CHUYÊN VIÊN KẾ TOÁN & VẬN HÀNH XUẤT NHẬP KHẨU (Accounting & Export Operations Next Gen, Digital & AI)

1. Kế toán nội bộ & kiểm soát dữ liệu (Trục chính) 

- Kiểm tra, hạch toán, nhập liệu và đối soát các chứng từ kế toán phát sinh liên quan đến hoạt động mua hàng, xuất khẩu và vận hành đơn hàng.
Theo dõi và phối hợp xử lý các nội dung: hóa đơn đầu vào / đầu ra, chứng từ thanh toán, chi phí liên quan đến từng đơn hàng / shipment, công nợ khách hàng, nhà cung cấp và các khoản liên quan

- Đảm bảo số liệu và chứng từ kế toán: đúng, nhất quán, khớp giữa chứng từ, thực tế vận hành và dữ liệu trên hệ thống

- Phối hợp với các bộ phận liên quan để kiểm tra và phát hiện sớm các sai lệch về: giá, số lượng, thời điểm, chi phí, chứng từ, trạng thái đơn hàng

- Chủ động xử lý hoặc báo lại kịp thời các bất thường trước khi phát sinh rủi ro về kế toán, thanh toán, công nợ hoặc chứng từ.

- Sử dụng MISA, Google Sheets và các hệ thống nội bộ để: ghi nhận, lưu trữ, kiểm soát, đối chiếu, truy vết dữ liệu

Không làm kế toán theo kiểu chỉ nhập liệu cho xong, mà cần hiểu logic số liệu, hiểu dòng chảy của đơn hàng và nhận ra khi nào số liệu hoặc chứng từ đang có vấn đề để dừng lại kiểm tra. 

2. Vận hành xuất nhập khẩu & chứng từ (Thực chiến) 

- Chuẩn bị, kiểm tra và hoàn thiện bộ chứng từ xuất khẩu cho từng đơn hàng, bao gồm: Invoice,Packing List, Hợp đồng, Booking, hồ sơ C/O và các chứng từ, thủ tục liên quan đến quá trình xuất hàng

- Theo dõi tiến độ thực tế của từng shipment để đảm bảo hồ sơ, chứng từ và các đầu việc liên quan được hoàn tất đúng thời điểm, không bị nghẽn hoặc thiếu bước.

- Kiểm tra sự khớp logic giữa: chứng từ, thông tin khách hàng, số lượng, quy cách, tình trạng hàng, kế hoạch giao hàng và trạng thái thực tế của đơn hàng

- Chủ động làm việc với các bên liên quan như: nội bộ công ty, nhà cung cấp, KCS, đơn vị dịch vụ và cơ quan / bộ phận bên ngoài khi cần để giải quyết các đầu việc phát sinh trong quá trình xuất khẩu.

- Thực hiện và theo đuổi công việc thực tế bên ngoài khi cần, không chỉ làm chứng từ tại văn phòng mà còn phải xử lý các việc liên quan đến thủ tục hải quan, C/O, dịch vụ và các phát sinh để hàng đi được thông suốt.

- Chủ động phát hiện và xử lý các tình huống như: thiếu chứng từ, sai thông tin, chậm tiến độ từ nhà cung cấp, sai lệnh giữa thực tế và giấy tờ và vướng mắc trong quá trình làm thủ tục hoặc xuất hàng

Biết khi nào chưa đủ điều kiện để làm tiếp, khi nào cần dừng lại để kiểm tra, khi nào cần báo lại ngay cho các bộ phận liên quan; không xử lý theo kiểu sửa cho xong mà phải tìm đúng nguyên nhân và xử lý đúng, vì những sai lệch nhỏ trong chứng từ hoặc thủ tục có thể gây ảnh hưởng lớn đến shipment, chi phí và uy tín của công ty. 

3. Phối hợp vận hành đơn hàng & chuỗi cung ứng (liền mạch flow)

- Làm việc với: Team Cung ứng, KCS (kiểm tra hiện trường) và các bộ phận liên quan

- Nắm được tình trạng thực tế của đơn hàng: Đã sẵn sàng chưa - Còn thiếu gì - Có rủi ro gì

Chủ động follow để: Chứng từ không bị chậm - Shipment không bị nghẽn - Ghi nhận các lỗi lặp lại và điểm nghẽn để cải thiện 

4. Làm việc trên hệ thống (Digital & AI)

- Sử dụng Base, Google Workspace, MISA, Salesforce

- Cập nhật: Trạng thái đơn hàng, tiến độ công việc, checklist và dữ liệu liên 

- Dần học cách làm việc: Có hệ thống, có dữ liệu, có logic rõ ràng và có AI hỗ trợ 

Yêu cầu công việc

Bạn không cần phải giỏi tất cả ngay từ đầu.

Chúng tôi tìm người:

• Cẩn thận, có trách nhiệm

• Làm việc logic, không bỏ sót

• Có khả năng theo dõi nhiều việc nhưng vẫn giữ được trật tự

• Không ngại học cái mới

• Sẵn sàng làm việc với hệ thống, dữ liệu

Ưu tiên nếu bạn có kinh nghiệm về:

• Kế toán nội bộ

• Xuất nhập khẩu / chứng từ

• Logistics / vận hành đơn hàng

• Hoặc: mới ra trường nhưng học nhanh, nghiêm túc và chịu làm

Quyền lợi

• Thưởng:
  - Thưởng dự án Wework - Thưởng dự án đánh giá OKRs - Thưởng năm theo quy định công ty - Các chính sách thưởng khác dành riêng cho từng vị trí
• Khác: Môi trường làm việc thực tế, không hình thức Có cơ hội phát triển theo năng lực và hướng đi của bạn Được cung cấp các công cụ AI để cải tiến quy trình, tiến độ và nâng cấp hệ thống