sử dụng tốt Word, Excel, PowerPoint và các công cụ văn phòng.

• Có khả năng soạn thảo văn bản và tổ chức, lưu trữ hồ sơ khoa học.

• Giao tiếp tốt, nhanh nhẹn, lịch sự và có khả năng xử lý tình huống.

• Cẩn thận, ngăn nắp, có tinh thần trách nhiệm và chủ động trong công việc

Yêu cầu công việc

2. Yêu cầu ứng viên

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Hành chính, Quản trị văn phòng, Nhân sự, Kinh tế hoặc các ngành liên quan.

• Có từ 01–03 năm kinh nghiệm ở vị trí Hành chính, Lễ tân, Trợ lý văn phòng hoặc tương đương.

• Sử dụng tốt Word, Excel, PowerPoint và các công cụ văn phòng.

• Có khả năng soạn thảo văn bản và tổ chức, lưu trữ hồ sơ khoa học.

• Giao tiếp tốt, nhanh nhẹn, lịch sự và có khả năng xử lý tình huống.

• Cẩn thận, ngăn nắp, có tinh thần trách nhiệm và chủ động trong công việc.

• Có khả năng phối hợp nhiều bộ phận và xử lý đồng thời nhiều đầu việc.

• Sẵn sàng hỗ trợ ngoài giờ trong một số trường hợp phát sinh phục vụ đấu thầu, ký hợp đồng, sự kiện hoặc công việc dự án.

3. Quyền lợi

• Lương cơ bản từ 12-15 triệu/tháng + Lương tháng thứ 13

• Lương thưởng căn cứ vào doanh thu / hiệu quả công việc theo quy định của công ty dành cho các phòng ban nghiệp vụ phối hợp.

• Được đóng BHXH, BHYT & BHTN theo quy định của Luật lao động

• Thưởng vào các dịp lễ tết: 30/4 – 1/5, Quốc khánh 2/9, Tết dương lịch, Tết âm lịch, Quốc tế thiếu nhi, Sinh nhật, hiếu hỉ, ốm đau,… theo quy định Bộ Luật Lao động hiện hành và quy định của Công ty

• Du lịch hàng năm,

• Môi trường làm việc chuyên nghiệp; Đồng nghiệp thân thiện, hợp tác & chuyên nghiệp;

• Có cơ hội học hỏi, thăng tiến.

• Thời gian làm việc: 8h00-17h30 (Từ thứ 2 – sáng Thứ 7, nghỉ trưa 12h00-13h00 hoặc 1200-13h30 tùy lịch làm việc theo mùa).

Quyền lợi

• Thưởng: Lương tháng thứ 13. Lương thưởng căn cứ vào doanh thu và hiệu quả công việc theo quy định của công ty. Thưởng vào các dịp lễ, Tết, Quốc tế thiếu nhi, sinh nhật, hiếu hỉ, ốm đau… theo quy định của pháp luật và Công ty.
• Chăm sóc sức khoẻ: Được đóng BHXH, BHYT và BHTN theo quy định của Luật lao động.
• Đào tạo: Có cơ hội học hỏi và thăng tiến.
• Cơ hội du lịch: Du lịch hàng năm.
• Khác: Môi trường làm việc chuyên nghiệp; đồng nghiệp thân thiện, hợp tác và chuyên nghiệp.