Documentation Supervisor

- Quản lý, phân công và giám sát công việc của đội ngũ Documentation nhằm đảm bảo chứng từ được xử lý chính xác, đầy đủ và đúng tiến độ.
- Kiểm tra, rà soát và phê duyệt các chứng từ xuất nhập khẩu đường biển, đường air như SI, HBL, MBL, Manifest, Debit Note, Invoice và các chứng từ liên quan.
- Điều phối việc booking với hãng tàu, airlines theo dõi lịch tàu và đảm bảo tiến độ giao nhận hàng hóa.
- Phối hợp với các bộ phận Sales, Customer Service, Operations, Kế toán, đại lý trong và ngoài nước để xử lý lô hàng và các vấn đề phát sinh.
- Theo dõi, cập nhật tình trạng lô hàng và hỗ trợ xử lý các trường hợp phát sinh, khiếu nại của khách hàng.
- Hướng dẫn, đào tạo và hỗ trợ nghiệp vụ cho các thành viên trong nhóm; đánh giá hiệu quả công việc và đề xuất các giải pháp cải tiến quy trình.
- Đảm bảo việc lưu trữ chứng từ, tuân thủ quy trình nội bộ và các quy định của hãng tàu, khách hàng và cơ quan quản lý.
- Theo dõi hiệu quả xử lý chứng từ của nhóm, đảm bảo KPI về chất lượng và thời gian xử lý.
- Thực hiện các báo cáo định kỳ và các công việc khác theo phân công của Ban lãnh đạo.
Yêu cầu công việc
- Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Logistics, Xuất nhập khẩu, Ngoại thương, Kinh tế đối ngoại hoặc các chuyên ngành liên quan.
- Tối thiểu 4 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Documentation hoặc Customer Service tại công ty Freight Forwarding.
- Có kinh nghiệm ở vị trí Documentation Supervisor, Team Leader hoặc từng dẫn dắt, đào tạo đội nhóm là một lợi thế.
- Thành thạo quy trình chứng từ xuất nhập khẩu đường biển, làm việc với hãng tàu, đại lý nước ngoài và khách hàng.
- Thành thạo Word, Excel, Outlook; tiếng Anh đọc hiểu và giao tiếp công việc tốt.
- Kỹ năng quản lý công việc, giải quyết vấn đề, giao tiếp và phối hợp liên phòng ban.
- Cẩn thận, trách nhiệm, chủ động và chịu được áp lực công việc.
Quyền lợi được hưởng
- Mức lương: Từ 15.000.000 – 17.000.000 VND/tháng (gross), sẵn sàng đàm phán thêm
- Thưởng cuối năm: lương tháng 13 và các thưởng theo hiệu quả kinh doanh
- Đóng BHXH đầy đủ theo quy định, BHSK, khám sức khỏe định kỳ hàng năm cho nhân viên
- Thưởng các ngày lễ ( 8/3, 30/4, 02/09, sinh nhật, thai sản,…)
- Đào tạo chuyên môn công việc
- Các hoạt động ngoại khóa, team building hàng năm, sinh nhật công ty, YEP/Du Xuân…