Document Control Officer (Viet Tri, Phu Tho) (28669)

1. Thu thập, tiếp nhận chứng từ
- Tiếp nhận, ghi nhận và theo dõi toàn bộ bộ chứng từ mua hàng và giao hàng do nhà cung cấp nộp cho từng lô hàng. Duy trì sổ theo dõi được tổ chức khoa học theo các tiêu chí yêu cầu.
2. Xác minh và kiểm tra hoàn thiện của hồ sơ
- Kiểm tra để đảm bảo từng bộ chứng từ đầy đủ, chính xác và bao gồm tất cả tài liệu theo yêu cầu. Xác minh tính hợp lệ và tính xác thực của các chứng từ đã nộp.
3. Quản lý sắp xếp và lưu trữ tài liệu
- Duy trì hệ thống lưu trữ song song bản mềm và bản cứng theo các tiêu chí yêu cầu, đảm bảo toàn bộ hồ sơ đầy đủ, chính xác và dễ dàng truy xuất khi cần. Chuẩn bị và sắp xếp bộ chứng từ phục vụ xử lý thanh toán hàng tháng cho nhà cung cấp, đồng thời gửi cho bộ phận Tài chính đúng thời hạn.
4. Hỗ trợ thanh tra/kiểm tra
- Tổng hợp và sắp xếp đầy đủ hồ sơ, chứng từ làm bằng chứng phục vụ các đợt thanh tra, kiểm tra theo quy định hoặc rà soát nội bộ. Chủ động phát hiện các thiếu sót hoặc vấn đề lặp lại liên quan đến chứng từ và báo cáo cho quản lý để có biện pháp khắc phục, cải tiến quy trình
5. Trao đổi với nhà cung cấp và bộ phận nội bộ
- Trao đổi rõ ràng và chuyên nghiệp với nhà cung cấp về yêu cầu chứng từ, các hạng mục còn thiếu và yêu cầu chỉnh sửa.
Hướng dẫn nhà cung cấp về định dạng và nội dung chứng từ theo yêu cầu nhằm nâng cao độ chính xác ngay từ lần nộp đầu tiên. Phối hợp nội bộ để xử lý các vấn đề liên quan đến chứng từ khi cần thiết.
Yêu cầu công việc
{BẮT BUỘC}
- Tốt nghiệp Cao Đẳng trở lên (Ưu tiên đại học trở lên)
- Tiếng Anh: Giao tiếp trình độ Trung cấp trở lên hoặc tiếng Nhật N3 trở lên
- Có từ 2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương như Nhân viên kiểm soát chứng từ, nhân viên hỗ trợ thủ tục, nhân viên mua hàng, nhân viên quản lý dự án, vv.
- Thành thạo Microsoft Office (Excel và Word) trong việc lưu trữ, theo dõi và báo cáo hồ sơ.
- Cẩn thận, chú trọng chi tiết; có khả năng phát hiện sai lệch, thông tin còn thiếu và các điểm bất thường trong bộ chứng từ. Có kỹ năng tổ chức tốt và khả năng quản lý khối lượng lớn tài liệu từ nhiều nhà cung cấp cùng lúc
- Kỹ năng giao tiếp tốt
{ƯU TIÊN}
- Ưu tiên ứng viên am hiểu về hồ sơ, chứng từ và quy định liên quan đến lâm nghiệp tại Việt Nam, bao gồm Thông tư
26/2025/TT-BNNMT và Thông tư 84/2025/TT-BNNMT.
- Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc ở công ty Nhật Bản.
Quyền lợi được hưởng
- Bảo hiểm xã hội
- Tăng lương: 1 lần/ năm
- Thưởng: 1 lần/ năm
- Nghỉ tất cả các ngày thứ 7.
- Cơ hội tham gia đào tạo trong và ngoài nước.
- Tiệc liên hoan cuối năm