Trợ Lý Giám Đốc

A. Công tác Thư ký

· Hỗ trợ Giám đốc trong các công việc hàng ngày.

· Nhận và kiểm tra tất cả các công văn, hồ sơ, tài liệu từ các Phòng/Bộ phận trước khi trình cho Giám đốc.

· Biên phiên dịch và hỗ trợ Tổng Giám đốc trong các công tác đối nội, đối ngoại và các công tác có liên quan với Công ty, tổ chức và cơ quan chính quyền.

· Theo dõi và báo cáo tiến trình công việc của các Phòng/Bộ phận như yêu cầu của Tổng Giám đốc.

· Sắp xếp kế hoạch và lịch trình công tác, thông báo lịch làm việc hàng tuần/ tháng của Tổng Giám đốc.

· Ghi biên bản và sắp xếp các chương trình, thời gian cho các cuộc họp của Tổng Giám đốc và các đối tác.

· Tổng hợp và trình các báo cáo hàng tuần từ các Phòng/ Bộ phận.

B. Công tác chuyên trách cho hồ sơ, thủ tục của Đại hội đồng cổ đông, HĐQT và BKS

· Thực hiện và quản lý thủ tục hồ sơ tăng vốn của Công ty.

· Thực hiện và quản lý thủ tục hồ sơ cho Đại hội đồng Cổ đông, Hội đồng quản trị, và Ban Kiểm soát của Công ty.

C. Công tác Đào tạo

· Phối hợp với các Phòng/ban xác định nhu cầu đào tạo của nhân viên và phòng Kinh doanh, xác định nhu cầu đào tạo đại lý.

· Lập kế hoạch triển khai công tác đào tạo, hội thảo tháng/quý/năm.

· Xây dựng các chương trình đào tạo và quản lý hệ thống tài liệu đào tạo của công ty.

· Lập kế hoạch đào tạo và xin tham dự/mở khóa đào tạo trình Ban Tổng Giám đốc phê duyệt, giám sát khóa đào tạo, tổ chức ôn luyện, thi cử và báo cáo kết quả cấp chứng chỉ sau đào tạo.
· Lập báo cáo phân tích đánh giá công tác đào tạo, hội thảo hàng năm.

D.Công tác Quản lý hoạt động Đại lý

· Cập nhật thông tin và theo dõi phát sinh trên phần mềm QL của IAV CAD của Hiệp hội bảo hiểm Việt Nam; báo cáo Quý, 6 tháng, năm.

· Kiểm tra, đánh giá về tình hình tuyển dụng, đào tạo, hoạt động của hệ thống đại lý toàn công ty.

· Lập báo cáo thường xuyên và định kỳ theo quy định của Cơ quản quản lý và Công ty.

 A.Works as Secretary

· Assist to General Director in daily operation.

· Receive and check up all official letters, documents from Departments/ Sections before submitting to General Director.

· Interpret, translate and support the General Director in internal, external affairs and relationships with companies, organizations and authorities as assigned.

· Follow up and report work progress of Departments/ Sections as required by General Director

· Arrange plans and schedule for business trips; announce the General Director’s work schedules in weeks/ months.

· Take meeting minutes, arrange programs, time for meetings of General Director & partners.

· Combine and submit weekly reports from all Departments/ Sections.

B. Works on procedures, documents for General Meeting of Shareholders, Board of Directors, and Board of Supervisors.

· Performing and managing procedures and documents of capital Increment of Company.

· Performing and managing procedures and documents of General Meeting of Shareholders, Board of Directors, and Board of Supervisors of Company.

C.Training activities

· Coordinating with Departments to determine the training demand of employees and agents

· Building a schedule for implementing training and seminar organizing monthly/quarterly/yearly.

· Making training schedule and proposal for attending/organizing training courses and submitting to General Director for approval; Supervising the training courses, organizing the exam preparation and examination; Reporting the result of training course and certification after training.

· Reporting the evaluation of training and seminar organizing operation annually.

D.Agency management activities

· Updating info and tracking changes on IAV CAD administrating software of IAV; reporting quarterly, semi-annually and annually.

· Checking, evaluating the recruitment, training and operation of the whole Company’s agent system.

· Reporting regularly and periodically in accordance with regulations of authority agencies and the Company.

Yêu cầu ứng viên

· Tốt nghiệp cao đẳng chuyên ngành: Quản trị kinh doanh, marketing, tiếng Anh

· Có kinh nghiệm tại vị trí Thư ký, Trợ lý là một lợi thế

· Thông thạo Tiếng Anh.

· Thành thạo các kỹ năng tin học

· Có kiến thức tốt về luật, lĩnh vực bảo hiểm phi nhân thọ là một lợi thế

· Bachelor Degree of Laws, Business Administration or  English

· Experience as a Secretary, Personal Assistant to GD, CEO, BODs would be a plus

· Good proficiency in Chinese (Mandarin) or English.

· MS Office applications with proficiency

· Good knowledge of Laws, Non-life Insurance is preferable

Quyền lợi được hưởng

· Lương cạnh tranh 

· Chế độ bảo hiểm theo nhà nước

· Chăm sóc sức khỏe

· Phụ cấp

· Nghỉ phép năm

· Tăng lương

· Chế độ thưởng