Thực Tập Sales Logistics Trainee- Intern

Mô tả công việc

1) Tổng quan nhiệm vụ (Thực tập sinh Sales Logistics)

·       Tham gia xử lý nghiệp vụ logistics/xuất nhập khẩu theo quy trình: chứng từ, khai báo – thông quan, pricing/booking, theo dõi shipment

·       Hỗ trợ team Sales Logistics B2B: báo giá, follow khách hàng, cập nhật lead trên CRM

·       Phối hợp Sales – Pricing – Ops – Hiện trường để đảm bảo tiến độ và chất lượng dịch vụ

·       Báo cáo tiến độ theo ngày/tuần và thực hiện nhiệm vụ theo phân công của quản lý

2) Khai báo & hỗ trợ hải quan

·       Làm quen quy trình khai báo hải quan và hệ thống VNACCS (theo hướng dẫn của team)

·       Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ thông quan: chứng từ, invoice/packing list, giấy phép (nếu có), chứng từ vận tải…

·       Phối hợp với bộ phận hiện trường để nắm tình trạng thông quan, lấy hàng/giao hàng; cập nhật tiến độ cho các bên liên quan

3) Pricing & booking quốc tế

·       Học cách check giá cước (sea/air) với hãng tàu/airline/agent; tổng hợp giá theo tuyến, theo điều kiện giao hàng (Incoterms cơ bản)

·       Hỗ trợ làm booking, theo dõi xác nhận booking, lịch tàu/chuyến bay; cập nhật thông tin cho Sales/Ops

·       Cập nhật bảng giá, phụ phí, lịch tàu; lưu trữ email/quotation để dễ tra cứu và phục vụ báo giá cho khách hàng

4) Inside Sales & hỗ trợ kinh doanh

·       Tiếp nhận và phân loại data khách hàng (B2B) theo ngành/nhu cầu vận chuyển; cập nhật vào CRM

·       Hỗ trợ chuẩn bị báo giá dịch vụ logistics (sea/air) dựa trên pricing; soạn email/quote theo mẫu

·       Theo dõi phản hồi báo giá, nhắc lịch, đặt lịch hẹn; phối hợp Sales để tư vấn giải pháp vận chuyển phù hợp

5) Telesales (giai đoạn cuối – có kịch bản & hướng dẫn)

·       Gọi điện theo kịch bản để giới thiệu dịch vụ sales logistics; xác minh người phụ trách mua hàng/vận chuyển tại doanh nghiệp

·       Khai thác nhu cầu cơ bản: tuyến vận chuyển, loại hàng, tần suất, thời gian mong muốn; ghi nhận đầy đủ vào CRM

·       Thực hiện chuỗi 5 điểm chạm (call/email/Zalo/LinkedIn…) để nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng; đặt lịch hẹn/đẩy lead cho Sales phụ trách

6) Nhập liệu & hệ thống

·       Nhập dữ liệu lô hàng, thông tin khách hàng/lead vào hệ thống nội bộ và CRM theo hướng dẫn

·       Quản lý file chứng từ/báo giá, đảm bảo dễ tìm – đúng phiên bản – đúng thời hạn lưu trữ

·       Tổng hợp số liệu cơ bản (lead, báo giá, booking, shipment) để phục vụ báo cáo tuần/tháng

7) Phối hợp nội bộ

·       Phối hợp với Sales/Pricing/Ops/Hiện trường để xử lý lô hàng, cập nhật tiến độ và thông tin khách hàng

·       Chủ động trao đổi khi có phát sinh để đảm bảo luồng xử lý thông suốt và đúng thời hạn

8) Báo cáo & hỗ trợ vận hành

·       Báo cáo tiến độ công việc theo ngày/tuần: shipment đang xử lý, tình trạng chứng từ, booking, lead/telesales

·       Hỗ trợ xử lý phát sinh theo hướng dẫn (cập nhật chứng từ, thay đổi lịch, phối hợp các bên để chốt phương án)

·       Thực hiện các nhiệm vụ liên quan khác nhằm hỗ trợ vận hành và chăm sóc khách hàng logistics

Yêu cầu ứng viên

Trình độ & định hướng

• Sinh viên năm cuối / mới tốt nghiệp hoặc người muốn chuyển sang sales logistics (B2B)
• Ưu tiên các ngành: Logistics, Ngoại thương, Kinh doanh quốc tế…
• Ưu tiên ứng viên từng làm các vị trí liên quan như XNK, chứng từ, khai báo hải quan, điều vận, CSKH logistics

Kỹ năng & kinh nghiệm

Yêu cầu bắt buộc

·       Định hướng rõ: làm Sales Logistics/Logistics Sales Intern theo mô hình B2B (inside sales/telesales), không ứng tuyển cho vị trí thuần back-office.

·       Giao tiếp & thuyết phục: sẵn sàng gọi điện, follow khách hàng doanh nghiệp; biết đặt câu hỏi để khai thác nhu cầu vận chuyển (tuyến, loại hàng, tần suất).

·       Tiếng Anh email logistics: đọc–viết trao đổi cơ bản với agent/hãng tàu (quotation, schedule, booking confirmation…), hiểu thuật ngữ forwarder, xuất nhập khẩu.

·       Excel/Google Sheets: lọc dữ liệu, sắp xếp, SUM/IF; xử lý bảng giá cước, phụ phí và danh sách lead.

·       Cẩn thận – đúng deadline: phù hợp môi trường có chứng từ xuất nhập khẩu (invoice/packing list/SI/VGM/HBL/HAWB…), cập nhật tiến độ shipment và nhập liệu CRM.

Ưu tiên (lợi thế)

·       Đã từng thực tập/part-time tại công ty logistics/forwarder, xuất nhập khẩu, vận tải; hoặc từng làm CSKH/telesales B2B.

·       Có hiểu biết nền tảng về pricing – booking – theo dõi lịch tàu/chuyến bay; từng hỗ trợ báo giá logistics là điểm cộng.

·       Đã từng dùng CRM (pipeline/lead note), biết chăm sóc khách hàng và follow theo quy trình.

Không phù hợp nếu

·       Không thể làm full-time 08:00–17:30 (Thứ 7 đến 12:00).

·       Không muốn gọi điện/không phù hợp công việc telesales B2B, follow khách hàng.

·       Thiếu cẩn thận khi làm chứng từ xuất nhập khẩu, ngại quy trình và deadline.

Tư duy & thái độ (quan trọng)

• Trung thực, có trách nhiệm
• Chịu khó, chịu áp lực
• Tuân thủ quy trình và văn hóa doanh nghiệp
• Tinh thần học hỏi cao, thích nghi nhanh
• Chủ động, không chờ giao việc
• Có định hướng phát triển lâu dài

Kỹ năng chuyên môn (được đào tạo trong chương trình)

·       Nắm nền tảng logistics/xuất nhập khẩu: quy trình lô hàng Air/Sea, thuật ngữ và luồng phối hợp Sales – Ops – hiện trường

·       Học và thực hành chứng từ xuất nh