Retail Admin

I. Mục tiêu công việc

• Hỗ trợ trong công tác hành chính vận hành, mua hàng – kiểm soát chi phí bếp và hỗ trợ quản lý nhân sự ca làm việc, đảm bảo hoạt động F&B diễn ra hiệu quả, đúng ngân sách và đúng quy trình.

II. Nhiệm vụ chính

1. Mua hàng & kiểm soát chi phí bếp

• Tiếp nhận đề xuất mua hàng từ Bếp/Quầy.
• Lấy báo giá, so sánh và đề xuất nhà cung cấp.
• Lập PO, theo dõi giao hàng.
• Kiểm tra số lượng – chất lượng khi nhập hàng.
• Thu thập và kiểm tra hóa đơn, chứng từ.
• Theo dõi công nợ nhà cung cấp.
• Tổng hợp chi phí NVL tuần/tháng.
• Hỗ trợ kiểm soát Food Cost theo ngân sách.

2. Hỗ trợ xếp ca & quản lý công

• Phối hợp Giám sát các quầy lập bảng phân ca tuần/tháng.
• Tổng hợp và kiểm tra bảng công từ các quầy.
• Đối chiếu giờ làm thực tế với lịch phân ca.
• Kiểm tra tăng ca, ngày nghỉ, phép, đi trễ/về sớm.
• Tổng hợp bảng công gửi Kế toán/HR theo deadline.

3. Hành chính & hồ sơ vận hành

• Lưu trữ hồ sơ mua hàng, hợp đồng NCC.
• Theo dõi ngân sách vận hành theo từng outlet/quầy.
• Soạn thảo biểu mẫu nội bộ (đề xuất mua hàng, thanh toán, tăng ca…).
• Chuẩn bị hồ sơ thanh toán trình ký.

4. Báo cáo định kỳ

• Báo cáo chi phí nguyên vật liệu.
• Báo cáo công nợ nhà cung cấp.
• Báo cáo tổng giờ công theo quầy.
• Báo cáo biến động nhân sự ca làm việc (nếu có).