General Affairs Cum Receptionist

Reception Duties / Công tác lễ tân
Welcome guests, clients, and partners in a professional manner
Đón tiếp khách, đối tác chuyên nghiệp
Manage incoming calls, emails, and correspondence
Tiếp nhận và xử lý điện thoại, email, thư từ
Arrange meeting rooms and prepare meeting logistics
Sắp xếp phòng họp, chuẩn bị hậu cần cuộc họp
Coordinate guest reception and internal communication
Điều phối tiếp đón khách và thông tin nội bộ
General Affairs Duties / Công tác hành chính
Manage office supplies, stationery, and company assets
Quản lý văn phòng phẩm và tài sản công ty
Monitor and control administrative expenses (electricity, water, office services…)
Theo dõi và kiểm soát chi phí hành chính
Work with vendors (cleaning, security, maintenance, etc.)
Làm việc với nhà cung cấp dịch vụ
Organize internal events and company activities
Tổ chức sự kiện và hoạt động nội bộ
Maintain office environment (cleanliness, layout, facilities)
Đảm bảo môi trường làm việc
Transportation & Scheduling Coordination / Điều phối xe & lịch trình
Arrange and coordinate company vehicles for employee transportation, business trips, and guest pick-up/drop-off
Sắp xếp và điều phối xe phục vụ nhân viên, công tác và đưa đón khách
Manage vehicle booking requests and optimize scheduling efficiency
Quản lý yêu cầu đặt xe và tối ưu lịch trình
Coordinate with drivers to ensure punctuality and service quality
Phối hợp tài xế đảm bảo đúng giờ và chất lượng phục vụ
Track daily vehicle schedules and maintain usage logs
Theo dõi lịch trình xe và nhật ký sử dụng
Handle unexpected changes (urgent requests, breakdowns, rescheduling…)
Xử lý các tình huống phát sinh
Monitor fuel usage and transportation-related costs
Theo dõi nhiên liệu và chi phí vận hành xe
Administrative Support / Hỗ trợ hành chính
Manage document filing, records, and contract tracking
Quản lý hồ sơ, lưu trữ và theo dõi hợp đồng
Support HR/Admin team in daily operations
Hỗ trợ team HR/Admin trong vận hành
Support onboarding logistics for new employees
Hỗ trợ hậu cần cho nhân sự mới
Compliance & Reporting / Tuân thủ & báo cáo
Ensure compliance with company policies and regulations
Đảm bảo tuân thủ quy định công ty
Prepare periodic reports on admin and transportation activities/costs
Báo cáo định kỳ chi phí và hoạt động hành chính & xe
Yêu cầu:
Education / Trình độ
Bachelor’s degree in Administration, HR, Business or related fields
Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành liên quan
Experience / Kinh nghiệm
1–3 years in Administration, Receptionist, or related roles
Có 1–3 năm kinh nghiệm hành chính/lễ tân
Skills / Kỹ năng
Strong communication and interpersonal skills
Kỹ năng giao tiếp tốt
Multitasking and problem-solving ability
Khả năng đa nhiệm và giải quyết vấn đề
Good organization and attention to detail
Tổ chức công việc tốt, chú ý chi tiết
Basic English communication
Tiếng Anh giao tiếp cơ bản
Proficient in MS Office
Thành thạo tin học văn phòng
Personal Attributes / Phẩm chất
Professional appearance and service mindset
Ngoại hình và tư duy dịch vụ chuyên nghiệp
Proactive, responsible, and careful
Chủ động, trách nhiệm, cẩn thận
Positive attitude and adaptability
Thái độ tích cực, khả năng thích nghi
Quyền lợi:
Địa điểm làm việc
Hồ Chí Minh: Kim Phong Technology Group, 62 Đường 64, Cát Lái, Hồ Chí Minh
Thông tin khác
Bằng cấp: Cao đẳng
Giới tính: Nữ
Thời gian thử việc: 2 tháng
Độ tuổi: 21 - 28
Thời gian làm việc:Thứ 2 đến thứ 6: 8h-17h; Thứ 7: 8h30 - 12h
Lương: 8 Tr - 12 Tr VND