Senior Legal Executive – Luật Sư Nội Bộ

Mục tiêu công việc

Đảm bảo mọi hoạt động của công ty tuân thủ pháp luật, giảm thiểu rủi ro pháp lý và bảo vệ quyền lợi của công ty trong các giao dịch, hợp đồng, dự án, đặc biệt trong các lĩnh vực kinh doanh của Công ty. Vị trí này đóng vai trò là cánh tay pháp lý trực tiếp của Ban Giám đốc, tham gia vào quyết định điều hành và xây dựng hệ thống quản trị pháp lý nội bộ.

II. Nhiệm vụ chính:

Tư vấn & Tham mưu Pháp lý

• Cố vấn pháp lý cho Ban Lãnh đạo và các phòng ban về pháp luật liên quan đến hợp đồng kinh tế, Luật đấu thầu, Luật thương mại, Luật xây dựng, Luật dân sự và các vấn đề liên quan.
• Kiểm tra, xoát xét toàn bộ hồ sơ pháp lý của Công ty trước khi Ban Giám đốc ký phê duyệt.
• Chuẩn bị tóm tắt rủi ro pháp lý (Executive Memo) trình Tổng Giám đốc trước mỗi quyết định ký kết quan trọng: phân tích rủi ro, điều khoản cần sửa, khuyến nghị ký / ký sau khi sửa / không ký, phương án giải quyết.

Kiểm soát & Thẩm định Pháp lý Trước khi Trình Ký

• Kiểm soát toàn bộ hợp đồng kinh tế, văn bản pháp lý và tài liệu liên quan trước khi trình Ban Giám đốc hoặc người được Tổng Giám đốc ủy quyền ký — bao gồm: hợp đồng mua bán, hợp đồng cung cấp dịch vụ, hợp đồng thi công, hợp đồng hợp tác kinh doanh.
• Kiểm soát và thẩm định pháp lý toàn bộ hồ sơ, văn bản liên quan đến ngân hàng trước khi ký: hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo lãnh ngân hàng, hợp đồng thế chấp tài sản, giấy tờ vay vốn, bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh dự thầu.
• Rà soát pháp lý toàn bộ hồ sơ hợp tác kinh doanh của Công ty trước khi ký: MOU, thảo thuận liên danh trong hồ sơ dự thầu, hợp đồng liên danh, hợp đồng hợp tác đầu tư, thỏa thuận hợp tác kinh doanh, hồ sơ tín dụng với các ngân hang, hợp đồng đại lý, hợp đồng phân phối.
• Lập Phiếu thẩm định pháp lý (Legal Clearance) cho từng hồ sơ/hợp đồng quan trọng: xác nhận đủ điều kiện ký, hoặc nêu rõ các điểm cần sửa/bổ sung trước khi ký.

Xây dựng & Chuẩn hóa Biểu mẫu Hợp đồng Mua bán

• Xây dựng, chuẩn hóa và định kỳ cập nhật toàn bộ biểu mẫu hợp đồng mua bán của Công ty: hợp đồng mua vào thiết bị y tế, hợp đồng cung cấp & lắp đặt, hợp đồng bảo trì, hợp đồng phân phối, hợp đồng đại lý, hợp đồng thầu phụ.
• Thiết lập bộ điều khoản bảo vệ chuẩn cho từng loại giao dịch đặc thù ngành thiết bị y tế: phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại, bảo lãnh ngân hàng, quyền khấu trừ thanh toán, kiểm soát bất khả kháng, chuyển rủi ro từ hợp đồng đầu ra về nhà cung cấp.
• Xây dựng và quản lý thư viện mẫu hợp đồng nội bộ phục vụ các hoạt động kinh doanh của Công ty.
• Rà soát định kỳ (tối thiểu 6 tháng/lần) để cập nhật biểu mẫu phù hợp với thay đổi pháp luật và thực tiễn kinh doanh.
• Soạn thảo các biểu mẫu, rà soát, tham gia đàm phán hợp đồng (mua bán, thi công, hợp tác, thuê ngoài, lao động...).
• Xác minh thẩm quyền ký kết của đối tác theo từng loại hình doanh nghiệp — đảm bảo 100% hợp đồng không có rủi ro vô hiệu.

