Procurement Operations Leader (Trưởng Nhóm Mua Hàng)

Mục tiêu vị trí:

• Xây dựng và vận hành hệ thống mua hàng tập trung tại UpBase.
• Chuẩn hóa quy trình mua hàng, phê duyệt, quản lý nhà cung cấp, nghiệm thu và thanh toán.
• Đảm bảo các phòng ban tuân thủ quy trình mua hàng và tối ưu chi phí thông qua quản trị nhu cầu, đàm phán và quản lý vendor.

Trách nhiệm chính:

1. Xây dựng và vận hành hệ thống mua hàng

• Xây dựng, triển khai và tối ưu quy trình mua hàng end-to-end từ yêu cầu mua, tìm kiếm nhà cung cấp, báo giá, phê duyệt, đặt hàng, nghiệm thu đến thanh toán.
• Thiết lập SOP, biểu mẫu, checklist và cơ chế phê duyệt phù hợp theo từng nhóm chi phí và loại mua hàng.
• Chuẩn hóa dữ liệu và xây dựng báo cáo phục vụ quản trị chi phí và ra quyết định.

2. Kiểm soát tuân thủ quy trình

• Đảm bảo các phòng ban thực hiện đúng quy trình và phân quyền phê duyệt trước khi phát sinh chi phí.
• Đào tạo và hướng dẫn các bộ phận sử dụng quy trình mua hàng hiệu quả.

3. Quản lý nhà cung cấp

• Tìm kiếm, đánh giá, lựa chọn và xây dựng cơ sở dữ liệu nhà cung cấp.
• Đàm phán giá, điều khoản thanh toán, SLA và quản lý hiệu quả hợp tác với vendor.

4. Tối ưu chi phí và ngân sách

• Thực hiện so sánh báo giá và đề xuất phương án mua hàng tối ưu.
• Phối hợp với Finance kiểm soát ngân sách, công nợ và committed cost.
• Theo dõi hiệu quả chi phí, đề xuất các cơ hội tiết kiệm và tối ưu hoạt động mua hàng.

5. Quản lý đơn hàng và thanh toán

• Theo dõi tiến độ đơn hàng, hợp đồng và việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
• Phối hợp nghiệm thu, hoàn thiện hồ sơ thanh toán và đối soát với nhà cung cấp.
• Xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến chất lượng, tiến độ hoặc chứng từ.

6. Báo cáo và cải tiến

• Xây dựng báo cáo định kỳ về chi phí, nhà cung cấp và hiệu quả mua hàng.
• Đề xuất cải tiến quy trình, số hóa workflow và nâng cao trải nghiệm nội bộ.

Yêu cầu ứng viên

• Tối thiểu 3 năm kinh nghiệm trong Procurement, Purchasing hoặc Vendor Management.
• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm tại Ecommerce, Retail, Logistics, Agency hoặc môi trường vận hành đa phòng ban.
• Hiểu và vận hành tốt quy trình mua hàng end-to-end: báo giá, phê duyệt, PO, nghiệm thu, thanh toán và quản lý nhà cung cấp.
• Có kỹ năng đàm phán, tối ưu chi phí và kiểm soát ngân sách, chứng từ.
• Có khả năng phối hợp với nhiều phòng ban, xử lý vấn đề và xây dựng quy trình.
• Chủ động, trách nhiệm, tư duy hệ thống và phù hợp với môi trường tăng trưởng nhanh.

Quyền lợi được hưởng

• Cơ hội xây dựng hệ thống procurement tập trung từ nền tảng cho công ty ecommerce enabler đang tăng trưởng.
• Được trao quyền, làm việc trực tiếp với Finance, Operations, các phòng ban kinh doanh/vận hành và Ban lãnh đạo.
• Vai trò có ảnh hưởng rõ đến cost optimization, profitability và khả năng scale của UpBase.
• Môi trường thực chiến, tốc độ cao, đề cao dữ liệu, quy trình và kết quả.
• Cơ hội phát triển lên Procurement Manager, Operations Excellence hoặc Supply Chain & Procurement Manager.
• Được tham gia thiết kế quy trình, hệ thống báo cáo, vendor database và cơ chế kiểm soát chi phí của công ty.
• Thu nhập cạnh tranh, nhận ESOP.
• Hưởng đầy đủ chế độ phúc lợi theo quy định, cùng các chương trình đào tạo, review hiệu suất định kỳ và lộ trình phát triển nghề nghiệp rõ ràng,