Tuyển dụng Thư ký dự án tại Thừa Thiên Huế

- Quản lý hồ sơ, tài liệu dự ánTiếp nhận, phân loại, lưu trữ hồ sơ dự án (30%): Theo dõi hồ sơ trình ký, phát hành, Quản lý bản cứng, bản mềm hồ sơ
- Soạn thảo và quản lý văn bản (25%): Soạn thảo công văn, thông báo, biên bản họp, Ban hành và lưu trữ văn bản, Theo dõi công văn đi/đến
- Theo dõi tiến độ, báo cáo (20%): Tổng hợp báo cáo tiến độ từ các bộ phận, Cập nhật danh mục hồ sơ, tồn đọng, Hỗ trợ lập báo cáo định kỳ
- Phối hợp các phòng ban và nhà thầu (15%): Liên hệ các bộ phận liên quan để xử lý công việc,Theo dõi phản hồi từ nhà thầu, tư vấn
- Công tác hành chính – hậu cần dự án (20%): Chuẩn bị phòng họp, tài liệu họp, Đặt lịch họp, theo dõi lịch công tác
1. Quản lý hồ sơ, tài liệu dự án – 30%
Tiếp nhận, phân loại và lưu trữ hồ sơ, tài liệu của dự án
Theo dõi hồ sơ trình ký, phát hành và cập nhật tình trạng xử lý hồ sơ.
Quản lý, sắp xếp và kiểm soát hồ sơ bản cứng, bản mềm theo quy định
2. Soạn thảo và quản lý văn bản – 25%
Soạn thảo công văn, thông báo, biên bản họp và các văn bản hành chính liên quan đến dự án.
Thực hiện ban hành, lưu trữ và quản lý văn bản theo quy định.
Theo dõi, cập nhật và quản lý công văn đi/đến, đảm bảo văn bản được chuyển đến đúng bộ phận và đúng thời hạn.
3. Theo dõi tiến độ và tổng hợp báo cáo – 20%
Tổng hợp thông tin, báo cáo tiến độ công việc từ các bộ phận liên quan.
Cập nhật danh mục hồ sơ, các công việc tồn đọng và tình trạng xử lý.
Hỗ trợ tổng hợp và lập các báo cáo định kỳ theo yêu cầu
4. Phối hợp với các phòng ban và nhà thầu – 15%
Liên hệ, phối hợp với các phòng ban và bộ phận liên quan để theo dõi, xử lý công việc của dự án.
Theo dõi và cập nhật phản hồi từ nhà thầu, đơn vị tư vấn và các bên liên quan.
Hỗ trợ truyền đạt thông tin, đảm bảo việc phối hợp và trao đổi công việc được thực hiện kịp thời.
5. Công tác hành chính – hậu cần dự án – 20%
Chuẩn bị phòng họp, tài liệu và các nội dung cần thiết phục vụ các cuộc họp
Sắp xếp, đặt lịch họp và theo dõi lịch làm việc, lịch công tác của các bên liên quan.
Thực hiện các công việc hành chính, hậu cần khác theo yêu cầu và phục vụ hoạt động chung của dự án.
Trình độ văn hóa:
Cao đẳng, Đại học
Chuyên ngành:
Quản trị văn phòng, Hành chính – Văn thư, Kinh tế, Xây dựng hoặc các chuyên ngành có liên quan.
Kinh nghiệm:
01 năm kinh nghiệm ở vị trí Thư ký dự án, Thư ký công trình, Hành chính dự án hoặc vị trí tương đương.
Vi tính: thành thạo tin học văn phòng
Kỹ năng chuyên môn:
Có kỹ năng soạn thảo và quản lý văn bản, hồ sơ; tổng hợp và lập báo cáo; theo dõi tiến độ công việc; quản lý lịch họp, lịch công tác và các tài liệu liên quan đến dự án.
Yêu cầu khác:
Kỹ năng giao tiếp và phối hợp tốt; cẩn thận, tỉ mỉ, có tinh thần trách nhiệm; chủ động trong công việc; có khả năng sắp xếp, quản lý hồ sơ và xử lý nhiều công việc đồng thời.
Ngành nghề: Xây dựng, Luật / Pháp lý, Hành chính / Thư ký
Kinh nghiệm: 1 Năm
Cấp bậc: Nhân viên
Hình thức: Nhân viên chính thức
Địa điểm: Thừa Thiên- Huế