Quản lý Giấy phép Kinh doanh, Hồ sơ Pháp lý & Giấy phép Bán hàng

• Quản lý tập trung toàn bộ giấy phép kinh doanh, hồ sơ pháp lý doanh nghiệp, giấy phép bán hàng, giấy phép lưu hành sản phẩm, chứng chỉ phân phối và các ủy quyền hãng (LOA) của Công ty.
• Theo dõi và cảnh báo sớm (trước tối thiểu 60 ngày) các giấy phép, chứng nhận sắp hết hạn; chủ động thực hiện thủ tục gia hạn, cấp mới đúng thời hạn, không để gián đoạn hoạt động kinh doanh và đấu thầu.
• Thực hiện thủ tục đăng ký, gia hạn, bổ sung ngành nghề kinh doanh; đăng ký lưu hành sản phẩm TTBYT theo NĐ 98/2021/NĐ-CP; bảo hộ thương hiệu, sở hữu trí tuệ tại cơ quan nhà nước.
• Xây dựng hệ thống lưu trữ và theo dõi hồ sơ pháp lý: phân loại, số hóa, cập nhật trạng thái và phân quyền truy cập nội bộ.
• Xây dựng quy trình và quản lý việc chữ ký số của công ty để đảm bảo các Trưởng bộ phận, phòng ban sử dụng chữ ký số đúng quy chế và an toàn.

Quản trị Công ty (Company Governance)

• Phối hợp cùng HRM và CEO xây dựng, chuẩn hóa và vận hành hệ thống pháp lý quản trị công ty: Điều lệ, Quy chế nội bộ, Quy trình phân cấp phê duyệt, Quy chế tài chính, Quy chế ký kết hợp đồng.
• Xây dựng hệ thống phân cấp ủy quyền (Delegation of Authority) rõ ràng: ai được ký loại hợp đồng nào, giá trị bao nhiêu, điều kiện phê duyệt kèm theo.
• Soạn thảo và chuẩn hóa các văn bản nội bộ: Nghị quyết HĐQT/HĐTV, Biên bản họp, Quyết định bổ nhiệm, Giấy ủy quyền, Thông báo nội bộ.
• Xây dựng bộ quy trình kiểm soát nội bộ (Internal Control) phòng ngừa rủi ro pháp lý và xung đột lợi ích trong hoạt động điều hành.
• Tư vấn CEO về các vấn đề quản trị công ty: thay đổi cơ cấu sở hữu, bổ nhiệm nhân sự cấp cao, xung đột lợi ích, nghĩa vụ công bố thông tin.

Phòng ngừa & Kiểm soát Rủi ro Pháp lý

• Đánh giá rủi ro pháp lý trong hoạt động kinh doanh, dự án, hợp đồng và đề xuất các biện pháp loại bỏ hoặc hạn chế các rủi ro trong đàm phán và ký kết hợp đồng.
• Xây dựng các quy trình pháp lý nội bộ để hạn chế vi phạm và xử lý sớm tình huống phát sinh: phân cấp phê duyệt hợp đồng, quy trình ủy quyền ký kết, checklist kiểm tra thẩm quyền đối tác.
• Kiểm soát nguyên tắc Back-to-Back giữa hợp đồng mua vào thiết bị y tế và hợp đồng đầu ra với Chủ đầu tư / Bệnh viện — đảm bảo nghĩa vụ nhà cung cấp không thấp hơn nghĩa vụ công ty đã cam kết.
• Đánh giá rủi ro tập trung nhà cung cấp và kiểm soát điều khoản hợp đồng, kiểm tra soát xét các bảo lãnh thực hiện hợp đồng, tạm ứng, thanh toán, bảo hành liên quan tới hợp đồng mua bán của các nhà cung cấp.

Giải quyết Tranh chấp

• Tham gia xử lý khi công ty có tranh chấp với đối tác, khách hàng, cơ quan quản lý.
• Soạn thảo đơn khởi kiện, hồ sơ khởi kiện và đại diện Công ty trong các vụ tranh chấp tại Tòa án;
• Phối hợp và quản lý luật sư bên ngoài đối với các vụ phức tạp hoặc giá trị lớn.
• Đánh giá thiệt hại, phương án xử lý và theo dõi hồ sơ tranh chấp đến khi giải quyết xong.

Tuân thủ & Làm việc với Cơ quan Quản lý Nhà nước