Chuyên Viên Hành Chính

1. Công tác hành chính văn phòng:
Quản lý và cấp phát văn phòng phẩm, đồng phục, thẻ nhân viên và các vật tư hành chính
Theo dõi, quản lý tài sản, trang thiết bị văn phòng liên quan đến hành chính
Quản lý & thực hiện mua sắm, làm đề nghị thanh toán các chi phí hành chính hàng tuần, hàng tháng
Quản lý & điều động lịch trình xe ô tô công ty hàng ngày, cấp phát thẻ taxi theo qui trình.
Quản lý, theo dõi và thực hiện thanh toán các chi phí: Điện, nước sinh hoạt, điện thoại, internet, chi phí thuê văn phòng, vệ sinh, mùi hương, cây xanh….
In và cấp phát bảng tên cho NV
Quản lý, theo dõi tình hình sử dụng bảo hiểm sức khoẻ mà cty mua cho nhân viên, làm việc với NCC để cập nhật báo tăng giảm hàng tháng. Tính tiền truy thu (nếu có), ký xác nhận hồ sơ khi nhân viên nghỉ việc
Thực hiện việc mua & cấp phát sim số mới khi có y/c
Quản lý hạn mức sử dụng sim số của toàn công ty, xác nhận vượt mức để truy thu hàng tháng & khi NV nghỉ việc
Trực tiếp thực hiện thanh toán các chi phí hành chính nêu trên, làm đề nghị thanh toán và theo dõi tiến độ thanh toán với kế toán. Theo dõi chi phí của từng hạng mục được phân công
Theo dõi, lưu trữ hồ sơ, chứng từ hành chính theo đúng quy định
Các công việc phát sinh khác hàng ngày khi được phân công hoặc yêu cầu từ cấp trên
2. Công tác hậu cần
Đặt khách sạn, xe đưa đón theo yêu cầu
Book nhà hàng, phòng họp, teabreak
Chuẩn bị quà tặng, đặt hoa tươi, trái cây và các vật phẩm phục vụ BLĐ & khách
Chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp, đào tạo, sự kiện của cty
Chủ động lên lịch, chuẩn bị đồ cúng và setup đồ cúng cho các ngày lễ trong năm hoặc đột xuất khi có yêu cầu
3. Theo dõi dữ liệu và báo cáo
Cập nhật tất cả các file theo dõi chi phí hành chính: Chi phí điện nước, điện thoại, sim số….., chi phí văn phòng phẩm, tình hình sử dụng xe, thẻ taxi, chi phí khách sạn, chi phí hành chính khác và các hạng mục khác theo phân công
Tổng hợp số liệu và lập báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Quản lý
Thiết lập file theo dõi phục vụ công việc, quản lý dữ liệu, sắp xếp 1 cách khoa học
4. Công việc khác
Phối hợp với Lễ tân, Kế toán, Nhân sự và các bộ phận liên quan trong công việc
Hỗ trợ soạn thảo văn bản hành chính, scan hồ sơ, lưu trữ khi được yêu cầu
Thực hiện các công việc phát sinh theo yêu cầu của Quản lý
Có từ 03 năm kinh nghiệm về các công việc Hành chính tổng hợp
Tốt nghiệp từ Cao đẳng trở lên
Thành thạo Excel (các hàm cơ bản phục vụ công việc), Word,  Outlook, Google .
Cẩn thận, chính xác trong xử lý số liệu, có khả năng theo dõi nhiều đầu việc cùng lúc.
Tư duy dịch vụ, hỗ trợ các phòng ban
Có kỹ năng xử lý tình huống và thích nghi với công việc phát sinh
Chủ động trong công việc, trung thực, cẩn thận, trách nhiệm
Đáp ứng được thời gian làm việc ngoài giờ khi có phát sinh theo yêu cầu công việc
Đã từng làm việc tại doanh nghiệp quy mô trên 500 nhân sự
Có kinh nghiệm và làm việc với nhiều NCC dịch vụ liên quan đến hành chính
Biết sử dụng tối ưu Google Workspace & các hàm trong excel là một lợi thế
PHÚC LỢI
Được làm việc trong môi trường năng động, có nhiều cơ hội thăng tiến
Được hưởng thu nhập theo năng lực, cạnh tranh thị trường
Được xem xét tăng lương hàng năm
Được hưởng chế độ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định
Quà mừng 8/3, 20/10, 30/4 và 01/5, 2/9, Tết Dương lịch (trị giá hiện kim)
Quà mừng Quốc tế Thiếu nhi, Tết Trung thu (dành cho con CBNV)
Quà mừng bản thân kết hôn (trị giá hiện kim)
Quà chúc mừng sinh nhật (trị giá hiện kim)
Chúc mừng CBNV sinh con (áp dụng cho nam & nữ) lên tới 01 tháng lương/lần sinh
Chính sách chăm sóc sức khỏe lao động và đời sống CBCNV như: hỗ trợ tiền cơm trưa, khám sức khỏe định kỳ...
Chính sách ốm đau nằm viện, hiếu hỷ áp dụng theo quy định của Luật và được nhận thêm hiện kim từ Công ty
Được hưởng nguyên lương vào các ngày nghỉ quốc gia
Được du lịch trong và ngoài nước (tùy theo tình hình kinh doanh)
Được hưởng chế độ ưu đãi từ các dịch vụ của Tập đoàn ECO như: tiêm chủng vacxin, khám chữa bệnh tại bệnh viện 5 sao chất lượng cao, mua hàng ECOgreen…
Gói bảo hiểm sức khỏe toàn diện
Ngành nghề: Hành chính / Thư ký, Nhân sự
Kinh nghiệm: 3 Năm
Cấp bậc: Nhân viên
Hình thức: Nhân viên chính thức
Địa điểm: Hồ Chí Minh

