Thư Ký Dự Án (Project Secretary)

1. Quản lý hành chính – văn thư công trường

•      Tiếp nhận, phân loại và luân chuyển công văn, tài liệu giữa Ban QLDA, Chủ đầu tư, nhà thầu và các cơ quan liên quan.

•      Lập, lưu trữ và quản lý có hệ thống toàn bộ hồ sơ tài liệu dự án: hợp đồng, biên bản, bản vẽ, báo cáo.

•      Tổ chức và ghi chép biên bản các cuộc họp nội bộ, họp công trường, họp với Chủ đầu tư và đối tác.

•      Kiểm soát và lưu hành con dấu, hồ sơ theo đúng quy trình và thẩm quyền phê duyệt.

2. Theo dõi nhân sự và chấm công

•      Lập và theo dõi bảng chấm công hàng ngày cho toàn bộ nhân sự Ban QLDA

•      Hỗ trợ thủ tục tiếp nhận, bàn giao và điều chuyển nhân sự tại Ban QLDA

3. Quản lý quỹ và tài chính nội bộ công trường

•      Phối hợp với Phòng Kế toán công ty để đối soát, thanh toán hồ sơ công trình.

4. Báo cáo và phối hợp nội bộ

•      Phối hợp chặt chẽ với các phòng ban tại công ty (Kỹ thuật, Kế toán, Nhân sự, …) để hỗ trợ quản lý dự án.

•      Theo dõi và nhắc nhở tiến độ thực hiện các công việc được giao cho các bộ phận liên quan.

5. Hỗ trợ pháp lý và an toàn lao động

•      Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, thủ tục trình Chủ đầu tư, cơ quan nhà nước theo yêu cầu dự án.

•      Lưu trữ hồ sơ an toàn lao động, hồ sơ dự án.

•      Thực hiện các nhiệm vụ khác trong phạm vi quyền hạn theo yêu cầu của cấp trên.

Yêu cầu ứng viên

Bằng cấp & Chuyên ngành

•      Tốt nghiệp Đại học các ngành: Quản trị kinh doanh, Hành chính văn phòng, Kế toán, Xây dựng hoặc ngành liên quan.

Kinh nghiệm

•      Ưu tiên ứng viên đã làm việc trong lĩnh vực xây dựng, bất động sản hoặc ban quản lý dự án CĐT.

Kỹ năng & Năng lực

•      Thành thạo MS Office: Word, Excel, PowerPoint, Outlook.

•      Kỹ năng tổ chức công việc, quản lý tài liệu, lưu trữ hồ sơ khoa học, bài bản.

•      Giao tiếp tốt, phối hợp hiệu quả với nhiều bộ phận và đối tác.

•      Ưu tiên ứng viên có khả năng sử dụng phần mềm quản lý dự án hoặc ERP.

•      Tiếng Anh giao tiếp cơ bản là một lợi thế.

Phẩm chất cá nhân

•      Cẩn thận, tỉ mỉ, trung thực, có tinh thần trách nhiệm cao.

•      Chủ động, linh hoạt, chịu được áp lực công việc tại môi trường công trường.

•      Sẵn sàng làm việc tại hiện trường / công trường theo yêu cầu dự án.

Quyền lợi được hưởng

Thu nhập & Phúc lợi

•      Mức lương cạnh tranh, thỏa thuận theo năng lực thực tế.

•      Thưởng tháng 13, thưởng lễ Tết, thưởng hoàn thành dự án.

•      Xét tăng lương định kỳ hàng năm dựa trên hiệu quả công việc.

Đào tạo & Phát triển

•      Được đào tạo nội bộ và tham gia các khóa học nâng cao nghiệp vụ thư ký, hành chính dự án.

•      Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Chuyên viên → Senior → Trợ lý Ban QLDA.

•      Cơ hội tham gia vào các dự án lớn, tích lũy kinh nghiệm thực chiến.

Bảo hiểm & Sức khỏe
•      Đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định pháp luật.

•      Khám sức khỏe định kỳ hàng năm.

•      Nghỉ phép năm theo quy định; thêm ngày nghỉ theo thâm niên công tác.

Hoạt động nội bộ

•      Tham gia team building, du lịch công ty hàng năm.

•      Môi trường làm việc chuyên nghiệp, đoàn kết, đề cao sự tôn trọng và phát triển con người.