Sales Admin

1. Quản lý và Nhập liệu Hệ thống 

• Tiếp nhận thông tin, yêu cầu mua hàng từ bộ phận Thu mua/Kế hoạch để khởi tạo và nhập các Đơn mua hàng (PO - Purchase Order) lên hệ thống phần mềm của công ty (ERP/Excel).
• Cập nhật chính xác và liên tục danh mục thông tin Nhà cung cấp (Mã nhà cung cấp, thông tin liên hệ, bảng giá, chính sách chiết khấu, điều khoản thanh toán).
• Nhập liệu và cập nhật tình trạng giao hàng, số lượng thực giao, biên bản nghiệm thu hoặc các chứng từ phát sinh trong quá trình thu mua.

2. Theo dõi Tiến độ Đơn hàng & Hồ sơ Chứng từ

• Theo dõi luồng phê duyệt đơn hàng nội bộ để đảm bảo đơn hàng được gửi tới nhà cung cấp đúng hạn.
• Phối hợp với nhân viên thu mua và kho để cập nhật lịch trình giao hàng, kịp thời ghi nhận các thay đổi về thời gian hoặc số lượng của nhà cung cấp lên hệ thống.
• Phân loại, lưu trữ khoa học (bản cứng và bản mềm) toàn bộ hồ sơ thu mua: Hợp đồng thương mại, đơn đặt hàng, biên bản giao nhận, chứng từ chất lượng sản phẩm.

3. Đối soát Dữ liệu và Hỗ trợ Thanh toán

• Đối soát số liệu nhập kho thực tế từ bộ phận Kho với dữ liệu đơn hàng (PO) đã nhập để phát hiện sai lệch (thừa/thiếu/hỏng) và báo cáo nhân viên thu mua xử lý.
• Tổng hợp chứng từ, lập bảng đối soát công nợ gửi sang phòng Kế toán để thực hiện thủ tục thanh toán cho nhà cung cấp đúng hạn.

4. Báo cáo định kỳ

• Lập báo cáo tuần/tháng về: Tiến độ thực hiện đơn hàng, tỷ lệ giao hàng đúng hạn của nhà cung cấp, thống kê sản lượng hàng mua theo danh mục.
• Thực hiện các báo cáo đột xuất khác theo yêu cầu của Trưởng bộ phận.

Yêu cầu ứng viên

• Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên các chuyên ngành Kinh tế, Kế toán, Quản trị kinh doanh, Quản trị hệ thống thông tin hoặc các chuyên ngành có liên quan.
• Có tối thiểu 1 năm kinh nghiệm ở vị trí Admin, Nhập liệu, Trợ lý thu mua hoặc Kế toán nội bộ. Ưu tiên ứng viên từng làm việc trong ngành Bán lẻ/Chuỗi hoặc Thương mại.

Quyền lợi được hưởng

• Thưởng các ngày Lễ, Tết, lương tháng 13 theo chính sách của Công ty.
• Hưởng đầy đủ các chế độ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của Luật Lao động.
• Được tham gia các chương trình đào tạo nội bộ (quy trình thu mua, kỹ năng tối ưu dữ liệu, hệ sinh thái học tập của công ty).