Yêu cầu công việc

Có từ 03 năm kinh nghiệm về các công việc Hành chính tổng hợp
Tốt nghiệp từ Cao đẳng trở lên
Thành thạo Excel (các hàm cơ bản phục vụ công việc), Word,  Outlook, Google .
Cẩn thận, chính xác trong xử lý số liệu, có khả năng theo dõi nhiều đầu việc cùng lúc.
Tư duy dịch vụ, hỗ trợ các phòng ban
Có kỹ năng xử lý tình huống và thích nghi với công việc phát sinh
Chủ động trong công việc, trung thực, cẩn thận, trách nhiệm
Đáp ứng được thời gian làm việc ngoài giờ khi có phát sinh theo yêu cầu công việc
Đã từng làm việc tại doanh nghiệp quy mô trên 500 nhân sự
Có kinh nghiệm và làm việc với nhiều NCC dịch vụ liên quan đến hành chính
Biết sử dụng tối ưu Google Workspace & các hàm trong excel là một lợi thế
PHÚC LỢI
Được làm việc trong môi trường năng động, có nhiều cơ hội thăng tiến
Được hưởng thu nhập theo năng lực, cạnh tranh thị trường
Được xem xét tăng lương hàng năm
Được hưởng chế độ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định
Quà mừng 8/3, 20/10, 30/4 và 01/5, 2/9, Tết Dương lịch (trị giá hiện kim)
Quà mừng Quốc tế Thiếu nhi, Tết Trung thu (dành cho con CBNV)
Quà mừng bản thân kết hôn (trị giá hiện kim)
Quà chúc mừng sinh nhật (trị giá hiện kim)
Chúc mừng CBNV sinh con (áp dụng cho nam & nữ) lên tới 01 tháng lương/lần sinh
Chính sách chăm sóc sức khỏe lao động và đời sống CBCNV như: hỗ trợ tiền cơm trưa, khám sức khỏe định kỳ...
Chính sách ốm đau nằm viện, hiếu hỷ áp dụng theo quy định của Luật và được nhận thêm hiện kim từ Công ty
Được hưởng nguyên lương vào các ngày nghỉ quốc gia
Được du lịch trong và ngoài nước (tùy theo tình hình kinh doanh)
Được hưởng chế độ ưu đãi từ các dịch vụ của Tập đoàn ECO như: tiêm chủng vacxin, khám chữa bệnh tại bệnh viện 5 sao chất lượng cao, mua hàng ECOgreen…
Gói bảo hiểm sức khỏe toàn diện